Proces przekształcania zapytań w sprawy został znacząco przyspieszony. To szczególnie przydatne w sytuacji, gdy podczas przetwarzania zapytania okaże się, że wygodniej i efektywniej będzie zająć się nim w formie sprawy.

W tym celu należy rozwinąć kartę zapytania, wybrać „Przekształć w sprawę”, a następnie wskazać proces sprawy, w który ma być przekształcone zapytanie.

System wyświetli wówczas wszelkie powiązane karty niestandardowe dla tej sprawy – wystarczy wprowadzić wszystkie wymagane dane i kliknąć „Rozpocznij Sprawę” na karcie informacyjnej.

Jeśli ustawienia systemu pozwalają użytkownikowi na zmianę terminu zakończenia podczas tworzenia sprawy, można w tym miejscu wybrać nową datę.

Jeśli ustawienia systemu pozwalają na ustawienie harmonogramu dla nowej sprawy podczas jej tworzenia w Work Managerze, można w tym miejscu wybrać harmonogram.

Można zachować każde osobne zapytanie do rozpatrzenia przez siebie, wybierając na karcie ustawień opcję „Zatrzymaj przy mnie”, a także zdecydować o wysłaniu do głównego kontaktu danego zapytania wiadomości e-mail z informacją, że zapytanie zostało przekształcone w sprawę – w tym celu należy zaznaczyć opcję „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail”.

Aby potwierdzić przekształcenie zapytania w sprawę, należy kliknąć przycisk na karcie informacyjnej:

Wyświetlone zostaną komunikaty potwierdzające, że zapytanie zostanie zamknięte i zastąpione sprawą (z tym samym numerem referencyjnym, ale z oznaczeniem „-C” na końcu).

Oryginalne zapytanie nie jest już częścią świadczonej usługi i ma teraz status „Oczekuje” z metodą rozwiązania „Sprawa rozpoczęta” oraz linkiem do tej sprawy.

Status oryginalnego zapytania zmieni się na „Zamknięte” po zamknięciu rozpoczętej z niego sprawy.

Nowa rozpoczęta sprawa ma status „Do zrobienia”.

Ta wersja wprowadza kilka ulepszeń w oczekiwaniu na ukończenie prac nad zbliżającym się wielkimi krokami wydaniem skupionym na samoobsłudze. Poprawki te skupiają się na ułatwieniu obsługi elementów pracy (np. umożliwiając płynniejsze przechodzenie od zapytania do sprawy) oraz zapewnieniu większej elastyczności podczas tworzenia połączonych elementów.

Poprawki w Builderze koncentrują się na usprawnieniu obsługi przychodzących wiadomości e-mail. Dodaliśmy również zupełnie nową metodę integracji zewnętrznych systemów z Enate za pośrednictwem poświadczeń aplikacji. Poniżej znajduje się krótki film z omówieniem niektórych nowości.

Więcej informacji na temat nowych funkcji można przeczytać w kolejnych sekcjach tego dokumentu.

Nowe funkcje Work Managera

• Przekształcenie zapytania w sprawę – przyspieszenie i uproszczenie procesu.

• Tworzenie zbiorcze – możliwość pobrania szablonów zapytania i sprawy bezpośrednio z ekranu przesyłania.

• Bardziej elastyczne tworzenie połączonych elementów pracy – większy wybór danych, które można skopiować do połączonych elementów oraz obsługa połączonych zapytań bez kontaktów.

• Ulepszone listy kontrolne – wyświetlanie informacji z audytu dla każdego testu.

Informacje o wersji

Listę nowych funkcji, ulepszeń i poprawek zawartych w tym wydaniu znaleźć można w kolejnych sekcjach tego dokumentu. Bardziej szczegółowy opis, obejmujący również zmiany związane z kompatybilnością oraz te dotyczące API i hurtowni danych, znajduje się w poświęconych im działach INFORMACJI O WYDANIU.

Nowe informacje na listach kontrolnych czynności to:

• imię i nazwisko osoby, która jako ostatnio zaktualizowała element pracy na liście;

• data tej aktualizacji.

Więcej informacji o funkcjach dostępnych na ekranie czynności można znaleźć tutaj:

Dodawanie kontaktu do nowego połączonego zapytanie jest teraz OPCJONALNE

Nie ma już konieczności dodawania kontaktu albo tagów „kontakt główny” bądź „wnioskodawca” do kontaktu podczas tworzenia nowego połączonego zapytania. Oczywiście nadal jest taka możliwość.

Pozwoli to na tworzenie połączonych zapytań z już istniejącego, najczęściej w celu usprawnienia zarządzania wewnętrzną aktywnością, a także zapewni, że komunikacja tworzona w ramach nowego połączonego zapytania nie zostanie wysłana do pierwotnego usługobiorcy (by nie był stale informowany o wewnętrznej aktywności w sprawie jego zlecenia). Usunięcie obowiązku dodawania kontaktów do połączonych zapytań znacznie to ułatwi.

Większa kontrola nad kopiowaniem danych do nowych połączonych spraw lub zapytań

W nowej wersji Enate usprawniliśmy proces kopiowania danych do nowych połączonych zapytań lub spraw.

Poprzednio użytkownicy musieli skopiować wszystkie błędy, pliki, odnośniki i dane niestandardowe z oryginalnej sprawy lub zapytania do tworzonych elementów.

Teraz można już wybrać, dane jakiego typu mają być skopiowane. Dostępne opcje to:

• Błędy

• Pliki (łącznie z tagami i uwagami)

• Odnośniki (łącznie z tagami i uwagami)

• Dane niestandardowe (np. niestandardowe pola)

Więcej informacji o tworzeniu nowych połączonych elementów pracy można znaleźć tutaj:

Przegląd

Usprawniliśmy funkcję zbiorczego tworzenia wielu elementów pracy z przesyłanych arkuszy kalkulacyjnych programu Excel. Przede wszystkim potrzebne do przesłania plików Excel szablony tworzenia zbiorczego można teraz pobierać bezpośrednio z ekranu tworzenia.

Odnośnik do strony tworzenia zbiorczego znajduje się w sekcji „Tworzenie zbiorcze” rozwijanej listy „Utwórz nowy element roboczy”.

Strona ta otworzy się w nowej karcie, gdzie należy wybrać, czy zbiorczo tworzone będą sprawy, czy zapytania. Następnie będzie można pobrać odpowiedni szablon Excel, dodać do niego stosowne informacje, a potem przesłać na stronę – po uprzednim wypełnieniu wszystkich obowiązkowych pól.

Szablon arkusza kalkulacyjnego można pobrać w języku zgodnym z aktualnymi ustawieniami użytkownika.

Po wprowadzenia do arkusza odpowiednich informacji należy go zapisać i zamknąć, a następnie wybrać ten plik na ekranie tworzenia zbiorczego.

W kolejnym kroku użytkownik wybiera, czy chce zezwolić na tworzenie elementów pracy z powtarzającymi się tytułami – służy do tego opcja „Unikalny tytuł”. Jeśli pozostanie niezaznaczona, będzie można nadawać tworzonym elementom pracy takie nazwy, które są już obecne w systemie. Z kolei włączenie tej opcji sprawi, że każdy element pracy, który miałby taką samą nazwę jak inna pozycja w przesyłanym pliku, nie przejdzie pomyślnie walidacji.

Gdy wszystko będzie gotowe, należy kliknąć przycisk „Prześlij”. Informacje o sprawach lub zapytaniach zostaną wówczas załadowane z pliku do systemu.

Wyświetlone zostaną następujące informacje:

• Łącznie – całkowita liczba elementów zawartych w przesłanym pliku, które zostaną utworzone;

• Utworzone – liczba elementów, które zostały pomyślnie utworzone (przed rozpoczęciem tworzenia elementów wyświetlana wartość to zero);

• Problemy – liczba elementów, które nie przeszły pomyślnie walidacji (nie da się utworzyć elementów, dopóki błędy nie zostaną usunięte);

• Oczekujące – liczba elementów, które oczekują na utworzenie.

Ponadto na siatce pojawią się kolumny „Status” i „Odniesienie”, które zostaną wypełnione automatycznie po utworzeniu elementów pracy.

Użytkownikowi pozostaje kliknąć „Utwórz elementy” – system rozpocznie wtedy tworzenie spraw lub zapytań. Wyświetlane informacje będą aktualizowane, wyświetlając aktualną liczbę pomyślnie utworzonych elementów oraz ich numery referencyjne.

Pola obowiązkowe

Pola, które należy obowiązkowo wypełnić, aby można było utworzyć sprawę, to:

• Klient;

• Kontrakt;

• Usługa;

• Sprawa – nazwa procesu;

• Tytuł – nazwa konkretnej sprawy.

Pola, które należy obowiązkowo wypełnić, aby można było utworzyć zapytanie, to:

• Klient;

• Kontrakt;

• Usługa;

• Zapytanie – nazwa procesu;

• Tytuł – nazwa konkretnego zapytania;

• Opis zapytania;

• Poziom 1 kategorii zapytania;

• Poziom 2 kategorii zapytania;

• Poziom 3 kategorii zapytania;

• Kontakt główny – osoba, z którą należy się kontaktować w sprawie bieżących działań. Więcej informacji znajduje się w sekcji poświęconej wymaganiom dotyczącym tworzenia rejestrów.

• Wnioskodawca – osoba, która złożyła pierwotny wniosek. Więcej informacji znajduje się w sekcji poświęconej wymaganiom dotyczącym tworzenia rejestrów.

Wymagania dotyczące rejestrów kontaktu w zbiorczo przesyłanym pliku

Wszelkie rejestry kontaktu wykorzystywane w pliku tworzenia zbiorczego (kontakt główny, wnioskodawca, podmiot i kontakty DW) muszą spełniać następujące wymagania:

• adres e-mail kontaktu musi być wprowadzony;

• kontakt musi już istnieć w systemie;

• kontakt musi być ograniczony do tego samego klienta, pod którego podpięta będzie utworzona sprawa bądź zapytanie.

Pola opcjonalne

Opcjonalne pola, które można wypełnić zarówno w przypadku zapytań, jak i spraw, to:

• Podmiot – kontakt, którego dotyczy wniosek. Więcej informacji znajduje się w sekcji poświęconej wymaganiom dotyczącym tworzenia rejestrów.

• Adres lub adresy DW – wszelkie inne osoby, które mogą być uwzględniane w korespondencji. Więcej informacji znajduje się w sekcji poświęconej wymaganiom dotyczącym tworzenia rejestrów. Dodając dwa lub więcej adresów DW, należy rozdzielić je średnikiem (;) bez spacji po obu stronach, np. user.one@example.net;user.two@example.net.

• Zmiana terminu zakończenia – należy wprowadzić nową datę. Więcej informacji znajduje się w sekcji poświęconej formatowi daty.

• Nie wysyłaj automatycznych wiadomości e-mail do kontaktów – wskazanie, czy system ma wysyłać automatyczne wiadomości e-mail (np. potwierdzenia przyjęcia wniosku wysyłane do kontaktów danego elementu pracy). Należy wprowadzić „True” albo „False” (również w przypadku języków innych niż angielski).

Format daty

Wszelkie wprowadzane daty muszą przestrzegać następujące schematu formatowania:

DD-MM-YYYY HH:MM

Godziny i minuty można podawać albo w formacie 24-godzinnym (np. 23:00), albo 12-godzinnym z dodanym oznaczeniem AM/PM (np. 11:00 PM).

Przykłady prawidłowego zapisu daty i godziny:

• 25-05-2022 23:25

• 25-05-2022 11:25 PM

Jeśli użytkownik nie wprowadzi godziny i minut, system podstawi domyślne wartości 00:00.

Pola danych niestandardowych

Podczas tworzenia spraw i zapytań można również dodawać pola danych niestandardowych. W tym celu należy dodać kolumnę, której nazwa dokładnie odpowiada nazwie pola danych w Enate. Jeśli któreś z tych niestandardowych pól jest oznaczone jako obowiązkowe w ustawieniach procesu danej sprawy, wówczas użytkownik MUSI podać wartość w kolumnie tego pola dla każdego wiersza w przesyłanym pliku (w przeciwnym wypadku taki wiersz nie przejdzie pomyślnie walidacji i związana z nim sprawa nie zostanie utworzona).

Obsługiwane pola

W przypadku tworzenia zbiorczego wspierane są następujące niestandardowe typy pól:

1. Pole wyboru;

2. Tylko data – więcej informacji znajduje się w sekcji poświęconej formatowi daty.

3. Data i godzina – więcej informacji znajduje się w sekcji poświęconej formatowi daty.

4. Liczba dziesiętna;

5. Adres e-mail;

6. Lista;

7. Długi tekst;

8. Lista wielopoziomowa;

9. Krótki tekst;

10. Liczba całkowita.

Nieobsługiwane pola

W przypadku tworzenia zbiorczego nie są wspierane następujące niestandardowe typy pól:

1. Tabele

2. Związki encji

Ponadto nie są obsługiwane następujące pola właściwości systemowych:

1. Zatrzymaj przy mnie

2. Zatrzymaj czynność przy mnie

3. Błędy

4. Pliki

Błędy walidacji

Wszelkie błędy walidacji zostaną wyświetlone na czerwono wraz z ikoną statusu ostrzeżenia. Jeśli wartości wejściowe są nieprawidłowe w całej kolumnie (np. w pliku do przesyłu znajdują się odniesienia do kolumny pola, które nie istnieje w systemie), wówczas błędy walidacji zostaną wyświetlone na dole siatki Jeśli są nieprawidłowe w pojedynczym wierszu, na jego początku wyświetlona zostanie ikona ostrzeżenia, a poszczególne błędy walidacji zostaną podświetlone na czerwono. Należy wtedy zmodyfikować dane, kliknąć „Zamień plik” i wskazać poprawiony plik do przesłania.

Tworzenie poprawnych spraw z pliku do przesyłu można kontynuować bez przeszkód. System pominie nieprawidłowe wiersze i potwierdzi utworzenie tych prawidłowych, a błędne elementy będą musiały zostać poprawione. W tym celu należy zmodyfikować dane, kliknąć „Zmień plik” i wskazać poprawiony plik do przesłania.

Pełną listę potencjalnych błędów walidacji w przypadku tworzenia zbiorczego można znaleźć tutaj:

Obsługa wielu języków

Funkcja tworzenia zbiorczego jest dostępna we wszystkich językach, jakie są obsługiwane w Enate. Są to języki: francuski, niemiecki, hiszpański, portugalski, brazylijski, rumuński, polski, węgierski i rosyjski.