Различный функционал в Enate позволяет Вам управлять активностями, которые выполняются другими командами, давая Вам возможность легко создавать и наблюдать за задачами, даже когда у вас нет полного доступа к работе друг друга.
Вдобавок к возможности создавать новую связанную задачу из Случая или Заявки, Вы также можете создать связи между существующими Случаями и Заявками, что позволяет Вам лучше управлять акивностями разных команд.
Вы можете создать связи между существующими задачами двумя способами:
Из задачи
С домашней страницы
Обратите внимание, что Вы можете создавать связи только между Случаями и Заявками, но Вы не можете копировать сообщения, файлы, дефекты, ссылки или пользовательские данные, когда создаете связь между существующими задачами.
Вы можете связать существующие задачи из Вашей домашней страницы, выбрав Случаи и Заявки из сетки домашней страницы (которая может отображать Вашу рабочую входящую почту, рабочую входящую почту Вашей команды, имеющуюся работу или имеющуюся работу Вашей команды), которые Вы хотите связать вместе, и выбрав опцию «Связать», которая появится сверху на сетке.
Первый Случай или Заявка, которую Вы выберете будет задачей, с которой все последующие задачи будут связаны (или первая задача из списка, если Вы использовали опцию «Выбрать все»).
Появившееся всплывающее окно уточнит, что это тот Случай / Заявка, с которой задачи будут связаны, и те ли самые это отдельные задачи, прежде чем позволит Вам завершить процесс подтвержения связывания задач:
Вы можете связать максимум 50 задач одновременно, но при этом нет никакого ограничения по количеству задач, которые могут быть связаны.
Если Вы впоследствии зайдете в основную Заявку / Случай, к которому все привязано, то во вкладке «Связанная работа» Вы увидите ВСЕ задачи, которые Вы выбрали для связывания.
Однако, если Вы зайдете в одну из задач, которая привязана к этой основной Заявке / Случаю, то во вкладке «Связанная работа» Вы увидите только запись об этой основной Заявке / Случае (а не обо всех других связанных задачах).
Вы можете связать существующие задачи из самой задачи, перейдя на экран задачи и выбрав опцию «+ задача» и затем выбрав добавить «существующую задачу».
В появившемся всплывающем окне, Вы можете найти Случай и/или Заявку, которую Вы хотите связать с данной задачей.
Вы можете связать до 50 задач одновременно, но нет ограничений по количеству задач, которые могут быть связаны.
Связь в новым связаным Случаем или Заявкой появится во вкладке связанной работы на экране задач, которые были связаны.
Вы можете удалить связь между задачами в любое время через вкладку «Связанная работа» на экране задачи, выбрав иконку «Удалить связь».
Вкладка «Ссылки» - это место, где Вы можете посмотреть все связанные задачи для заявки или случая.
Обратите внимание, что вспомогательные случаи, созданные через ссылку «+ задача», будут отображаться во вкладке «Вспомогательные случаи», и не будут отображаться во вкладке «Ссылки».
В сетке вкладки «Ссылки» Вы можете увидеть список связанных задач, их ссылки, заголовки, назначенных сотрудников, очередь и дедлайн задачи.
Также есть иконка для удаления связи для задач, если они были связаны по ошибке.
Вы также можете раскрыть связанные случаи, чтобы увидеть их действия.
Если у Вас нет доступа к определенному бизнес процессу, то задачи из того процесса будут выделены серым цветом и Вы не сможете открыть или править их. Вы по-прежнему сможете увидеть общую информацию о задачах, например, кому они назначены, в какой очереди они находятся и какой у них дедлайн.
Родственные задачи это группа тесно связанных между собой задач, которые, пока они ведут себя в соответствии с их особой конфигурацией, активно влияют на их «родительскую» задачу – а именно: родительская задача не будет завершена до тех пор, пока сперва не завершатся ее «дочерние» задачи.
Сообщения будут поделены автоматически между задачами в родственной группе, чтобы они всегда были видимы, и когда Вы отвечаете на емейл в одной из задач, то ответ можно увидеть во всех остальных задачах.
В дополнение, файлы, ссылки, дефекты, смарт-карты, и контакты также будут поделены автоматически между всеми задачами в группе, поэтому обновление, например, файла в одной задаче также обновит этот файл во всех других задачах в родственной группе.
Группы родственных задач включают:
Случай и его Действия
Случай и его вспомогательный(е) Случай(и)
Остающаяся Заявка и другие «решенные» Заявки, если несколько Заявок было объеденено
«Дочерний» Случай и его родительская Заявка, если Заявка была переведена в Случай.
Обратите внимание, что для разделенных Заявок, копируется статичная информация – файлы, ссылки, дефекты, смарт карты, и контакты «родительской» задачи в ее дочерние Заявки, поэтому, например, файл в одной задаче не обновит файл в других задачах в родственной группе. Однако, родительская Заявка, которая будет переведена в статус Ожидание, не будет завершена до тех пор, пока сперва все ее «дочерние» Заявки не будут завершены. Также обратите внимание, что если родительская Заявка получит входящий емейл, то он будет скопирован в родительские Задачи, а не поделен между ними.
Когда задачи не влияют друг на друга активно (то есть они не являются частью группы родственных задач), но все равно они между собой немного связаны и Вы хотите быстро переходить из одной в другую, то тогда мы Вам рекомендуем использовать функцинал Связанных задач в Enate.
Задачи, у которых связанные отношения, будут вести себя в соответствии с их собственной конфигурацией и они не будут ждать, пока другие задачи завершатся, чтобы они могли завершиться сами. Вы легко можете связать две или более задачи вместе в любой момент и это очень удобный, гибкий способ общей связи задач, чтобы пользователи, например, из разных отделов, могли легко быть в курсе, как продвигаются другие задачи, связанные с Заявкой/Случаем, над которым они работают.
Сообщения также не будут автоматически поделены между связанными задачами, но Вы можете выбрать копирование статической информации в одной задачи в другую связанную задачу.
Обратите внимание, что у Вас также есть опция поделиться емейлами между связанными задачами – тут Вы можете найти более подробную информацию о том, как поделиться емейлами между связанными задачами.
Также, файлы, ссылки, дефекты, персональные данные и контакты не будут автоматически поделены, когда Вы запускаете новую связанную задачу, однако Вы можете выбрать копирование статической информации задач. Любые внесенные изменения не будут отображены в других связанных задачах.
Задачи со связанными отношениями будут отображаться во вкладке Связанные задачи в Случаях и Заявках.
Использование этого типа связи очень удобно, если, например, дедлайн Случая не зависит от того, завершен ли какой-то другой кусок работы или нет (например, другим отделом), но тем не менее, пользователям будет удобно, если они будут в курсе, что происходит с активностью другой связанной задачи, и что важно, они имеют быстрый доступ к этим задачам.
Задачи могут быть связаны вместе следующими способами:
Случай или Заявка запущены напрямую из существующего Случая или Заявки.
Вручную добавлена ссылка из Случая/Заявки в другой существующий Случай или Заявку.
Как часть поддерживающей работы между множественными случаями и заявками, Вы можете поделиться емейлами между связанными задачами, чтобы позволить более широкий их просмотр. Вы даже можете сделать это для задач, к которым у Вас нет доступа.
Вы можете делиться емейлами между связанными задачами двумя способами.
1. Через существующий емейл – Нажмите на иконку «+» сверху существующего емейла во временной шкале и выберите актуальную задачу, с которой Вы хотите поделиться емейлом.
2. Через создание нового емейла – Другой способ: когда пишите новый емейл, Вы можете просто добавить регистрационный номер задачи в секцию «Кому», «Копия», «Скрытая копия», кликнув на иконку «+», так же, как Вы обычно добавляете адрес электронной почты:
Вы даже можете использовать этот подход, когда Вы просто хотите поделиться емейлами между связанными задачами, без необходимости добавлять адреса электронной почты.
Пожалуйста, обратите внимание, что Вы можете только делиться емейлами между задачами, которые связаны. К тому же, если однажды Вы поделились емейлом между задачами, то это уже нельзя отменить.
Емейл будет отправлен как обычный на любой указанный адрес электронной почты, и он также будет доступен для выбранных задач.
Когда кто-то отвечает на емейл, которым поделились, этот ответ будет прикреплен к обеим задачам.
Запуск Случая или Заявки из существующей задачи создает «связанные» отношения между задачами.
Задачи со «связанными» отношениями сохраняют ссылку на оригинальный Случай / Заявку, но будут совершенно независимыми, и они будут вести себя в соответствии с их собственной конфигурацией, также они не нуждаются в ожидании завершения других задач, чтобы быть завершенными. Это удобно, когда дедлайн оригинального Случая / Заявки не зависит от завершения какой-то вспомогательной части (например, от другого департамента).
Связанные задачи будут отображаться во вкладке «Связанная работа» на экране задачи, это удобно для отслеживания группы задач, которые связаны между собой.
Обратите внимание, что только Случаи и Заявки могут быть «связаны» и когда задача связана с другой задачей и впоследствии она объединена, разделена или переведена в Случай, последующие задачи, созданные в результате, будут также связаны с оригинальной задачей.
Например:
Когда Заявка связана с другой задачей и эта Заявка объединена с другой задачей, оставшаяся объединенная задача будет связана с оригинальной задачей.
Когда Заявка связана с другой задачей и эта Заявка разделена на несколько Заявок, то последующие дочерние Заявки будут также связаны с оригинальной задачей.
Когда Заявка связана с другой задачей и эта Заявка позже была преобразована в Случай, то последующий Случай будет также связан с оригинальной задачей.
Чтобы создать новую связанную задачу из существующего Случая или Заявки, нажмите на ссылку «+ задача», которая находится рядом с секцией вкладок задачи, и выберите опцию «Заявка» из выпадающего меню.
В появившемся диалоге Вы можете отфильтровать поиск нового типа процесса заявки, который Вы хотите создать, двумя способами:
поиск по маршруту электронной почты – Вы можете уточнить электронный адрес, на который обычно отправляют емейлы для создания задачи. Зачастую электронный адрес представляет определенную область бизнеса, внутри которой Вы хотите создать новую задачу. Мы добавили функционал, где Вы можете удобно и быстро осуществить поиск по электронной почте и сузить поиск прямо до процессов заявки, из которых Вы можете выбрать. Выбор электронной почты отфильтрует опции из выпадающего меню до только тех процессов, которые связанны с этой электронной почтой.
поиск по клиенту, контракту, услуге и процессу заявки для запуска (если есть только одна опция на выбор, то она будет выбрана по умолчанию).
Пожалуйста обратите внимание, что заявки, доступные Вам для запуска, будут зависеть от настроек доступа в Конструкторе. Также, Вы сможете выбирать процессы заявки только из маршрута электронной почты, которая была активирована в Конструкторе (подробнее по ссылке). Вы также сможете выбирать процессы заявки только в тестовом режиме, если маршрут электронной почты для этого процесса заявки был сконфигурирован для выполнения в тестовом режиме.
Затем Вы можете настроить следующие настройки для заявки:
Далее нажмите на Создать. Во вкладке «Ссылки» появится ссылка на новую связанную Заявку.
Связанный Случай это Случай, который связан со Случаем или Заявкой, но его родительский Случай полностью независимый. Это удобно, когда дедлайн родительского Случая не зависит от выполнения некоторых подчастей (например, за которые может отвечать другой департамент).
Для создания нового связанного Случая из существующего Случая или Заявки, нажмите на сслыку «+ задача», которая находится рядом с секцией вкладок задачи и выберите «Случай» из опций выпадающего меню.
В появившемся диалоге Вы можете отфильтровать поиск нового типа процесса Случая, который Вы хотите создать, двумя способами:
поиск по маршруту электронной почты – Вы можете уточнить электронный адрес, на который обычно отправляют емейлы для создания задачи. Зачастую электронный адрес представляет определенную область бизнеса, внутри которой Вы хотите создать новую задачу. Мы добавили функционал, где Вы можете удобно и быстро осуществить поиск по электронной почте и сузить поиск прямо до процессов случая, из которых Вы можете выбрать. Выбор электронной почты отфильтрует опции из выпадающего меню до только тех процессов, которые связанны с этой электронной почтой.
поиск по клиенту, контракту, услуге и процессу случая для запуска (если есть только одна опция на выбор, то она будет выбрана по умолчанию).
Пожалуйста обратите внимание, что Случаи, доступные Вам для запуска, будут зависеть от настроек доступа в Конструкторе. Также, Вы сможете выбирать процессы Случая только из маршрута электронной почты, который был активирован в Конструкторе (подробнее по ссылке). Вы также сможете выбирать процессы Случая только в тестовом режиме, если маршрут электронной почты для этого процесса Случая был сконфигурирован для выполнения в тестовом режиме.
Затем Вы можете настроить следующие настройки для Случая:
Далее нажмите на Создать. Во вкладке «Ссылки» появится ссылка на новый связанный Случай.
Заголовок
Вы можете поменять заголовок для новой Заявки, которую Вы создаете.
Коротное описание
Вы можете поменять описание для новой Заявки, которую Вы создаете.
Категория & Подкатегория
Вам необходимо выбрать категорию & подкатегорию новой Заявки.
Перенести дедлайн
Если Ваша система была сконфигурирована таким образом (подробнее по ссылке), Вы можете выбрать перенос дедлайна для новой Заявки, которую Вы создаете.
Скопировать дефекты
Вы можете скопировать существующие дефекты из оригинального Случая / Заявки в новую Заявку, которую Вы создаете. Обратите внимание, что внесение обновлений в дефекты в новой связанной Заявке НЕ обновит дефекты в оригинальной Заявке / Случае, из которого она была создана.
Скопировать файлы
Вы можете скопировать существующие файлы (включая метки и заметки для файла) из оригинального Случая / Заявки в новую Заявку, которую Вы создаете. Обратите внимание, что внесение обновлений в файлы в новой связанной Заявке НЕ обновит файлов в оригинальной Заявке / Случае, из которого она была создана.
Скопировать ссылки
Вы можете скопировать существующие ссылки (включая метки и заметки для ссылок) из оригинального Случая / Заявки в новую Заявку, которую Вы создаете. Обратите внимание, что внесение обновлений в ссылки в новой связанной Заявке НЕ обновит ссылки в оригинальной Заявке / Случае, из которого она была создана.
Скопировать персонализированные данные
Вы можете скопировать существующие персонализированные данные (включая поля персонализированных данных) из оригинального Случая / Заявки в новую Заявку, которую Вы создаете. Обратите внимание, что внесение обновлений в персонализированные данные в новой связанной Заявке НЕ обновит ссылки в оригинальной Заявке / Случае, из которого она была создана.
Скопировать сообщения по задаче
Вы можете скопировать существующие сообщения задачи, например емейлы (включая вложения емейлов) и заметки между изначальным Случаем / Заявкой и новой связанной Заявкой, которую Вы создаете. Обратите внимание, что когда Вы копируете сообщения, Вы копируете не только сообщения из изначальной задачи, но Вы также копируете сообщения из задач, кооторые являются родственными для той изначальной задачей, например, ее Действия, если это Случай, или родительскую/дочернюю Заявку, если задача из разделенной Заявки.
Также обратите внимание, что изменения в сообщениях в новой связанной Заявке НЕ будут отображены в изначальной Заявке / Случае, из которого она была создана. Тут Вы можете найти более подробную информацию о родственных vs связанных задачах.
Отправить автоматические емейлы
Вы можете выбрать отправку автоматических емейлов, сгенерированных системой, для контактов, отмеченных метками как основной контакт, заявитель или субъект.
Добавление контактов
Если разрешения в Конструкторе были сконфигурированы таким образом, что позволяют Вам это сделать, то Вы можете добавлять несколько разных контактов для новой Заявки и разделять метки между ними.
Заголовок
Вы можете поменять заголовок для нового Случая, который Вы создаете.
Описание
Вы можете поменять описание для нового Случая, который Вы создаете.
Расписание
Если Ваша система была сконфигурирована таким образом (подробнее по ссылке), Вы должны выбрать расписание для нового Случая, который Вы создаете.
Перенести дедлайн
Если Ваша система была сконфигурирована таким образом (подробнее по ссылке), Вы можете выбрать перенос дедлайна для нового Случая, который Вы создаете.
Скопировать дефекты
Вы можете скопировать существующие дефекты из оригинального Случая / Заявки в новый Случай, который Вы создаете. Обратите внимание, что внесение обновлений в дефекты в новом связанном Случае НЕ обновит дефекты в оригинальной Заявке / Случае, из которого он был создан.
Скопировать файлы
Вы можете скопировать существующие файлы из оригинального Случая / Заявки в новый Случай, который Вы создаете. Обратите внимание, что внесение обновлений в файлы в новом связанном Случае НЕ обновит дефекты в оригинальной Заявке / Случае, из которого он был создан.
Скопировать ссылки
Вы можете скопировать существующие ссылки из оригинального Случая / Заявки в новый Случай, который Вы создаете. Обратите внимание, что внесение обновлений в ссылки в новом связанном Случае НЕ обновит дефекты в оригинальной Заявке / Случае, из которого он был создан.
Скопировать персонализированные данные
Вы можете скопировать существующие персонализированные данные из оригинального Случая / Заявки в новый Случай, который Вы создаете. Обратите внимание, что внесение обновлений в персонализированные данные в новом связанном Случае НЕ обновит дефекты в оригинальной Заявке / Случае, из которого он был создан.
Скопировать сообщения по задаче
Вы можете скопировать существующие сообщения задачи, например емейлы (включая вложения емейлов) и заметки между изначальным Случаем / Заявкой и новым связанным Случаем, который Вы создаете. Обратите внимание, что когда Вы копируете сообщения, Вы копируете не только сообщения из изначальной задачи, но Вы также копируете сообщения из задач, кооторые являются родственными для той изначальной задачей, например ее Действия, если это Случай, или родительскую/дочернюю Заявку, если задача из разделенной Заявки.
Также обратите внимание, что изменения в сообщениях в новом связанном Случае НЕ будут отображены в изначальной Заявке / Случае, из которого он был создан. Тут Вы можете найти более подробную информацию о родственных vs связанных задачах.
Отправить автоматические емейлы
Вы можете выбрать отправку автоматических емейлов, сгенерированных системой (например, емейлы-оповещения для Случая) для контактов, отмеченных метками как основной контакт, заявитель или субъект.
Добавление контактов
Вы можете добавлять несколько разных контактов для нового Случая и распределять метки между ними.
