În cadíul activitățiloí de susțineíe caíe se desfășoaíă întíe difeíite Cazuíi și ľichete, puteți paítaja e-mailuíi întíe aíticolele de lucíu Sincíonizate, pentíu a putea fi vizualizate de mai multe peísoane. Aveți opțiunea de face acest lucíu chiaí și cu aíticolele de lucíu la caíe nu aveți acces.
Puteți paítaja e-mailuíi întíe aíticolele de lucíu asociate în două moduíi:
1. De la un e-mail existent - faceți clic pe pictogíama „+”din paítea de sus a e-mailului, apoi selectați aíticolul de lucíu coíespunzătoí cu caíe doíiți să paítajați e-mailul íespectiv.
2. Píin íedactaíea unui e-mail nou - Un alt mod de paítajaíe aí fi când íedactați un e-mail nou, píin simpla adăugaíe a număíului de íefeíință al aíticolului de lucíu în secțiunile Cătíe, CC sau BCC, făcând clic pe pictogíama „+”, la fel ca la adăugaíea unei adíese de e- mail.
Puteți folosi această aboídaíe chiaí și atunci când doíiți să distíibuiți numai e-mailuíile întíe aíticolele de lucíu asociate, făíă a fi nevoie să adăugați adíesele de e-mail.
Rețineți că puteți partaja e-mailuri numai între articolele de lucru asociate. În plus, odată ce un e-mail a fost distribuit între articolele de lucru, acesta nu poate fi anulat
E-mailul íespectiv va fi tíimis în mod noímal la oíice adíesă specificată și va fi, de asemenea, paítajat cu aíticolele de lucíu selectate.
Când cineva íăspunde la e-mailul paítajat, íăspunsul va fi atașat ambeloí aíticole de lucíu.
Anumite funcții din Enate vă permit să gestionați activitățile desfășurate de către mai multe echipe. Puteți crea și supraveghea cu ușurință articolele de lucru, chiar și atunci când nu aveți acces deplin la activitatea celorlalți.
Articolele de lucru asociate sunt un grup de articole strâns legate între ele care, deși se comportă în conformitate cu propria lor configurație specifică, au un impact direct asupra articolului de lucru „principal”- mai exact, articolul de lucru principal nu se va finaliza până când nu se finalizează mai întâi toate articolele asociate.
Comunicările vor fi partajate automat între articolele de lucru din grupul aferent, astfel încât acestea să fie întotdeauna vizibile, iar dacă răspundeți la un e-mail într-un articol de lucru, răspunsul poate fi văzut în toate celelalte articole de lucru.
Mai mult, fișierele, legăturile, defectele, cardurile inteligente și contactele vor fi și ele partajate automat între toate articolele de lucru din grup, așadar actualizarea unui fișier într-un articol de lucru va actualiza fișierul în toate celelalte articole de lucru din grupul aferent.
Grupurile articolelor de lucru asociate includ:
Un Caz și Acțiunile sale
Un Caz și Cazurile secundare ale acestuia
Tichetul rămas și alte Tichete „rezolvate”, dacă s-au fuzionat mai multe Tichete
Cazul secundar și Tichetul principal al acestuia, dacă Tichetul este convertit într-un Caz
Rețineți că, în cazul Tichetelor divizate, se transmite o imagine instantanee a fișierelor, legăturilor, defectelor, cardurilor inteligente și a contactelor din Tichetul principal către Tichetele sale minore, prin urmare, actualizarea unui fișier dintr-un articol de lucru nu va actualiza fișierul din toate celelalte articole de lucru din grupul aferent. Cu toate acestea, Tichetul principal, care va fi trecut în starea de Așteptare, nu va fi finalizat până când toate Tichetele sale „minore” nu se vor finaliza. Totodată, rețineți că, în cazul în care Tichetul principal primește un e-mail de intrare, acesta va fi copiat în Tichetele sale „minore”, și nu va fi partajat.
Dacă articolele de lucru nu au un impact direct unul asupra celuilalt (de ex., nu fac parte dintr-un grup de articole de lucru asociate), dar există totuși o conexiune între ele și doriți să puteți să treceți rapid de la unul la altul, puteți folosi funcția Articol de lucru asociat din Enate.
Articolele de lucru care au o relație de legătură se comportă în conformitate cu propria lor configurație specifică și nu trebuie să aștepte finalizarea celuilalt pentru a se finaliza singure. Puteți asocia cu ușurință două sau mai multe articole de lucru în orice moment și este o metodă extrem de utilă și flexibilă de conectare a articolelor, astfel încât utilizatorii din diferite departamente, de exemplu, să fie informați cu ușurință asupra modului în care se desfășoară alte activități legate de Tichetul/Cazul la care lucrează.
Comunicările nu vor fi partajate în mod automat între articolele de lucru asociate, dar puteți copia o imagine instantanee al comunicărilor dintr-un articol de lucru în articolul de lucru cu care este asociat.
Rețineți că aveți și opțiunea de a partaja e-mailuri între articolele de lucru asociate - consultați aici pentru mai multe informații despre cum să partajați e-mailuri între articolele de lucru asociate.
În plus, fișierele, legăturile, defectele, datele personalizate și contactele nu vor fi partajate automat în momentul lansării unui nou articol de lucru nou asociat, dar puteți copia o imagine instantanee al acestora. Orice actualizare a acestora nu se va reflecta în celelalte articole de lucru asociate.
Articolele de lucru cu o relație de legătură se vor afișa în rubrica „Articole asociate” din Cazuri și Tichete.
Acest tip de conexiune se poate utiliza în cazul în care data scadentă a unui Caz nu depinde de finalizarea altui proiect (de ex. de către un departament diferit), dar este totuși util ca persoanele care lucrează la oricare dintre proiecte să fie la curent cu activitatea din celălalt și, mai ales, să aibă un punct de acces rapid la celălalt.
Articolele de lucru pot fi asociate în următoarele moduri:
Când un Caz sau un Tichet este lansat direct din cadrul unui Caz sau al unui Tichet existent.
Prin adăugarea manuală a unei legături de la un Caz/Tichet la un alt Caz sau Tichet existent.
În secțiunea „Link-uri” puteți vizualiza toate articolele de lucru asociate unui Tichet sau unui Caz.
În grila din secțiunea Link-uri puteți vizualiza o listă a articolelor de lucru asociate, care indică referința, titlul, destinatarul, coada de așteptare și data scadentă a unui articol de lucru.
Există și o pictogramă pentru a deconecta articolul de lucru, în cazul în care acesta a fost asociat din greșeală.
De asemenea, puteți extinde Cazurile asociate pentru a afișa Acțiunile acestora.
Dacă nu aveți acces la un anumit proiect de afaceri, articolele de lucru din acest proces vor apărea în gri și nu veți putea să le deschideți sau să le editați. Veți putea, totuși, să vizualizați informațiile de nivel superior despre articolul de lucru, de exemplu cui îi este repartizat, în ce coadă de așteptare se află și data scadentă.
Rețineți că, pentru moment, Cazurile Secundare create prin intermediul link-ului „+ Articol de lucru” vor fi afișate în continuare în și nu vor figura în secțiunea Link-uri.
În afară de posibilitatea de a crea noi articole de lucru asociate la un Caz sau Tichet, se pot crea, de asemenea, legături între Cazurile și Tichetele existente pentru a gestiona mai bine activitățile desfășurate de diferite echipe.
Puteți crea asocieri între articolele de lucru existente în două moduri:
Rețineți că puteți crea asocieri numai între Cazuri și Tichete și nu se pot copia comunicări, fișiere, defecte, link-uri sau date personalizate în momentul creării unei asocieri între articolele de lucru existente.
Puteți crea o legătură între articolele de lucru existente de pe pagina de pornire, prin selectarea Cazurilor și a Tichetelor din grila de pe pagina de pornire (care poate afișa Inbox-ul activităților dvs., Inbox-ul activităților echipei, Activitățile proprii sau Activitățile echipei) și apoi prin selectarea opțiunii „Asociați” care apare în partea de sus a grilei.
Primul Caz sau Tichet selectat va fi articolul de lucru la care vor fi asociate toate articolele de lucru selectate ulterior (sau primul din listă, dacă ați utilizat opțiunea „Selectați toate”).
În fereastra pop-up rezultantă vi se va confirma Cazul / Tichetul la care vor fi asociate articolele de lucru, înainte de a confirma finalizarea acesteia:
Puteți asocia până la un maxim de 50 de articole de lucru simultan, dar nu există o limită superioară a numărului de articole de lucru care pot fi asociate între ele.
Dacă ulterior accesați Tichetul/Cazul principal la care au fost asociate articolele, în rubrica Articole de lucru asociate veți vedea TOATE articolele pe care ați ales să le asociați.
Dacă accesați unul dintre articolele de lucru pe care ați ales să le asociați la Tichetul/Cazul principal, în rubrica Articole de lucru asociate veți vedea doar o referință la acel Tichet/Caz principal (nu și la toate celelalte care au fost asociate).
Puteți asocia articolele de lucru existente din cadrul unui articol de lucru, accesând pagina articolului de lucru și selectând opțiunea „+ Articol de lucru”, după care alegeți să adăugați un „Articol existent”.
În fereastra pop-up rezultantă puteți căuta Cazurile și/sau Tichetele la care doriți să asociați articolul de lucru.
Puteți asocia până la un maxim de 50 de articole de lucru simultan, dar nu există o limită a numărului de articole de lucru care pot fi asociate între ele.
Se va afișa un link către noul Caz sau Tichet asociat în rubrica Articole de lucru asociate de pe pagina articolelor de lucru care au fost asociate.
Puteți deconecta articolele de lucru în orice moment, accesând fila Articole de lucru asociate de pe ecranul articolului de lucru și selectând pictograma Deconectare.
Lansarea unui Caz sau a unui Tichet dintr-un Caz sau Tichet existent creează o relație „de asociere” între articolele de lucru.
Articolele de lucru cu o relație de asociere vor păstra o legătură cu Cazul/Tichetul inițial, dar rămân complet independente, astfel încât acționează în conformitate cu propria lor configurație specifică și nu trebuie să aștepte finalizarea celuilalt pentru a se putea finaliza individual. Această caracteristică poate fi utilă atunci când data scadentă a Cazului/Tichetului inițial nu depinde de finalizarea unei părți auxiliare (de exemplu, un alt departament).
Articolele de lucru asociate se vor afișa în ecranul articolului de lucru ca „Articole de lucru asociate”, ceea ce facilitează urmărirea unui grup de articole de lucru care sunt legate între ele.
Rețineți că numai Cazurile și Tichetele pot fi „asociate” și că, atunci când un articol de lucru este asociat cu un alt articol de lucru și este ulterior fuzionat, divizat sau convertit într-un Caz, articolele de lucru obținute vor fi, de asemenea, asociate cu articolul de lucru inițial.
De exemplu:
Când un Tichet este asociat unui alt articol de lucru și Tichetul respectiv este fuzionat cu un alt articol de lucru, articolul fuzionat rămas va fi asociat articolului de lucru inițial.
Când un Tichet este asociat unui alt articol de lucru și Tichetul respectiv este divizat în mai multe Tichete, Tichetele secundare vor fi, de asemenea, asociate cu articolul de lucru inițial.
Dacă un Tichet este asociat unui alt articol de lucru și acel Tichet este ulterior convertit într-un Caz, Cazul subsecvent va fi, de asemenea, asociat cu articolul de lucru inițial.
Pentru a crea un nou Tichet asociat unui Caz sau unui Tichet existent, faceți clic pe linkul „+ Articol de lucru” afișat lângă secțiunea articolului de lucru și alegeți opțiunea „Tichet” din lista de opțiuni.
În fereastra pop-up rezultată, puteți filtra pentru a căuta noul tip de Tichet pe care doriți să îl creați, prin două metode:
căutare în funcție de ruta de e-mail – puteți specifica adresa de e-mail la care se trimit în mod normal e-mailurile pentru a crea articole de lucru. Adesea, corespondența electronică reprezintă o anumită parte a activității în cadrul căreia doriți să creați noul articol de lucru. Ca o scurtătură utilă, am adăugat aici o opțiune prin care puteți căuta în funcție de adresa de e-mail și puteți limita imediat numărul de Tichete din care să alegeți. Selectarea unei adrese de e-mail va filtra posibilitățile de selectare numai la proiectele legate de acea adresă de e-mail.
selectarea Clientului, a Contractului, a Serviciului și a unui Tichet (acestea vor avea valori implicite în cazul în care există o singură opțiune de ales).
Vă rugăm să rețineți că Tichetele pe care le puteți iniția vor depinde de configurația permisiunilor din Builder. În plus, veți putea selecta un Tichet doar de pe o rută de e-mail care a fost activată în Builder (consultați aici pentru mai multe informații). De asemenea, veți putea selecta un Tichet în Mod de testare numai dacă ruta de e-mail pentru acel Tichet a fost configurată să funcționeze în Modul de testare.
Puteți ajusta setările de mai jos pentru acest Tichet:
Titlu
Puteți modifica titlul noului Tichet creat
Descriere
Puteți modifica descrierea noului Tichet creat
Categorii și subcategorii
Selectați categoria și subcategoriile noului Tichet
Data scadentă
Copiere defecte
Puteți copia defectele existente din Cazul/Tichetul inițial în noul Tichet pe care îl creați. Rețineți că actualizările efectuate defectelor din noul Tichet asociat NU vor actualiza defectele existente în Tichetul/Cazul inițial din care acesta a fost creat.
Copiere de fișiere
Puteți copia fișierele existente (inclusiv etichete și notițe) din Cazul/Tichetul inițial în noul Tichet pe care îl creați. Rețineți că actualizările efectuate fișierelor din noul Tichet asociat NU vor actualiza fișierele existente în Tichetul/Cazul inițial din care acesta a fost creat.
Copiere link-uri
Puteți copia link-urile existente (inclusiv etichete și notițe) din Cazul/Tichetul inițial în noul Tichet pe care îl creați. Rețineți că actualizările efectuate link-urilor din noul Tichet asociat NU vor actualiza link-urile existente în Tichetul/Cazul inițial din care acesta a fost creat.
Copiere date personalizate
Puteți copia datele personalizate existente (de tipul câmpurilor de date personalizate) din Cazul/Tichetul inițial în noul Tichet pe care îl creați. Rețineți că actualizările efectuate datelor personalizate din noul Tichet asociat NU vor actualiza date personalizate existente în Tichetul/Cazul inițial din care acesta a fost creat.
Copiere comunicări ale articolelor de lucru
Trimiterea de e-mailuri automate
Puteți trimite e-mailuri automate către contactele etichetate ca fiind contact principal, solicitant sau subiect.
Adăugare de contacte
Apoi faceți clic pe „Creare”. În secțiunea „Link-uri” va apărea un link cu noul Tichet asociat Cazului sau Tichetului deja existent.
Un Caz Asociat este un Caz care este conectat la un Caz sau la un Tichet, dar Cazul principal al acestuia este complet independent. Acest lucru este util atunci când data scadentă a Cazului principal nu depinde de finalizarea unei părți secundare (de exemplu, de către un alt departament).
Pentru a crea un Caz nou asociat unui Caz sau unui Tichet existent, selectați link-ul „+ Articol de lucru” afișat lângă secțiunea articolului de lucru și apoi alegeți opțiunea „Caz” din lista de opțiuni.
În fereastra pop-up rezultată, puteți filtra pentru a căuta noul tip de Caz pe care doriți să îl creați, prin două metode:
căutare în funcție de ruta de e-mail – puteți specifica adresa de e-mail la care se trimit în mod normal e-mailurile pentru a crea articole de lucru. Adesea, corespondența electronică reprezintă o anumită parte a activității în cadrul căreia doriți să creați noul articol de lucru. Ca o scurtătură utilă, am adăugat aici o opțiune prin care puteți căuta în funcție de adresa de e-mail și puteți limita imediat numărul de Cazuri din care să alegeți. Selectarea unei adrese de e-mail va filtra posibilitățile de selectare numai la proiectele legate de acea adresă de e-mail.
selectarea Clientului, a Contractului, a Serviciului și a unui Caz (acestea vor avea valori implicite în cazul în care există o singură opțiune de ales).
Vă rugăm să rețineți că Cazurile pe care le puteți iniția vor depinde de configurația permisiunilor din Builder. În plus, veți putea selecta un Caz doar de pe o rută de e-mail care a fost activată în Builder (consultați aici pentru mai multe informații). De asemenea, veți putea selecta un Caz în Mod de testare numai dacă ruta de e-mail pentru acel Caz a fost configurată să funcționeze în Modul de testare.
Puteți ajusta setările de mai jos pentru acest Caz:
Setări
Informație detaliată
Titlu
Puteți modifica titlul noului Caz creat
Descriere
Puteți modifica descrierea noului Caz creat
Program
Data scadentă
Copiere defecte
Puteți copia defectele existente din Cazul/Tichetul inițial în noul Caz pe care îl creați. Rețineți că actualizările efectuate defectelor din noul Caz asociat NU vor actualiza defectele existente în Tichetul/Cazul inițial din care acesta a fost creat.
Copiere fișiere
Puteți copia fișierele existente (inclusiv etichete și notițe) din Cazul/Tichetul inițial în noul Caz pe care îl creați. Rețineți că actualizările efectuate fișierelor din noul Caz asociat NU vor actualiza fișierele existente în Tichetul/Cazul inițial din care acesta a fost creat.
Copiere link-uri
Puteți copia link-urile existente (inclusiv etichete și notițe) din Cazul/Tichetul inițial în noul Caz pe care îl creați. Rețineți că actualizările efectuate link-urilor din noul Caz asociat NU vor actualiza link-urile existente în Tichetul/Cazul inițial din care acesta a fost creat.
Copiere date personalizate
Puteți copia datele personalizate existente (de tipul câmpurilor de date personalizate) din Cazul/Tichetul inițial în noul Caz pe care îl creați. Rețineți că actualizările efectuate datelor personalizate din noul Caz asociat NU vor actualiza date personalizate existente în Tichetul/Cazul inițial din care acesta a fost creat.
Copiere comunicări ale articolelor de lucru
Trimiterea de e-mailuri automate
Puteți trimite e-mailuri automate către contactele etichetate ca fiind contact principal, solicitant sau subiect.
Adăugare de contacte
Puteți adăuga mai multe contacte diferite pentru noul Caz și puteți repartiza etichetele între ele.
Apoi faceți clic pe „Creare”. În secțiunea „Link-uri” va apărea un link cu noul Caz asociat Cazului sau Tichetului deja existent.
Dacă sistemul dvs. a fost configurat în acest mod (), puteți alege să modificați data scadentă a noului Tichet creat.
Puteți copia comunicările aferente articolelor de lucru, respectiv e-mailurile (inclusiv anexele de e-mail) și notițele existente între Cazul/Tichetul original și noul Tichet asociat pe care îl creați. Rețineți că, dacă alegeți să copiați comunicările, nu veți copia numai comunicările din articolul de lucru original, ci și comunicările din articolele de lucru care sunt asociate acestuia (de exemplu, Acțiunile sale, dacă a fost un Caz, sau Tichetul principal/secundar al articolului de lucru, dacă provine dintr-un Tichet divizat). De asemenea, actualizările efectuate la comunicările din noul Tichet asociat NU vor actualiza comunicările din Tichetul/Cazul original din care a fost creat acesta. Consultați pentru mai multe informații despre articolele de lucru aferente și cele asociate.
Dacă au fost configurate pentru a vă permite acest lucru, puteți adăuga mai multe contacte diferite pentru noul Tichet și puteți repartiza etichetele între ele.
Dacă sistemul dvs. a fost configurat în acest mod (), trebuie să selectați un program pentru noul Caz pe care îl creați.
Dacă sistemul dvs. a fost configurat în acest mod (), puteți alege să modificați data scadentă a noului Caz creat.
Puteți copia comunicările aferente articolelor de lucru, respectiv e-mailurile (inclusiv anexele de e-mail) și notițele existente între Cazul/Tichetul original și noul Caz asociat pe care îl creați. Rețineți că, dacă alegeți să copiați comunicările, nu veți copia numai comunicările din articolul de lucru original, ci și comunicările din articolele de lucru care sunt asociate acestuia (de exemplu, Acțiunile sale, dacă a fost un Caz, sau Tichetul principal/secundar al articolului de lucru, dacă provine dintr-un Tichet divizat). De asemenea, actualizările efectuate la comunicările din noul Caz asociat NU vor actualiza comunicările din Tichetul/Cazul original din care a fost creat acesta. Consultați pentru mai multe informații despre articolele de lucru aferente și cele asociate.
