Karta „Połączone elementy pracy”

Na karcie „Odnośniki” można przejrzeć wszystkie powiązane elementy pracy zapytania lub sprawy.

Na karcie ”Odnośniki" wyświetlone są powiązane elementy pracy wraz z ich numerem referencyjnym, tytułem, osobą przypisaną, kolejką i terminem.

Znajduje się tam również przycisk do odłączenia elementu pracy, jeśli został błędnie powiązany.

Można także rozwinąć powiązane sprawy, by wyświetlić jej czynności.

Powiązane elementy pracy, do których nie masz uprawnień

Jeśli nie masz uprawnień do określonego procesu, elementy pracy z tego procesu będą wyszarzone i nie będziesz mógł ich otworzyć ani edytować. Nadal będziesz mógł zobaczyć informacje wyższego poziomu o danym elemencie pracy, np. do kogo jest przypisany, w której kolejce się znajduje i kiedy upływa termin ich zakończenia.

Przegląd

Poza tworzeniem nowych połączonych elementów sprawy ze sprawy lub zapytań, można teraz tworzyć połączenia pomiędzy już istniejącymi sprawami i zapytaniami, co pozwoli lepiej zarządzać działaniami różnych zespołów.

Połączenia między istniejącymi elementami pracy można tworzyć na dwa sposoby:

1. z elementu pracy;

2. ze strony domowej.

Łączenie istniejących elementów pracy z poziomu strony domowej

Aby połączyć istniejące elementy pracy z poziomu strony domowej, należy na jej siatce (która może wyświetlać informacje z sekcji „Robocza skrzynka odbiorcza”, „Robocza skrzynka odbiorcza zespołu”, „Moja praca”, „Praca zespołu”) wskazać sprawy i zapytania do połączenia, a następnie wybrać opcję „Połącz”, która pojawi się w górnej części siatki.

Pierwsza wybrana sprawa lub zapytanie będzie tym elementem, z którym połączone zostaną wszystkie następne (albo pierwsza na liście, jeśli wykorzystana zostanie opcja „Zaznacz wszystko”).

Wyświetlone zostanie okienko z komunikatem potwierdzającym, które sprawy lub zapytania zostaną połączone z danym elementem pracy.

Jednorazowo można połączyć do 50 elementów pracy, ale ogólna liczba połączeń jest nieograniczona.

Po przejściu do sprawy lub zapytania, z którą połączone zostały pozostałe elementy, na karcie „Połączone prace” wyświetlane będą WSZYSTKIE przyłączone elementy.

Jeśli użytkownik pracuje właśnie nad jednym z elementów wybranych do połączenia z elementem głównym, na karcie „Połączone prace” przetwarzanego elementu pojawi się tylko informacja o elemencie głównym, bez wykazu wszystkich innych z nim połączonych.

Łączenie istniejących elementów pracy z poziomu jednego z nich

Istniejące elementy pracy można łączyć z poziomu jednego z nich, przechodząc do ekranu elementu i wybierając „+ element pracy”, a następnie „Istniejący element”.

Wyświetlone zostanie wyskakujące okienko, w którym można wyszukać sprawy i/albo zapytania, z którymi ma być połączony dany element pracy.

Jednorazowo można połączyć do 50 elementów pracy, ale ogólna liczba połączeń jest nieograniczona.

Odnośnik do nowej połączonej sprawy lub zapytania pojawi się na karcie „Połączone prace” na ekranie elementów, które zostały połączone.

Rozłączenie elementów pracy

Można w każdej chwili rozłączyć elementy pracy, przechodząc na kartę „Połączone prace” i klikając ikonę „Rozłącz”.

Enate zawiera szereg funkcji, które pozwalają na zarządzanie działaniami prowadzonymi przez różne zespoły, umożliwiając łatwe tworzenie i nadzorowanie elementów pracy, nawet w przypadku braku pełnych uprawnień do poszczególnych zasobów.

Możesz:

• Połącz istniejące elementy pracy

• Utwórz nowe połączone elementy pracy

• Udostępniaj i dodawaj komunikację między połączonymi elementami pracy

W ramach wsparcia pracy prowadzonej w ramach wielu spraw i zapytań możesz udostępniać wiadomości e-mail między połączonymi elementami pracy, aby umożliwić szerszy do nich dostęp. Możesz to zrobić nawet w przypadku elementów pracy, do których nie masz uprawnień.

Wiadomości e-mail między połączonymi elementami pracy możesz udostępniać na dwa sposoby.

1. Z poziomu istniejącej wiadomości e-mail – kliknij w ikony „+” u góry istniejącej wiadomości e-mail na osi czasu i wybierz odpowiedni element pracy, któremu chcesz udostępnić daną wiadomość e-mail.

2. Z poziomu redagowania nowej wiadomości e-mail – podczas pisania nowej wiadomości e-mail możesz po prostu dodać numer referencyjny elementu pracy w polu Do / DW / UDW wiadomości e-mail, klikając ikonę „+”, tak jak przy dodawaniu adresu e-mail:

Możesz nawet skorzystać z tego sposobu, gdy chcesz udostępniać wiadomości e-mail między połączonymi elementami roboczymi bez konieczności dodawania adresu e-mail.

Wiadomość e-mail zostanie wysłana w normalny sposób na dowolne określone adresy e-mail, a także zostanie udostępniona w ramach wybranych elementów pracy.

Gdy ktoś odpowie na udostępnioną wiadomość e-mail, ta odpowiedź zostanie dołączona do obu elementów pracy.

Grupa powiązanych elementów pracy

Powiązane elementy pracy to ściśle połączona grupa elementów, które zachowują się zgodnie z własną określoną konfiguracją, ale mają aktywny wpływ na swój element macierzysty – nie zostanie on ukończony, dopóki trwają prace nad jego elementami potomnymi.

Komunikacja będzie automatycznie współdzielona pomiędzy elementami w powiązanej grupie , dzięki czemu będzie zawsze widoczna. Gdy użytkownik wyśle odpowiedź na wiadomość e-mail w jednym z elementów, stanie się ona widoczna z poziomu wszystkich pozostałych.

Ponadto pliki, odnośniki, błędy, karty inteligentne i kontakty również są udostępniane wszystkim elementom pracy w grupie, więc np. aktualizacja pliku w jednym z elementów spowoduje jego uaktualnienie w całej powiązanej grupie.

Grupy powiązanych elementów pracy obejmują:

• sprawę i jej czynności;

• sprawę i jej sprawę (albo sprawy) podrzędną

• pozostałe zapytanie i inne rozwiązane zapytania, jeśli scalono wiele tych elementów pracy;

• sprawę potomną i jej macierzyste zapytanie, jeśli zapytanie zostało przekształcone w sprawę.

Połączone elementy pracy

Gdy elementy pracy nie mają na siebie aktywnego wpływu (np. nie należą do grupy powiązanych elementów), ale nadal istnieje między nimi luźne połączenie i użytkownik chciałby mieć możliwość szybkiego przejścia od jednego z nich do drugiego, należy skorzystać z funkcji „Połączone elementy pracy” .

Połączone w ten sposób elementy pracy zachowują się zgodnie z własną konfiguracją i nie muszą czekać na zakończenie innych. Bez trudu i w dowolnej chwili można luźno połączyć ze sobą dwa lub więcej elementów pracy, dzięki czemu np. osoby pracujące w różnych działach będą na bieżąco informowane o tym, jak przebiegają inne prace związane z zapytaniem lub sprawą, którą sami się zajmują.

Komunikacja pomiędzy połączonymi elementami pracy również nie będzie automatycznie współdzielona, ale można wybrać opcję skopiowania migawki z zapisem stanu komunikacji z jednego elementu pracy do drugiego, z którym jest połączony.

Pomiędzy połączonymi elementami pracy można też udostępniać wiadomości e-mail –

Ponadto pliki, odnośniki, błędy, dane niestandardowe oraz kontakty nie będą współdzielone automatycznie podczas uruchamiania nowego połączonego elementu pracy, ale można wybrać opcję skopiowania migawki z zapisem ich stanu. Wszelkie wprowadzone do nich zmiany nie będą odzwierciedlone w pozostałych połączonych elementach.

Połączone elementy pracy będą wyświetlane na karcie „Połączona praca” dla spraw i zapytań.

Ten typ połączenia jest przydatny np. w sytuacji, gdy termin ukończenia sprawy nie jest uzależniony od zakończenia innych prac (chociażby przez inny dział), ale osoby zajmujące się którymkolwiek z tych elementów i tak chciałyby wiedzieć, co się dzieje z innymi, a co ważniejsze – mieć do nich szybki dostęp.

Elementy pracy można ze sobą łączyć w następujący sposób:

• sprawa lub zapytanie utworzone bezpośrednio z już istniejącej sprawy lub zapytania;

• ręczne dodanie połączenia ze sprawy lub zapytania do innej już istniejącej sprawy lub zapytania.

Przegląd

Uruchomienie sprawy lub zapytania z już istniejących tworzy pomiędzy elementami pracy.

Połączone w ten sposób elementy pracy zachowują połączenie z oryginalną sprawą lub zapytaniem, ale są całkowicie niezależne – zachowują się zgodnie z własną konfiguracją i nie muszą czekać na zakończenie innych. Funkcja ta jest przydatna, gdy termin zakończenia oryginalnej sprawy lub zapytania nie jest uzależniony od ukończenia jakiegokolwiek podrzędnego etapu (np. przez inny dział).

Połączone elementy pracy będą wyświetlane na na ekranie danego elementu, dzięki czemu łatwiej śledzić całą grupę powiązanych ze sobą elementów pracy.

Warto pamiętać, że łączyć można tylko sprawy i zapytania. Gdy elementy pracy są ze sobą łączone, a następnie scalane, rozdzielane lub przekształcane w sprawę, utworzone w ten sposób elementy pracy również będą połączone z elementem oryginalnym.

Na przykład:

• gdy zapytanie zostanie połączone z jednym elementem pracy i scalone z innym, powstały w wyniku scalenia element będzie połączony z oryginalnym;

• gdy zapytanie zostanie połączone z innym elementem pracy i rozdzielone na wiele zapytań, powstałe w wyniku rozdzielenia zapytania potomne będą połączone z oryginalnym;

• gdy zapytanie zostanie połączone z innym elementem pracy i później przekształcone w sprawę, powstała w ten sposób sprawa będzie połączona z oryginalnym elementem.

Tworzenie nowego połączonego zapytania

By utworzyć nowe powiązane zapytanie z już istniejącej sprawy lub zapytania, kliknij przycisk „+ Element pracy” znajdujący się obok sekcji kart danego elementu pracy, a następnie wybierz „Zapytanie” z rozwijanej listy.

W rezultacie pojawi się okienko umożliwiające utworzenie nowego procesu zapytania na dwa sposoby:

• wyszukując według przekierowań wiadomości e-mail - możesz określić adres skrzynki pocztowej, na który ludzie będą wysyłać wiadomości e-mail w celu tworzenia elementów pracy. Często skrzynka mailowa reprezentuje pewną część zadania, w ramach którego chcesz utworzyć nowy element pracy. By skrócić ten proces, dodaliśmy tutaj użyteczną funkcję, która pozwala wyszukiwać według skrzynki pocztowej i od razu zawężać liczbę procesów zapytań do wyboru. Wybór skrzynki pocztowej spowoduje ograniczenie rozwijanej listy opcji tylko do procesów powiązanych z tą skrzynką.

• wybierając klienta, kontrakt, usługę oraz proces zapytania do uruchomienia (jeśli do wyboru jest tylko jedna opcja, wyświetlone zostaną wartości domyślne).

Następnie można dostosować następujące ustawienia zapytania:

Tworzenie nowej połączonej sprawy

Powiązana sprawa to sprawa, która jest powiązana ze sprawą albo zapytaniem, ale jej sprawa nadrzędna - nie. Funkcja ta jest przydatna, gdy termin zakończenia sprawy nadrzędnej nie jest uzależniony od ukończenia jakiegokolwiek podrzędnego etapu (np. przez inny dział).

By utworzyć nową powiązaną sprawę z już istniejącej sprawy lub zapytania, kliknij przycisk „+ Element pracy” znajdujący się obok sekcji kart danego elementu pracy, a następnie wybierz „Sprawa” z rozwijanej listy.

W rezultacie pojawi się okienko umożliwiające utworzenie nowego procesu sprawy na dwa sposoby:

• wyszukując według przekierowania wiadomości e-mail - możesz określić adres skrzynki pocztowej, na który ludzie będą wysyłać wiadomości e-mail w celu tworzenia elementów pracy. Często skrzynka mailowa reprezentuje pewną część zadania, w ramach którego chcesz utworzyć nowy element pracy. By skrócić ten proces, dodaliśmy tutaj użyteczną funkcję, która pozwala wyszukiwać według skrzynki pocztowej i od razu zawężać liczbę procesów spraw do wyboru. Wybór skrzynki pocztowej spowoduje ograniczenie rozwijanej listy opcji tylko do procesów powiązanych z tą skrzynką.

• wybierając klienta, kontrakt, usługę oraz proces sprawy do uruchomienia (jeśli do wyboru jest tylko jedna opcja, wyświetlone zostaną wartości domyślne).

Następnie można dostosować następujące ustawienia sprawy: