Sprawa podrzędna będzie działała zgodnie ze swoją własną konfiguracją, ale sprawa nadrzędna nie zostanie zakończona, dopóki nie zostaną ukończone wszystkie jej sprawy podrzędne.

Można zatem utworzyć sprawę podrzędną tylko z już istniejącej sprawy.

By utworzyć nową sprawę podrzędną, kliknij przycisk „+ Element pracy” znajdujący się obok sekcji kart danej sprawy, a następnie wybierz „Sprawa podrzędna” z rozwijanej listy.

W rezultacie pojawi się okienko umożliwiające utworzenie nowego procesu sprawy podrzędnej na dwa sposoby:

• wyszukując według przekierowań wiadomości e-mail - możesz określić adres skrzynki pocztowej, na który ludzie będą wysyłać wiadomości e-mail w celu tworzenia elementów pracy. Często skrzynka mailowa reprezentuje pewną część zadania, w ramach którego chcesz utworzyć nowy element pracy. By skrócić ten proces, dodaliśmy tutaj użyteczną funkcję, która pozwala wyszukiwać według skrzynki pocztowej i od razu zawężać liczbę procesów sprawy podrzędnej do wyboru. Wybór skrzynki pocztowej spowoduje ograniczenie rozwijanej listy opcji tylko do procesów powiązanych z tą skrzynką.

• wybierając klienta, kontrakt, usługę oraz proces sprawy podrzędnej do uruchomienia (jeśli do wyboru jest tylko jedna opcja, wyświetlone zostaną wartości domyślne). Jako „Klient” sprawy podrzędnej automatycznie ustawiony zostanie klient sprawy, z której sprawa podrzędna jest tworzona (czyli nadrzędnej).

Następnie można dostosować następujące ustawienia sprawy podrzędnej:

Odnośnik do nowej sprawy podrzędnej pojawi się na karcie „Sprawy podrzędne”, a nie na karcie „Odnośniki”.

Karta „Sprawy podrzędne”

Na karcie „Sprawy podrzędne” wyświetlone zostaną następujące informacje dotyczące każdej sprawy podrzędnej danej sprawy:

• Ikona aktualnego stanu

• Numer referencyjny sprawy podrzędnej i tytuł sprawy

• Liczba czynności - liczba czynności związanych z tą sprawą podrzędną Właściciel – właściciel sprawy (jeśli została zdefiniowany)

• Kolejka – kolejka sprawa (jeśli została zdefiniowana)

• Termin zakończenia – termin zakończenia sprawy

• Przycisk służący do rozwinięcia sprawy podrzędnej w celu wyświetlenia jej czynności

Opis numeru referencyjnego sprawy podrzędnej

Numery referencyjne spraw podrzędnych odczytuje się w następujący sposób:

Wstępne zgłoszenie sprawy

Sprawy można rozpoczynać w następujący sposób:

• Przez przychodzącą wiadomość e-mail (jeśli dana skrzynka pocztowa jest odpowiednio skonfigurowana).

• Przez czynność „Rozpocznij sprawę” w toku innej sprawy.

• Ręcznie za pomocą łącza „Utwórz nowy element pracy” na pasku narzędzi Work Managera.

• Uruchomienie automatyczne.

• Poprzez integracje z innymi podmiotami.

Różne statusy spraw

W przypadku ręcznego uruchomienia sprawy bezpośrednio w Enate, będzie ona znajdowała się w stanie „Wersji roboczej”, dopóki nie zostanie przesłana po raz pierwszy.

Przy ręcznym uruchamianiu należy wypełnić „Krótki opis sprawy”.

Gdy sprawa zostanie przesłana do Enate, będzie miała status „Do zrobienia”, dopóki nie zostanie przejęta przez określony zasób - może to być człowiek lub bot. Gdy zaczniesz aktualizować sprawę znajdującą się w tym stanie:

• zostanie automatycznie przypisana do ciebie

• status zmieni się na „W toku”

Można również samodzielnie zmienić status. Oznacza to, że prace są obecnie w toku i pozostaną w tym stanie do czasu ich rozwiązania – zakładając, że np. nie trzeba czekać na dalsze informacje.

Ustawienie statusu elementu z powrotem na „Do zrobienia”

Jeśli użytkownik wybrał sprawę przez pomyłkę lub doszedł do wniosku, że nie będzie w stanie posunąć jej dalej, może cofnąć swoje przypisanie i przekazać je do innego zasobu lub po prostu zwrócić element do kolejki. Można to zrobić i po 10 sekundach, i po pół godzinie, a system automatycznie zmieni wówczas stan elementu z powrotem na „Do zrobienia”, aby wszyscy wiedzieli, że praca nie będzie kontynuowana, dopóki nie zajmie się nią inny zasób. Można także ręcznie ustawić stan elementu z powrotem na „Do zrobienia”, jeśli na przykład użytkownik zaczął nad nim pracować przez pomyłkę i chce szybko cofnąć zmianę stanu.

Podobnie, jeśli praca zostanie odrzucona przez robota, jej status zostanie cofnięty na „Do zrobienia” w ramach procesu przekazywania jej do wykonania przez zasoby ludzkie.

Wymaga uwagi

Dodatkowo, jeśli wystąpi problem ze sprawą (zwykle jest to spowodowane problemem z jedną z jej czynności), sprawa zostanie przeniesiona z powrotem do stanu „Do zrobienia”.

Gdy sprawa znajdzie się w tym stanie, właściciel sprawy może zobaczyć to wraz z przyczyną (czyli najczęściej stwarzającą problemy czynnością) na karcie informacyjnej. Jako właściciel sprawy masz do dyspozycji różne możliwości:

• Wznowienie prac od poprzedniego kroku albo zakończonej czynności w ramach tego kroku.

• Ustawienie statusu sprawy „Oczekuje – Pauza”.

• Cofnięcie sprawy do stanu „W toku”.

• Ręczne uruchomienie / ponowne uruchomienie czynności.

Wykorzystywanie statusu „Oczekuje” w przetwarzaniu spraw

Jeśli podczas przetwarzania sprawy zajdzie konieczność tymczasowego wstrzymania prac z powodu oczekiwania na dodatkowe informacje lub innego chwilowego utrudnienia, należy ustawić status Oczekuje.

Żadne nowe czynności dla tej sprawy nie zostaną uruchomione, dopóki sprawa nie przejdzie z powrotem do stanu „Do zrobienia” albo „W toku”. Użytkownicy mogą wykonywać czynności, które zostały już uruchomione i są aktywne, ale po ich zakończeniu żadne nowe czynności nie będą uruchamiane.

Wybierając dla sprawy status „Oczekuje”, trzeba wskazać typ oczekiwania. Opcje są następujące:

1. Oczekuje na więcej informacji

2. Oczekuje do

3. Wstrzymane

Status „Oczekuje na więcej informacji” dla spraw

Wpływ na zegar SLA: po ustawieniu tego statusu zegar SLA zostaje WSTRZYMANY, JEŚLI termin zakończenia sprawy (ustawiony podczas jej tworzenia) ma włączoną opcję „Dodaj czas oczekiwania”. Jeśli opcja ta jest wyłączona, zegar SLA odmierza czas BEZ PRZERW.

Jeśli podczas przetwarzania sprawy zajdzie konieczność tymczasowego wstrzymania prac z powodu oczekiwania na informacje od klienta lub strony trzeciej, należy ustawić status „Oczekuje na więcej informacji”.

Żadne nowe czynności dla tej sprawy nie zostaną uruchomione, dopóki sprawa nie przejdzie z powrotem do stanu „Do zrobienia” albo „W toku”. Użytkownicy mogą wykonywać czynności, które zostały już uruchomione i są aktywne, ale po ich zakończeniu żadne nowe czynności nie będą uruchamiane.

Po przejściu do stanu „Oczekuje na więcej informacji” należy z rozwijanej listy wybrać powód.

Po potwierdzeniu statusu „Oczekuje na więcej informacji” sprawa zostanie przeniesiona z Roboczej skrzynki odbiorczej użytkownika na jego listę „Moja praca”, jako że do nadejścia odpowiedzi nie da się posunąć prac dalej.

Po otrzymaniu oczekiwanych informacji sprawa wróci do Roboczej skrzynki odbiorczej i otrzyma dodatkowo podświetlony status „Do zrobienia”.

Termin zakończenia w przypadku wstrzymania zegara SLA dla spraw o statusie „Oczekuje na więcej informacji”

Po ustawieniu statusu „Oczekuje na więcej informacji” wyświetlane będą pozostałe godziny SLA dla danej sprawy. Dla wyjaśnienia:

jeśli status sprawy jest ustawiony na „Oczekuje na więcej informacji” i termin zakończenia sprawy (ustawiony w Builderze podczas jej tworzenia) ma włączoną opcję „Dodaj czas oczekiwania”, wówczas system wstrzyma zegar SLA. W związku z tym wyświetlany zwykle na pasku nagłówka sprawy termin jej zakończenie zostanie ukryty (bo nie możemy go znać, dopóki zegar SLA nie ruszy ponownie!). W jego miejsce system pokaże czas, jaki pozostał do upłynięcia terminu zakończenia sprawy w chwili ustawienia jej statusu „Oczekuje na więcej informacji” (lub jak bardzo była w tej chwili opóźniona, jeśli termin już minął).

Przykład: Jeśli nie minął jeszcze termin zakończenia sprawy, wyświetlana będzie wiadomość w postaci: Termin: Wstrzymane x h y m przed terminem.

Przykład: Jeśli termin zakończenia sprawy już upłynął, wyświetlana będzie wiadomość w postaci: Termin: Wstrzymane x h y m po terminie.

Status „Oczekuje do” dla spraw

Wpływ na zegar SLA: Gdy sprawa ma ustawiony ten status, zegar SLA odmierza czas BEZ PRZERW.

Jeśli podczas przetwarzania sprawy zajdzie konieczność tymczasowego wstrzymania prac do określonej daty lub godziny, należy ustawić status ”Oczekuje do”.

Żadne nowe czynności dla tej sprawy nie zostaną uruchomione do chwili osiągnięcia daty wznowienia. Użytkownicy mogą wykonywać czynności, które zostały już uruchomione i są aktywne, ale po ich zakończeniu żadne nowe czynności nie będą uruchamiane.

Wybierając ten status dla sprawy, trzeba wskazać żądaną datę i godzinę wznowienia.

Po potwierdzeniu statusu „Oczekuje do” sprawa zostanie przeniesiona z Roboczej skrzynki odbiorczej użytkownika na jego listę „Moja praca”, jako że do nadejścia daty wznowienia nie da się posunąć prac dalej.

Po nadejściu ustawionej daty sprawa wróci do Roboczej skrzynki odbiorczej i otrzyma dodatkowo podświetlony status „Do zrobienia”.

Status „Wstrzymane” dla spraw

Wpływ na zegar SLA: gdy sprawa ma ustawiony ten status, zegar SLA odmierza czas BEZ PRZERW.

Jeśli podczas przetwarzania sprawy zajdzie konieczność tymczasowego wstrzymania prac, ale użytkownik nie czeka ani na żadne informacje od klienta lub strony trzeciej, ani na nadejście określonej daty lub godziny, wówczas należy ustawić status „Wstrzymane”.

Żadne nowe czynności dla tej sprawy nie zostaną uruchomione, dopóki użytkownik nie zmieni tego statusu na „Do zrobienia” albo „W toku”. Nie ma możliwości automatycznego wyprowadzenia sprawy ze stanu wstrzymania – można to zrobić tylko ręcznie. Użytkownicy mogą wykonywać czynności, które zostały już uruchomione i są aktywne, ale po ich zakończeniu żadne nowe czynności nie będą uruchamiane.

Po potwierdzeniu statusu „Wstrzymane” sprawa zostanie przeniesiona z Roboczej skrzynki odbiorczej użytkownika na jego listę „Moja praca”, jako że nie da się posunąć prac dalej bez ręcznej zmiany statusu na „Do zrobienia” albo „W toku”.

Gdy taka zmiana zostanie dokonana, sprawa wróci do Roboczej skrzynki odbiorczej i otrzyma dodatkowo podświetlony status „Do zrobienia”.

Rozwiązywanie sprawy

Kiedy wszystkie czynności w sprawie zostaną zakończone, system przeniesie sprawę do stanu „Rozwiązane”, jeśli dla sprawy ustawiono wyświetlanie okna opinii. Sprawa pozostanie w tym stanie przez krótki okres, podczas którego usługobiorca może odpowiedzieć, a sprawa może zostać ponownie otwarta ręcznie lub automatycznie po otrzymaniu nowej przychodzącej wiadomości e-mail lub informacji zwrotnej.

Gdy czas wyświetlania okna opinii upłynie bez żadnej odpowiedzi lub jeśli sprawa w ogóle nie ma okna opinii, wówczas sprawa przechodzi w stan pełnego „Zamknięcia”. Każda kolejna otrzymana wiadomość uruchomi nowy element pracy.

Anulowanie/Porzucenie sprawy

Wybranie tej opcji i naciśnięcie przycisku potwierdzenia spowoduje porzucenie sprawy. Zostanie ona całkowicie zamknięta i nie będzie już dostępna do przetwarzania. Jeśli ponownie otworzysz zakładkę dla tego elementu, system potwierdzi, że sprawa została przerwana.

Ekran sprawy ma taki sam ogólny układ jak ekrany zapytania i czynności, dzieli z nimi również te same podstawowe możliwości, takie jak dodawanie uwagi do elementu pracy, wysyłanie wiadomości e-mail, przeglądanie załączonych plików i odnośników oraz przeglądanie komunikacji i osi czasu, ale zawiera też pewne funkcje specyficzne tylko dla spraw.

Tytuł sprawy

W górnej części ekranu znajdziemy pełny kontekst sprawy w następującej postaci:

Nazwa klienta – Nazwa kontraktu – Nazwa usługi – Nazwa procesu sprawy

Przykład:

Krótki opis sprawy jest wyświetlany po prawej stronie ekranu. Aby można było go edytować, na ekranie informacyjnym sprawy w Builderze należy zaznaczyć opcję „Zezwalaj na zmianę tytułu”.

To tytuł, który będzie wyświetlany na górze karty sprawy.

To również tytuł, który pojawi się też w kolumnie „Tytuł” na siatce strony domowej.

Można również skopiować numer referencyjny i tytuł sprawy, klikając ikonę kopiowania na karcie:

Przeglądanie czynności sprawy

Ekran sprawy jest rozplanowany w taki sposób, by prowadzone dla niej czynności były jak najlepiej widoczne. Pomaga w tym dodatkowa karta „Czynności”, która pozwala użytkownikowi szybko zobaczyć status czynności danej sprawy i uzyskać do nich dostęp. Jest ona domyślnie wyświetlana w tej sekcji sprawy.

Znajdują się na niej następujące informacje (dla każdej czynności należącej do danej sprawy):

• ikona aktualnego statusu;

• numer referencyjny czynności;

• tytuł i instrukcje dla sprawy;

• termin zakończenia, osoba przypisana, kolejka;

• status w postaci tekstowej.

Czynności są wyświetlane według:

1. Statusu – od góry czynności o statusie „Wersja robocza”, „Do zrobienia”, „W toku”, „Oczekuje”, „Rozwiązane”, „Zamknięte”. Jeśli wszystkie statusy są takie same, czynności są wyświetlane według:

2. Terminu zakończenia – od góry czynności o najbliższym terminie. Jeśli wszystkie terminy zakończenia są takie same, czynności są wyświetlane według:

3. Czasu pozostałego po wstrzymaniu – od góry czynności, którym pozostało najmniej czasu po wstrzymaniu. Jeśli czas pozostały po wstrzymaniu jest taki sam dla wszystkich czynności, są one wyświetlane według:

4. Numeru kroku – od góry czynności o najniższym numerze kroku. Jeśli wszystkie numery kroku są takie same, czynności są wyświetlane według:

5. Daty rozpoczęcia / Czasu rozpoczęcia – od góry czynności z najbliższą datą lub czasem rozpoczęcia. Jeśli data lub czas rozpoczęcia są takie same dla wszystkich czynności, są one wyświetlane według:

6. Numeru referencyjnego

Sprawy podrzędne

Sprawy podrzędne są tworzone z już istniejącej sprawy macierzystej i zachowują z nią połączenie, ale zachowują się zgodnie z własną konfiguracją. Sprawa macierzysta nie będzie mogła zostać zakończona, dopóki nie zostaną zakończone wszystkie jej sprawy podrzędne.

By utworzyć nową sprawę podrzędną, należy kliknąć przycisk „+ element pracy” znajdujący się obok sekcji kart danej sprawy, a następnie wybrać „Sprawa podrzędna” z rozwijanej listy.

Na karcie „Sprawy podrzędne” wyświetlone zostaną sprawy podrzędne danej sprawy.

Więcej informacji o sprawach podrzędnych można znaleźć tutaj:

Przeglądanie elementów pracy powiązanych ze sprawą

Inną cechą ekranu sprawy jest możliwość uruchomienia sprawy lub zapytania z poziomu sprawy w celu utworzenia „Powiązanej” relacji pomiędzy elementami pracy.

Elementy utworzone w ten sposób zachowają połączenie z oryginalną sprawą lub zapytaniem i zostaną wyświetlone na karcie „Odnośniki”, dzięki czemu łatwiej śledzić całą grupę powiązanych ze sobą elementów pracy.

Więcej informacji można znaleźć tutaj:

Termin

Data zakończenia sprawy zostanie wyświetlona w określonym kolorze, który wskazuje, czy termin jest:

Na czas:

Do dziś:

Zaległy:

Zmiana terminu zakończenia

Jeśli konfiguracja Buildera pozwala na modyfikację terminu zakończenia sprawy, wówczas wystarczy kliknąć termin na wstążce nagłówka i zmienić datę w wyskakującym okienku.

Osoba przypisana

Na ekranie sprawy znajdziemy również informację o tym, czy i komu został przypisany ten element pracy.

Można przenieść lub cofnąć przypisanie sprawy, a także przypisać je sobie.

Więcej informacji o przypisywaniu pracy w Enate można znaleźć tutaj:

Panel boczny

Status sprawy

Karta informacyjna pokazuje aktualny status sprawy i umożliwia jego zmianę, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Główna etykieta po lewej stronie karty informacyjnej wyświetla aktualny status sprawy. Przycisk rozwijanej listy po prawej stronie umożliwia wybranie statusu, jaki można nadać sprawie w ramach jej przetwarzania.

Więcej informacji o przetwarzaniu sprawy można znaleźć tutaj.

Kolor obramowania karty informacyjnej odnosi się do bieżącego statusu i zmieni się (podobnie jak sam status) po kliknięciu przycisku, potwierdzając tym samym aktualizację danych.

Jeśli status elementu pracy zmieniany jest na „W toku”, po jego potwierdzeniu karta tego elementu pozostanie otwarta. W przypadku zmiany statusu na jakikolwiek inny, np. „Czekaj” lub „Odrzucone”, karta zostanie automatycznie zamknięta. Etykieta pod statusem z góry o tym poinformuje.

Poniżej znajdują się następujące informacje:

• Ustawiony przez – kto ustawił dany status;

• Powód – przyczyna zmiany statusu (może być dokonana ręcznie lub w ramach procesu);

• Data – kiedy status został zmieniony;

• Ostatnio zaktualizowany przez – kto dokonał ostatniej zmiany danych sprawy;

• Ostatnio zaktualizowany – kiedy dokonano ostatniej zmiany danych sprawy.

Przeglądanie ustawień sprawy

Na karcie ustawień znajdziemy szczegółowe informacje o sprawie, w tym:

• kontekst sprawy (klient>kontrakt>usługa>proces sprawy);

• kto, w jaki sposób i kiedy utworzył sprawę;

• Zatrzymaj ze mną – opcja pozwalająca użytkownikowi zatrzymać sprawę przy sobie;

• Zatrzymaj ze mną – opcja pozwalająca użytkownikowi zatrzymać czynność przy sobie;

• Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail – opcja umożliwiająca wysyłanie automatycznych wiadomości dla sprawy. W tej chwili jest ona dostępna tylko dla automatycznych potwierdzeń utworzenia sprawy.

• Liczba wpisów – będzie w tym miejscu wyświetlana, jeśli zostało to ustawione w Builderze. Jeśli jest wyświetlana, jej wartość można edytować.

Kontakty dla sprawy

Na karcie kontaktów można wskazać osoby związane z daną sprawą.

Domyślnie dostępne są następujące relacje:

• Kontakt główny – osoba, z którą należy się kontaktować w sprawie bieżącej sprawy. Dla sprawy wskazanie tego kontaktu może, ale nie musi być obowiązkowe, w zależności od konfiguracji Buildera.

• Wnioskodawca – osoba, która złożyła pierwotny wniosek. Dla sprawy wskazanie tego kontaktu może, ale nie musi być obowiązkowe, w zależności od konfiguracji Buildera.

• Podmiot – osoba, której dotyczy sprawa.

Bardzo często w trzech powyższych przypadkach będzie wskazana ta sama osoba.

• DW – wszelkie inne osoby, które mogą być uwzględniane w korespondencji. Jeśli kontakt jest oznaczony tylko jako „DW”, będzie wyświetlany na osobnej liście (ukrytej do czasu wyboru kontaktu tego rodzaju dla danego elementu pracy).

Kontakty dla sprawy zwykle nie są wstawiane automatycznie, dlatego trzeba dodać je ręcznie. W tym celu należy wyszukać dany kontakt na karcie kontaktów.

Jeśli wyszukanie nie przyniosło rezultatów, ponieważ użytkownika nie ma jeszcze w systemie, opcja „Utwórz kontakt” umożliwia dodanie go do bazy i uzupełnienie jego danych.

Po wpisaniu adresu e-mail system odczyta i wstawi w odpowiednie pola imię i nazwisko kontaktu. Po dodaniu wszystkich informacji i kliknięciu przycisku „Utwórz kontakt” nastąpi przekierowanie z powrotem do elementu pracy.

Dodany ręcznie kontakt zostanie domyślnie ustawiony jako „Kontakt główny”, „Wnioskodawca” i „Podmiot”, ale tagi te można później przypisać do innych kontaktów.

Śledzenie czasu

Aby umożliwić bardziej efektywne zarządzanie SLA, Enate pozwala użytkownikom śledzić czas potrzebny do zakończenia danego elementu pracy – zarówno w ujęciu całościowym, jak i w rozbiciu na poszczególne zasoby.

Na karcie „Śledzenie czasu” danego elementu pracy zliczany jest czas trwania poszczególnych sesji przeglądarki, podczas których pracowano nad tym elementem.

Więcej informacji o śledzeniu czasu można znaleźć tutaj:

Karta inteligentna

Dodatkowo użytkownik ma do dyspozycji kartę inteligentną, którą można skonfigurować w taki sposób, by wyświetlała niestandardowe dane.

Zobacz tutaj, aby uzyskać więcej informacji:

Karta błędów

Jeśli w Builderze skonfigurowane zostały kategorie błędów dla sprawy, na ekranie zapytania w Work Managerze wyświetlana będzie ich karta. Użytkownicy znajdą na niej zapis problemów, jakie pojawiły się podczas przetwarzania danej sprawy. Karty błędów można włączyć w zakres informacji wyświetlanych na pulpitach nawigacyjnych wykorzystywanych w analityce biznesowej, aby wspomóc wykrywanie tych obszarów działalności, które wymagają większej uwagi.

Rozwijana lista „Strona winna” określa, kto ponosi odpowiedzialność za wystąpienie danego błędu. Do wyboru jest agent, centrum obsługi lub klient.

Jeśli błąd zostanie usunięty, użytkownik może otworzyć określoną sprawę i jej błąd, a następnie oznaczyć go jako rozwiązany. Błędy można kasować, gdy status sprawy to „W toku”.

Jeśli znajdująca się w sekcji „Ustawienia systemu” w Builderze opcja „Ogranicz modyfikację błędów” jest włączona, możliwości edycji szczegółów jakichkolwiek błędów na karcie będzie ograniczona. Konkretnie: o ile każdy agent obsługi może zawsze DODAĆ wpis błędu i oznaczyć go jako rozwiązany, o tyle uprawnienia do wprowadzania kolejnych zmian lub usuwania szczegółów będzie miał tylko agent, który utworzył ten konkretny błąd.

Działania uruchamiane z ekranu sprawy

Przerobienie sprawy

Jeśli podczas zajmowania się sprawą wystąpiły problemy, użytkownik ma możliwość jej przerobienia. W tym celu należy wybrać zakładkę „Przerób” z ekranu sprawy.

Więcej informacji na temat przerabiania sprawy można znaleźć tutaj:

Ręczne rozpoczęcie czynności

W większości przypadków czynności dla sprawy są uruchamiane automatycznie (w ramach procesu lub na podstawie harmonogramów). Jeśli jednak konfiguracja systemu to umożliwia, można również rozpocząć je ręcznie z poziomu sprawy za pośrednictwem funkcji „Rozpocznij czynność”.

Więcej informacji na temat ręcznego rozpoczynania czynności ze sprawy można znaleźć tutaj:

Pozostałe informacje na temat ekranu sprawy

Otrzymano nowe informacje

Jeśli dla sprawy nadejdzie nowa wiadomość e-mail, ikona nowych informacji zostanie podświetlona. Kliknięcie na nią ujawni, kiedy otrzymano nową informację.

Podświetlenie ikony zniknie, gdy użytkownik oznaczy nową informację jako przeczytaną. Z kolei opcja „Oznacz jako nowe” umożliwia oznaczenie informacji jako nieprzeczytaną.

Standardowa procedura operacyjna

To odnośnik do skonfigurowanej w Builderze standardowej procedury operacyjnej dla danego elementu pracy.

Najczęściej działania w sprawie są uruchamiane automatycznie (albo przez przepływ procesów, albo na podstawie harmonogramów). Jeśli jednak akcja została skonfigurowana do ręcznego uruchamiania, możesz to zrobić z poziomu procesu.

Wybrać zakładkę „Rozpoczęcie czynności" w sekcji „Czynności". W panelu wynikowym wybierz typ akcji do uruchomienia (musi być skonfigurowany jako ręcznie uruchamiany w Kreatorze), ustaw termin i określ, ile akcji chcesz uruchomić. Określ instrukcje działania, jeśli chcesz, aby różniły się one od domyślnych wyświetlanych instrukcji.

Naciśnij "Rozpocznij Czynność", aby potwierdzić. Możesz odświeżyć ekran, aby zobaczyć nowo utworzoną akcję:

Zakładka nie zostanie zamknięta po uruchomieniu nowej akcji, ponieważ jest to czynność dodatkowa, która nie modyfikuje aktualnego procesu.

Jeśli podczas zajmowania się sprawą wystąpiły problemy, użytkownik ma możliwość jej przerobienia.

Ze sprawy

By przerobić ją ze sprawy, należy wybrać zakładkę „Przerób”. Pojawi się panel z wyborem miejsca, w którym sprawa zostanie ponownie uruchomiona. Sprawę można przerobić od określonego kroku albo od określonej czynności. Można również wybrać harmonogram, jeśli ustawienia systemu pozwalają na to danemu użytkownikowi.

Dodatkowo, jeśli sprawa do przerobienia ma jakieś powiązane aktywne sprawy podrzędne lub ręcznie uruchomione czynności (czynności doraźne), można zdecydować się na ich zakończenie w ramach przerabiania sprawy.

Gdy wszystko będzie gotowe, należy nacisnąć przycisk „Przerób” na karcie informacyjnej i rozpocząć przerabianie sprawy.

Status sprawy zmieni się na „W toku”.

Wszystkie aktywne czynności będące częścią danej sprawy zostaną zamknięte z chwilą ustawienia sprawy do przerobienia.

Utworzone zostaną kopie tych czynności – wszystkie ze statusem „Do zrobienia”.

Na osi czasu dodany zostanie wpis informujący o tym, kto i kiedy ustawił sprawę do przerobienia oraz numer kroku i czynność, od których należy rozpocząć jej ponowne opracowywanie. Po wybraniu na osi czasu filtra „Historia przeróbek sprawy” te same informacje pojawią się na osiach czasu powiązanych ze sprawą elementów pracy, czyli jej czynności oraz spraw podrzędnych.

Z czynności

By przerobić sprawę z czynności, należy wybrać zakładkę „Przerób”. Pojawi się panel z wyborem miejsca, w którym sprawa zostanie ponownie uruchomiona. Sprawę można przerobić od określonego kroku albo od określonej czynności. Można również wybrać harmonogram, jeśli ustawienia systemu pozwalają na to danemu użytkownikowi.

Dodatkowo, jeśli sprawa do przerobienia ma jakieś powiązane aktywne sprawy podrzędne lub ręcznie uruchomione czynności (czynności doraźne), można zdecydować się na ich zakończenie w ramach przerabiania sprawy.

Gdy wszystko będzie gotowe, należy nacisnąć przycisk „Przerób” na karcie informacyjnej i rozpocząć przerabianie sprawy.

Wszystkie aktywne czynności będące częścią danej sprawy, łącznie z czynnością, którą aktualnie zajmuje się użytkownik, zostaną zamknięte z chwilą ustawienia sprawy do przerobienia:

Dla danej sprawy zostaną utworzone kopie tych czynności – wszystkie ze statusem „Do zrobienia”.

Na osi czasu dodany zostanie wpis informujący o tym, kto i kiedy ustawił sprawę do przerobienia oraz numer kroku i czynność, od których należy rozpocząć jej ponowne opracowywanie. Po wybraniu na osi czasu filtra „Historia przeróbek sprawy” te same informacje pojawią się na osiach czasu powiązanych ze sprawą elementów pracy, czyli jej czynności oraz spraw podrzędnych.

Automatyczne przypisanie czynności rozpoczętych podczas przerabiania sprawy

Jeśli dla aktualnie przerabianej sprawy utworzono czynność, zostanie ona automatycznie przypisana do tego samego użytkownika, który wcześniej ją wykonywał (czyli użytkownika, który wcześniej zakończył czynność lub, jeśli nie została ukończona, jako ostatni był do niej przypisany).