Skorzystaj z Szybkiego wyszukiwania, aby wyszukać osoby, Elementy pracy oraz komunikację.
Domyślnie Szybkie wyszukiwanie wyszukuje wszystkie trzy kategorie, ale możesz skupić się na wyszukiwaniu tylko jednej z nich, wybierając z lewej strony rozwijanego nagłówka Szybkiego wyszukiwania.
Można wyszukiwać elementy pracy (czyli zapytania, sprawy i czynności), wpisując w szybkim wyszukiwaniu powiązane z nimi słowa kluczowe.
Jeśli wyników jest zbyt dużo, można filtrować je dalej, wybierając określony typ elementu pracy.
Wyniki wyszukiwania zawierają odniesienie, tytuł, nazwę procesu, status elementu pracy, termin zakończenia (oznaczony kolorami czerwonym, pomarańczowym i zielonym) oraz imię i nazwisko osoby, do której dany element jest aktualnie przypisany.
Ponadto za pomocą suwaka można filtrować wyniki wyszukiwania według daty rozpoczęcia od „Dzisiaj” do „Miniony rok”, a także wskazywać konkretne zakresy dat.
Najechanie kursorem na element pracy w szybkim wyszukiwaniu spowoduje wyświetlenie ikony „Przejmij”. Kliknięcie jej natychmiast przypisze ten element do użytkownika.
Z kolei kliknięcie samego elementu w wierszu otworzy go w nowej karcie.
Pracowników można wyszukiwać według imienia, nazwiska, firmy i adresu e-mail.
Ponadto do systemu można dodawać dalsze właściwości rozszerzone o osoby, a wszystkie właściwości tekstu / ciągu można wyszukiwać w Szybkim wyszukiwaniu. Na przykład, możesz mieć kontakt ze stroną trzecią z atrybutami 'Nazwa kraju' itp., które będą mogły być wyszukiwane w Szybkim wyszukiwaniu.
Kryteria, które można przeszukiwać, np. „Numer pracownika” jest wyświetlany, gdy rekordy są zwracane w wynikach Szybkiego wyszukiwania, w wierszu pod nazwą kontaktu.
Jeśli masz wiele wyników, możesz je przefiltrować, klikając „Kontakt” lub „Agent”. Kiedy klikniesz na kontakt, system pokaże tylko kontakty z odpowiednimi kryteriami wyszukiwania.
Kliknięcie osoby otworzy stronę Działania kontaktu, na której można wyświetlić bieżącą i historyczną aktywność - elementy pracy związane z tą osobą - całą jej komunikację i rozpocząć dla niej nową pracę.
Uwaga: Będziesz mógł zobaczyć tylko adresy e-mail i kontakty należące do firm, do których masz dostęp. Ustawienia te są konfigurowane w programie Builder, kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji.
Jeśli szukasz nowego kontaktu, którego aktualnie nie ma w systemie, możesz utworzyć nowy kontakt z samego Szybkiego wyszukiwania. Przejdź do wyszukiwarki osób w Szybkim wyszukiwaniu i kliknij „dodaj kontakt”.
Po kliknięciu w „dodaj kontakt” system zdekoduje i automatycznie wypełni imię, nazwisko i adres e-mail. Po wypełnieniu wszystkich informacji i kliknięciu utwórz kontakt, nastąpi przejście do „strony aktywności kontaktu” użytkownika.
Uwaga: kontaktowy adres e-mail w systemie musi być unikatowy.
Można wyszukiwać komunikację (czyli wiadomości e-mail, uwagi i pozycje komunikacji samoobsługi), wpisując w wyszukiwarce słowa kluczowe z wiadomości e-mail (z tematu, treści lub danych kontaktowych w polach Od, Do, DW i UDW), uwagi lub pozycji komunikacji samoobsługi.
Wyniki można filtrować dalej, wybierając określony typ komunikacji (przychodząca wiadomość, wychodząca wiadomość, uwaga, komentarz samoobsługi), klikając jedną z ikon u góry.
Suwak pozwala filtrować wyniki według daty odebrania lub wysłania (od „Dzisiaj” do „Miniony rok”), a także wskazywać konkretne zakresy dat.
Wyniki wyszukiwania zostaną wyświetlone od najnowszych według daty wysłania albo otrzymania wiadomości e-mail.
Wyniki wyszukiwania wiadomości e-mail będą zawierać takie szczegóły, jak adres Do/Od (w zależności od tego, czy dana wiadomość e-mail została wysłana, czy odebrana), wskazującą na to ikonę (jeśli wiadomość e-mail została wysłana przez użytkownika lub członka jego zespołu, wówczas ikona będzie zielona, a jeśli wiadomość została odebrana przez użytkownika lub członka jego zespołu – niebieska), temat wiadomości, a także kilka pierwszych wierszy jej treści wiadomości e-mail oraz czas jej wysłania bądź odebrania.
Wyniki wyszukiwania uwag zawierają autora uwagi, kilka pierwszych wierzy jej treści oraz datę sporządzenia.
Kliknięcie danej pozycji komunikacji otworzy związany z nią element pracy w nowej karcie.
W szybkim wyszukiwaniu można wyszukiwać pliki lub elementy pracy poprzez dołączone do nich pliki. Wyszukiwanie plików obejmuje pliki bezpośrednio połączone z danym elementem pracy ORAZ pliki, które zostały załączone do komunikacji danego elementu.
W wynikach wyszukiwania zawarte będą szczegóły takie jak typ pliku (np. czy został on dołączony do elementu pracy, czy do jego komunikacji), data ostatniej aktualizacji pliku (jeśli plik jest dołączony do elementu pracy) lub kiedy wiadomość e-mail została wysłana/otrzymana (jeśli plik jest załącznikiem do komunikacji), numer referencyjny i tytuł elementu(-ów) pracy, do którego plik jest dołączony oraz temat komunikacji (jeśli plik jest załącznikiem do komunikacji). Wyniki wyszukiwania zostaną posortowane od najnowszych według daty ostatniej aktualizacji pliku lub daty wysłania/otrzymania wiadomości e-mail, jeśli plik jest załącznikiem do komunikacji. Kliknięcie nazwy pliku spowoduje pobranie jego kopii.
Uwaga: użytkownik może zobaczyć tylko te pliki i elementy pracy, do których ma dostęp na podstawie posiadanych uprawnień. Uprawnienia te należy skonfigurować w Builderze (kliknij tutaj, by uzyskać więcej informacji). Nie da się również wyszukać tych plików albo załączników do komunikacji, które zostały usunięte.
Dodatkowo, aby ograniczyć problemy związane z wydajnością, w wynikach wyszukiwania nie będą zwracane:
Załączniki do komunikacji rozpoczynające się od „Mime Attachment”
Załączniki do komunikacji rozpoczynające się od „MIME-Attachment”
Nadal można wyszukiwać załączników tekstowych w formacie MIME, ale wyniki będą dotyczyć tylko plików elementów pracy. Inne wyniki może zwrócić wyszukiwanie hasła „mim”.
Należy również pamiętać, że podczas wyszukiwania plików system kieruje się zasadą „zaczyna się od”, dodając symbol wieloznaczny na KOŃCU wyszukiwanego tekstu. W praktyce oznacza to, że wyszukiwarka nie odnajdzie pliku o nazwie „Invoice Processing.docx” po słowie „processing”, za to wpisanie słowa „invoice” zwróci pożądane wyniki.
Kilka dalszych wyjaśnień na temat działania szybkiego wyszukiwania: istnieją trzy różne rodzaje wyszukiwania, które są przeprowadzane równolegle podczas wprowadzania danych w wyszukiwarce:
1) Konkretne wyszukiwanie według numeru referencyjnego. Polega to na rozpoznaniu znanego formatu numeru referencyjnego dla elementów pracy w systemie, a następnie zwróceniu wyników związanych z zapytaniami, sprawami i czynnościami, które mają takie odniesienie. Możesz po prostu wpisać numer odniesienia, np. „40308-T” i system rozpozna je jako odniesienie. Nie musisz wpisywać głównego krótkiego kodu.
2) Wyszukiwanie danych niestandardowych. Jak opisano powyżej. System przeprowadzi tego rodzaju wyszukiwanie po wprowadzeniu znanego krótkiego kodu, np. „FN:” . Wyszukiwanie będzie dotyczyło pola zawierającego określoną wprowadzoną wartość. Więcej informacji na temat symboli wieloznacznych znajduje się poniżej.
3) Swobodne wyszukiwanie tekstowe elementów roboczych, komunikacji i osób we wszystkim, co wprowadza użytkownik, a co nie jest zgodne z pierwszymi dwoma typami rozpoznawanych danych. Poszczególne słowa przeszukiwane są pod kątem różnych atrybutów systemowych elementów pracy, komunikacji i osób, np. tytułu elementu pracy czy tematu i treści wiadomości e-mail.
4) Wyszukiwanie plików według zasady „zaczyna się od” – podczas wyszukiwania plików system kieruje się zasadą „zaczyna się od”, dodając symbol wieloznaczny na KOŃCU wyszukiwanego tekstu. W praktyce oznacza to, że wyszukiwarka nie odnajdzie pliku o nazwie „Invoice Processing.docx” po słowie „processing”, za to wpisanie słowa „invoice” zwróci pożądane wyniki.
Podczas wyszukiwania system doda symbol wieloznaczny na KOŃCU wpisanego tekstu, nie na początku.
W przypadku wyszukiwania niestandardowych danych wygląda to następująco: wpisanie „p:John Smi” zwróciłoby wyniki z wartością „John Smith” w polu „osoba” (person), ale wpisanie tylko „p:Smith” już NIE.
W skrócie: w przypadku wyszukiwania danych niestandardowych, szukamy dokładnej wartości pola lub początku wartości. Wyszukiwanie dowolnego tekstu nie jest do końca takie samo, ponieważ w tym przypadku wyszukiwarka będzie starała się szukać wyników dla pojedynczych słów, a nie dla wartości jako całości.
Symbole wieloznaczne są również dodawane na końcu wyszukiwania numerów referencyjnych.
Podczas wpisywania w szybkim wyszukiwaniu, system będzie wyszukiwał wieloznacznie na podstawie ostatniego słowa. Przykładowo: jeśli wpisujesz „John return prio”, system doda symbole wieloznaczne do ostatniego słowa i zwróci wyniki także dla słowa „priority”.
Po naciśnięciu klawisza spacji system stwierdzi, że dane słowo zostało wpisane i będzie wyszukiwał je bez końcowego symbolu wieloznacznego.
W celu zachowania wysokiej wydajności systemu, następujące elementy są ignorowane podczas wyszukiwania:
Słowa o długości od 1 do 2 znaków.
Słowa obecne na systemowej stop-liście. Są to często występujące słowa, takie jak „i”, „ja” itp., które zwróciłyby zbyt wiele wyników. Oto pełna stop-lista wyrazów, które będą pomijane we wszystkich wyszukiwaniach w Enate (zarówno w szybkim wyszukiwaniu, jak i w każdej innej systemowej wyszukiwarce).
Określone znaki, takie jak „*”, „?”, „@” itp. są ignorowane podczas korzystania z szybkiego wyszukiwania. Oto pełna lista wszystkich pomijanych znaków. Oznacza to na przykład, że po wpisaniu w polu szybkiego wyszukiwania frazy „customer.com” wyszukiwane będą słowa „customer” i „com”. Z tego powodu zaleca się umieszczanie takich kombinacji słów w cudzysłowie – wyszukanie frazy „customer.com” prawdopodobnie zwróci te wyniki, które są potrzebne.
Szybkie wyszukiwanie jest wyszukiwaniem tekstowym. Wpisywanie dat w ciągach tekstowych może dawać niespójne wyniki. Należy używać cudzysłowów wszędzie tam, gdzie jest to możliwe, jeśli wyszukiwanie ma uwzględnić cały ciąg znaków, np. „szukaj miejsca, gdzie występuje cały ten ciąg”.
Do wyszukiwania w określonych zakresach dat służą suwaki.
W przypadku wyszukiwania wielu słów będzie się ono odbywać się przy użyciu operatora „AND”, a nie „OR”, tzn. wyniki będą zawierały I „jabłka”, I „banany”, I „gruszki”.
Należy pamiętać, że szybkie wyszukiwanie wykonuje trzy niezależne wyszukiwania:
wyszukiwanie elementów pracy (spraw, czynności, zapytań),
wyszukiwanie powiązanych z nimi wiadomości e-mail oraz
wyszukiwanie osób.
W rezultacie dla wyszukiwania kombinacji trzech słów, np. „jabłka”, „banany” i „gruszki”, szybkie wyszukiwanie wyświetli wszystkie elementy pracy, w których wystąpiły wszystkie te trzy słowa oraz, osobno, wszystkie e-maile, w których wystąpiły wszystkie te trzy słowa. Jeśli dwa z tych słów pojawiają się w elementach pracy, a trzecie tylko w powiązanych e-mailach, wówczas taki wynik NIE zostanie wyświetlony.
Atrybuty elementów pracy, które są uwzględniane w trakcie wyszukiwania, to:
Numer odniesienia elementu pracy;
Tytuł;
Nazwa klienta;
Nazwa dostawcy;
Nazwa kontraktu;
Nazwa usługi;
Nazwa działu usług;
Nazwa typu procesu.
Atrybuty komunikacji, które są uwzględniane w trakcie wyszukiwania, to:
Tytuł wiadomości e-mail;
Treść wiadomości e-mail;
Adresy (Od, Do, DW, UDW)
Treść uwagi wewnętrznej (uwagi dodane w Enate / Samoobsługa).
Możesz teraz wyszukiwać elementy pracy i ich e-maile, używając elementu „Szukaj tej wartości w tym polu”. Uzyskuje się to poprzez wcześniejsze wyszukiwanie za pomocą predefiniowanego kodu wyszukiwania. Przed wpisaniem czegokolwiek w szybkim menu rozwijanym wyświetlane są wszystkie krótkie kody dostępne w systemie oraz pole, którego dotyczą.
Aby wyszukać pole, wprowadź krótki kod i żądaną wartość, np. hq: Laptop
Zwróci to element pracy (Bilet / Proces / Czynność) i wyniki komunikacji w przypadku, gdy to pole ma następującą wartość:
Uwaga: Nie należy wstawiać spacji między „:” a wartością wyszukiwania.
Możesz umieścić cudzysłowy wokół wartości wyszukiwania, aby wyszukać całą frazę jako wartość pola, którą chcesz znaleźć, np.: bn: "cała fraza"
Możesz równie dobrze wykorzystać to podejście do wyszukiwania fraz z ogólnym wyszukiwaniem dowolnego tekstu, tj. nawet jeśli nie szukasz w niestandardowym polu z zawieszonym krótkim kodem.
