Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Számos módja van annak, hogy fájlokat csatoljon egy e-mailhez.
1) Egy e-mail megírása közben fájlokat csatolhat ahhoz az e-mail-szekció aljánál található fájlok csatolása lehetőségre kattintva.
A már a Munkatételhez csatolt, és ezáltal már a Fájlok lapon megtalálható fájlok (beleértve a korábbi, a Munkatételen belüli már meglévő e-mailekhez csatoltakat is) itt kiválaszthatók lesznek. Ha túl nagy a választék, akkor a keresési funkcióval rákereshet az egyes fájlokra.
Ön továbbá a PC-jén is kereshet itt csatolható fájlokat a „PC böngészése” ikonra kattintva.
2) Kapcsolatokat adhat egy e-mailhez az e-mail-szekció aljánál található kapcsolatok csatolása lehetőségre kattintva. Ezek a már a Munkatételhez adott (és ezért a Fájlok lapon már megtalálható) kapcsolatok.
3) A Fogd és vidd technikát használva fájlokat adhat az e-mail-szekcióba.
4) Az egy szabványos szövegsablonhoz kapcsolt fájlokat a szövegsablon kiválasztásakor automatikusan hozzácsatoljuk az e-mailhez.
Amikor a rendszer automatikusan e-maileket hoz létre és elküldi azokat, előfordulhat, hogy a használt e-mail-sablon egy vagy több címkéhez kapcsolódik – a rendszer minden ezzel megegyező értékű címkével ellátott munkatételhez csatolt fájlt azonosít majd, és az elküldést megelőzően automatikusan csatolja azokat az e-mailhez.
A Munkatételhez és minden releváns/kapcsolódó Munkatételhez hozzáadott e-mail-mellékleteket a Fájlok lapon tekintheti meg.
Láthatja a fájl nevét és típusát, méretét, valamint azt, hogy mikor és ki töltötte fel azt, illetve annak a Munkatételnek a referenciaszámát is láthatja, amelyhez a fájl fel lett töltve.
Továbbá megtekintheti a fájlokhoz hozzáadott címkéket és megjegyzéseket is.
Lehetősége van a fájlok letöltésére egy e-mailből, ha megnyitja a beérkezett e-mailt, majd a mellékelt fájlra kattint annak letöltéséhez.
Amennyiben több fájl is csatolva lett, akkor lehetősége van minden fájlt egyenként letölteni, vagy dönthet az összes fájl ZIP-fájlként történő letöltése mellett is.
Lehetőség van egy kattintással több melléklet letöltésére is a kommunikáció és idővonal rész üzeneteiből. Az „Összes letöltése” ikonra kattintva minden az adott kommunikáció/idővonal részben található mellékletet letölthet.
Egyes fájlokat a jobb oldali menüben található opcióra kattintva tölthet le.
Több fájlt egyszerre a letölteni kívánt fájlok kiválasztásával, majd a képernyő tetején található opcióra kattintva tölthet le.
Több fájlt ZIP-fájlként a letölteni kívánt fájlok kiválasztásával, majd a képernyő tetején található opcióra kattintva tölthet le.
Ha a rendszere úgy lett beállítva, hogy engedélyezett az Ön számára az e-mail-mellékletek törlése, akkor Önnek lehetősége van a munkatétel fájlkártyájában található e-mailből származó mellékletek törlésére. Ez akkor hasznos, amikor az e-mail-mellékletekben bizalmas információk találhatók.
A törölt mellékletet olyan egyéb kapcsolódó munkatételekből is töröljük majd, mint egy ügy, alügy, al- és eredeti jegy műveletei, ha a jegy egyesítve lett, valamint alügyek és eredeti jegyek, ha a jegyet üggyé alakították.
De vegye figyelembe, hogy egy e-mail-melléklet felosztott jegyből vagy egy felosztott jegy aljegyéből történő törlésekor a törölt fájl az eredeti jegy egyéb aljegyéből/aljegyeiből nem törlődik.
Továbbá vegye figyelembe, hogy egy kapcsolt munkatétel mellékletének törlésével a kapcsolt munkatétel(ek) mellékletei NEM törlődnek.
Kérjük, vegye figyelembe, hogy egy Lezárt állapotú munkatétel e-mail-mellékletének törlésére nincs lehetőség.
A melléklet a rendszer minden részéből törlésre kerül, így nem kereshet majd rá a Gyorskeresőben, valamint nem csatolhatja azt egy új, a munkatételhez kapcsolódó e-mailhez.
A munkatétellel kapcsolatos további műveletek egyike sem állítja vissza a törölt mellékletet, valamint a törölt melléklet egy új összekapcsolt munkatétel létrehozásával sem állítható vissza.
Egy e-mail-melléklet törléséről az idővonalon és a kommunikációs fülön értesítjük majd Önt, amelyben látható lesz a törölt fájl neve, a törlést végző személy neve, illetve annak az e-mailnek a tárgya és dátuma/ideje, amelyhez a melléklet csatolva volt.
A sablonszövegek olyan sztandard, előre beállított szövegek, amelyeket a rendszerkonfiguráció részeként hoznak létre.
E-mail írásakor az e-mail-képernyő alján található Sablonszöveg ikonra kattintva szúrhat be sablonszövegeket. Az ikon segítségével megjelenítheti az adott szolgáltatásfajtához elérhető összes sablonszöveget, a szabad szöveges kereséssel pedig címük alapján kereshet a tételek között.
Az „Utoljára használt” funkciót is használhatja. Ehhez kattintson a legördülő listára, ahol gyorsan hozzáférhet a legrelevánsabb sablonszövegekhez. Az e-mailbe beszúrt sablonszövegek manuálisan módosíthatók.
Megjegyzés: Beillesztéskor a rendszer a sablonszövegrészekhez kapcsolódó fájlokat is csatolja.
A sablonszöveget más nyelven is megjelenítheti a legördülő lista megfelelő nyelvére kattintva.
Megjegyzés: A rendszer alapértelmezés szerint az Ön nyelvén jeleníti meg a sablonszöveget.
Ez az Ön üzleti területein folyamatban lévő munkatételekhez kapcsolódó e-maileket mutatja meg – pl. azokat, amelyeket a Munkaügyi postaládáinak főoldalán láthat. Számos szűrési lehetőség és mód érhető el a különböző adathalmazok megtekintéséhez. Használja ezt a nézetet, hogy mindig naprakész lehessen azoknak a munkatételeknek a beérkező e-mailjeivel kapcsolatban, amelyekkel Ön vagy a csapata foglalkozik.
Alapértelmezés szerint az elmúlt 90 NAPBAN kapott e-mailek jelennek csak meg. Az ügynökök a szűrő legördülő menüjét használva kiválaszthatnak egy másik (pl. régebbi) dátumot, hogy megtekinthessék az annál régebbi e-maileket, azonban vegye figyelembe, hogy a megadott dátumtartomány legfeljebb 90 nap lehet.
A Postaláda bal oldalán található összecsukható mapparészen megtekintheti a Postaládája különböző részeire mutató hivatkozásokat, amelyeket a következőkre osztottunk:
E-mailjeim – Minden a jelenleg az Ön Munkaügyi postaládájában található munkatételekhez kapcsolódó e-mail (amelyeket a főoldalán is láthat).
Csapatom e-mailjei – Minden a jelenleg az Ön csapatának munkaügyi postaládájában található munkatételekhez kapcsolódó e-mail. Ez a hivatkozás akkor látható, ha Ön egy csapatvezető, vagy láthatja munkatársait vagy a várólistákat.
Hozzárendelés nélküli e-mailek – Minden olyan hozzárendelés nélküli munkatételhez tartozó e-mail, amely azokon a várólistákon található, amelyekről Ön is dolgozik. Ez a hivatkozás akkor látható, ha Ön egy csapatvezető, vagy láthatja a munkatársait vagy a várólistákat.
Minden e-mail - ebben a szakaszban megtekintheti a munkatételekhez tartozó összes e-mailt, beleértve azokat a lezárt tételeket is az Ön üzleti területein, amelyekhez engedéllyel rendelkezik. Továbbá ebben a szakaszban Ön rászűrhet annak a munkatételnek az állapotára is, amelyhez az e-mail tartozik.
A megjelenített számok az ezekben a különböző mappákban található olvasatlan e-mailek számát mutatják.
Feldolgozatlan e-mailek - itt láthatja majd, hogy az Ön üzleti területe hány feldolgozatlan e-maillel rendelkezik, és eldöntheti, hogy mit tegyen ezekkel. A szakasz mellett szám megmutatja Önnek, hogy összesen hány e-mail található az adott szakaszban. További információkat itt találhat.
Továbbá hivatkozások is megtalálhatók itt az Ön Elküldött elemek és Postázandók felületeihez, amelyek mindegyike egy-egy külön lapon nyílik majd meg.
Láthatja a postaládájában található e-mailek listáját, valamint az önkiszolgáló felhasználói hozzászólásokat, ahol a legfrissebbek találhatók legelöl, illetve az is megtekinthető, hogy ki és mikor küldte az üzenetet, mi az e-mail tárgya, látható az üzenet törzsének első sora, valamint az, hogy melyik munkatételhez kapcsolódik az e-mail. Ezen kívül megtekintheti, hogy tartozik-e csatolmány az e-mailhez, illetve hogy kiemelt fontossággal küldték-e azt el.
Az olvasatlan e-mailek félkövéren szedetten jelennek meg, és Ön dönthet úgy, hogy az „Olvasatlan” opcióra kattintva kizárólag az olvasatlan e-mailjeit tekinti meg.
Vegye figyelembe, hogy amikor egy felhasználó megnyit egy e-mailt, akkor az adott e-mailt a továbbiakban olvasottként jelöljük meg.
Bejövő e-mailjeit lehetősége van ügyfél, szerződés, szolgáltatás, folyamat, várólista, az e-mail „Feladó” mezője, az ahhoz esetlegesen csatolt mellékletek vagy az e-mail beérkezése alapján is megszűrni.
Ha hozzáférése van a „Csapatom e-mailjei” nézethez, akkor ezeket hozzárendelt felhasználókra szűrve is megtekintheti.
A „Minden e-mail” szakaszban Ön rászűrhet annak a munkatételnek az állapotára is, amelyhez az e-mail tartozik.
Önnek lehetősége van a különböző e-mail-nézetek között váltani: válthat a saját postaládájában lévő e-mailek, azaz az „E-mailjeim” között, a csapattagjainak postaládájában lévő e-mailek, azaz a „Csapatom e-mailjei” között, az Ön várólistáján lévő, megbízott nélküli munkatételekhez tartozó beérkező e-mailek, azaz a „Hozzárendelés nélküli e-mailek” között, az azokon az üzleti területeken elérhető, munkatételekhez kapcsolódó – beleértve a lezárt munkatételeket is – e-mailek között, amelyekhez Ön engedéllyel rendelkezik, valamint azon „Feldolgozatlan e-mailek” között, amelyek megmutatják az összes az Ön üzleti területén található feldolgozatlan e-mailt, így Ön eldöntheti, hogy mit szeretne tenni velük.
Az E-mailjeim, Csapatom e-mailjei, Hozzárendelés nélküli e-mailek és Minden e-mail esetén, ha egy új e-mail érkezik be, akkor az „olvasatlan” szám frissülni fog, és a frissítés gombon egy üzenetikon jelenik meg. Önnek csak rá kell kattintania erre, hogy frissítse a postaládáját és megtekinthesse az újonnan beérkező e-maileket.
Lehetősége van egyenként olvasottnak/olvasatlannak jelölni az egyes e-maileket, azonban vegye figyelembe, hogy ez NEM lesz befolyással az új információt jelző zászlóra azon a munkatételen, amelyhez az e-mail kapcsolódik, így ha Ön olvasottnak jelöl egy e-mailt, az a munkatételen az új információt jelző ikont nem törli.
A Feldolgozatlan e-mailek esetén a szakasz melletti szám megmutatja Önnek, hogy összesen hány e-mail található az adott szakaszban. További információkat itt találhat.
Az e-mail-postafiók nézetének fő részén az aktuális kiválasztott e-mail előnézeti panelje jelenik meg. Ennek az e-mail előnézeti panelnek Ön igény szerint módosíthatja a méretét.
Amikor egy e-mailre kattint, a képernyő jobb oldalán Ön teljes egészében megtekintheti az adott e-mailt. Láthatja az e-mail tárgyát, a feladót, a címzettet, a másolatot kapó címzetteket, egy arra a munkatételre mutató hivatkozást, amelyhez az e-mail kapcsolódik, a munkatétel esedékességét, valamint az e-mail teljes tartalmát.
Ha a válasz, válasz mindenkinek vagy továbbítás lehetőségek egyikére kattint, akkor a rendszer egy új lapot nyit meg, amelyen látható a kérdéses munkatétel, Ön pedig az e-mailek szerkesztésére szolgáló képernyőre jut, ahol elkezdheti megírni az e-mailt.
A válaszlehetőségek melletti pontokra kattintva további opciók is elérhetővé válnak az Ön számára. Ezek segítségével Ön közvetlenül arra a munkatételre léphet, amelyhez az e-mail kapcsolódik (egy új lapon nyílik meg), illetve közvetlenül kinyomtathatja az e-mailt.
Továbbá Önnek lehetősége van az alapul szolgáló .eml fájl letöltésére is.
Kérjük, vegye figyelembe: ha a letölteni próbált e-mail egy olyan mellékletfájlt is tartalmaz, amelyet egy felhasználó kifejezetten kézzel törölt (pl. adatvédelmi okokból), akkor a .eml letöltési lehetőség ehhez az adott e-mailhez nem lesz elérhető – a rendszer egy a letöltés kikapcsolásának okát részletező üzenetet jelenít meg a letöltés ikonra történő kattintást követően.
Ha egy e-mail melléklettel rendelkezik, akkor Ön láthatja a melléklet nevét, méretét és a lehetőséget a letöltésre. Ha az e-mail több melléklettel is rendelkezik, akkor további opciók is a rendelkezésére állnak az összes melléklet letöltésére, vagy a mellékletek ZIP-fájlként való letöltésére vonatkozóan.
Lehetősége van az e-mailt teljes képernyős méretben is megnyitni, miközben az előnézet panel rejtve van.
A Küldés ütemezése opció kiválasztásával ütemezheti az e-mail küldésének dátumát és időpontját.
Az ütemezett e-mail megjelenik a Kommunikáció és az Idővonal lapokon, valamint az is, hogy ki és mikorra ütemezte be. Az ütemezett e-mailt azonnal elküldheti a Kommunikáció és az Idővonal lapokról is.
Vegye figyelembe, hogy nem lehetséges az olyan e-mailek beütemezése, amelyek meghaladják a Builderben beállított méretet – erről további információkat itt találhat. Azonban az e-mail méretének hitelesítése az e-mail elmentése során történik meg, nem pedig az elküldés pillanatában. Tehát ha Ön beütemezett egy 25 MB méretű e-mailt, majd az e-mailek maximálisan engedélyezett méretét 10 MB-ra csökkentik a Builderben, akkor a beütemezett e-mailt továbbra is elküldjük majd, hiszen az a beütemezés pillanatában megfelelt az engedélyezett méretkorlátnak.
Minden az Enate-be beérkező összes e-mailt automatikusan jeggyé vagy üggyé dolgozunk fel az üzlet szabályai alapján, amelyek olyan dolgokat vizsgálnak, mint hogy hová küldték el, ki küldte el és miről szól. Alkalmanként azonban az Enate-be történő beérkezést követően az e-maileket nem dolgozzuk fel egy ügybe vagy egy jegybe.
Ez a következő okok miatt fordulhat elő:
Sem a Címzett és/vagy sem a Másolatot kap e-mail-címek nem rendelkeznek a Builderben megadott egyező e-mail-útvonallal (ezek azok a szabályok, amelyek meghatározzák, hogy milyen fajta jegyet vagy ügyet kell egy beérkező e-mailnek létrehoznia).
Az e-mailben kizárólag Titkos másolatot kapó e-mail-címek szerepelnek, Címzett és Másolatot kapó címek nem.
Ha az Ön vállalkozásának bármely területén ilyen e-mailek találhatók, akkor megjelenik egy ikon a fejlécben, amely megmutatja, hogy hány ilyen e-mail van.
Ez megmutatja Önnek a jelenleg kezeletlen e-mailek számát, és ha rákattint a hivatkozásra, akkor egy felugró ablak is megjelenik, amelyben látható lesz majd, hogy ezek közül hány ilyen érkezett be az elmúlt 24 órában, valamint egy hivatkozás közvetlenül e-mail-postafiókjának Kezeletlen e-mailek részére vezeti majd Önt (egyéb esetben az e-mail-postafiókjának nézetében találhatja meg ezt).
A Work Manager e-mail-postafiók részének Kezeletlen e-mailek nézete lehetővé teszi az ügynökök számára eme kezeletlen e-mailek áttekintését, akik így megtehetik a megfelelő lépéseket. Ez az opció minden felhasználó számára látható.
Ön olyan e-maileket láthat majd, amelyeket nem sikerült egy Üggyé vagy Jeggyé feldolgozni (azaz kezeletlenek) és abba a postafiókba érkeztek be, amelyben az üzleti területe dolgozik. A többi kezeletlen e-mailt, amely egyetlen üzleti folyamatához sem kapcsolódó postafiókba érkezik be, az Ön vállalkozásának más területein dolgozó ügynökök is látni fogják majd.
Konkrétabban, ha Önnek egy e-mail-útvonalhoz kapcsolódó folyamathoz van engedélye, akkor Ön minden olyan e-mailhez kapcsolódó kezeletlen e-mailt látni fog, amely az adott csatlakozóba érkezik be, még akkor is, ha az más útvonalról származik.
A szakasz melletti szám megmutatja Önnek, hogy összesen hány e-mail található a kezeletlen e-mailek nézetben.
Az e szakaszban lévő e-maileket Ön a következők szerint szűrheti:
Postafiók címe
Postafiók neve (ha tudja). Pontosabban ez az annak a postafióknak az e-mail-címe, amely a beérkező üzeneteket kezeli.
Dátum, azaz az e-mail beérkezésének dátuma.
A feldolgozatlan e-mailek nézet lehetővé teszi az Ön számára, hogy áttekintse a beérkező e-mailek tartalmát, amely segít Önnek meghatározni, hogy hová irányítsa azt.
Miután sikeresen meghatározta, hogy hova kell azt irányítania, Önnek néhány lehetőség áll rendelkezésére:
1) Dönthet úgy, hogy a munkatétel létrehozását megelőzően egy munkatételt hoz létre az e-mailből, meghatározva annak ügyfelét, szerződését és szolgáltatását. Ha ezt teszi, az e-mail „feldolgozottá” válik, és eltávolítjuk azt a feldolgozatlan e-mailek nézetből, amikor következő alkalommal az e-mail-postafiók nézetének frissítése mellett dönt.
2) Szükség esetén az e-mail törlése mellett is dönthet (például amikor egy kéretlen üzenetről van szó). Ha ezt teszi, az e-mail „Törölve” állapotú lesz, és eltávolítjuk azt a feldolgozatlan e-mailek nézetből, amikor következő alkalommal az e-mail-postafiók nézetének frissítése mellett dönt.
Több e-mail egyidejű, tömeges törlésére is lehetőség van. Kattintson egy vagy több mezőre, és a szűrő mellett megjelenik egy törlés gomb, valamint a kiválasztott e-mailek száma.
Vegye figyelembe, hogy jelenleg nem lehet egy feldolgozatlan e-mailt egy már meglévő munkatételhez csatolni kizárólag azért, hogy egy új munkatételt hozzon létre. Azonban miután megtette ezt, még mindig használhatja az egyesítés funkciót egy már meglévő munkatétellel történő egyesítéshez.
Megjegyzés: Ezen az oldalon a felhasználók akkor is létrehozhatnak egy új munkatételt egy feldolgozatlan e-mailből, ha a „Létrehozás” engedélyt nem kapcsolták be számukra.
Ha azt veszi észre, hogy rendszeresen Önnek kell kezelnie a kezeletlen e-maileket és újra és újra ugyanarra a jegyre vagy ügyre kell azokat irányítania, akkor néhány lehetőség áll az Ön rendelkezésére:
Beszéljen a vállalati rendszergazdával, hogy áttekintsék, lehetséges-e egy új e-mail-útvonalat létrehozni ezen e-mailek elfogásához, valamint a releváns munkatételek automatikus létrehozásához.
Alternatív megoldásként már a forrásnál is megoldhatja ezt a problémát, és a kezeletlen e-mailek nézetben saját maga is létrehozhat egy egyszerű e-mail-útválasztási szabályt. Ennek módjáról lásd: „Új e-mail-útvonalak létrehozása kezeletlen e-mailekből”.
És az Enate bejövő e-mailek feldolgozásával kapcsolatos további információiért lásd ezt a részt.
A Kezeletlen e-mailek „Törlési ellenőrzés” részét használva megtekintheti az Ön által/a csapata által a kezelésük során törölt, kezeletlen beérkező e-maileket. Ez segít ellenőrizni, hogy hogyan kezelték a beérkező kezeletlen e-maileket.
A „Törlési ellenőrzés” hivatkozásra kattintva megjelenik az Ön üzleti területén törölt összes, kezeletlen e-mail nézete. Ezek olyan beérkező, kezeletlen e-mailek, amelyek esetén azok döntése mellett döntöttek ahelyett, hogy egy új ügyet vagy jegyet hoztak volna létre belőlük.
Az oldal többi e-mail-nézetéhez hasonlóan minden szűrő és értesítési lehetőség elérhető ezekhez, azonban maguk az e-mailek csak olvasható módban jelennek meg.
Egy törölt, kezeletlen e-mailre kattintva a képernyő fő részén részletesen megjelenik majd az adott e-mail, valamint minden tartalmazott melléklete is.
Továbbá az üzenet feletti fejlécen az is látható, hogy ki és mikor törölte az adott e-mailt.
Megjegyzés: A már törölt e-mailek törlése nem vonható vissza, azonban ha szeretne az e-mail szövegtestében található információkat kimásolni, akkor ezt egyszerűen a kívánt szöveg kiválasztásával és kimásolásával (a Ctrl+C billentyűkombinációt használva) teheti meg.
Itt könnyedén hozzáadhatja a blokkolni kívánt, illetve szerkesztheti vagy törölheti a már blokkolt e-mail-címeket.
Tiltsa le az összes automatikusan létrehozott e-mailt erre a címre – a rendszer SEMMILYEN automatikusan létrehozott e-mailt nem küld majd el erre a címre, ha az Címzettként, Másolatot kap vagy Titkos másolatot kap címként szerepel.
Automatikusan létrehozott e-mailek kikapcsolása, amikor egy új Jegyet/Ügyet hoz létre erről a címről – a rendszer engedélyezni fogja a Jegyek és/vagy Ügyek létrehozását az erről a címről érkező e-mailek esetén, azonban erre a címre nem küld majd automatikusan létrehozott e-maileket.
Erről a címről érkező e-mailek automatikus elutasítása levélszemétként – a rendszer lehetővé teszi a Jegyek létrehozását az erről a címről érkező e-mailek esetén, azonban a létrehozást követően a Jegy automatikusan Lezárt állapotú lesz, a megoldás módja pedig „Levélszemétként elutasítva” lesz.
A kezeletlen e-mailekkel történő munka részeként az ügynökfelhasználóknak lehetősége van közvetlenül a Work Manageren belül e-mail-útvonalakat létrehozni. A szabályok létrehozása segít megakadályozni, hogy a jövőben az ugyanilyen e-mailek a kezeletlen e-mailek közé kerüljenek, és biztosítja, hogy ezekből egy jegy vagy ügy jöjjön létre. Ez a jövőben csökkenti a kezeletlen e-mailek mennyiségét, valamint segít, hogy gyorsabban megkezdődhessen a munka ezeken a tételeken. A könnyű kezelhetőség érdekében a Work Manager-felhasználók új e-mail-útvonalak létrehozására való képessége egy a Builder Felhasználói szerepek részében ki- és bekapcsolható funkció.
Miután létrehozta ezeket a szabályokat a Work Managerben, azok azonnal élnek és működnek, azonban a Builder rendszergazdáit minden ilyen módon létrehozott új útválasztási szabályról értesítjük, és ezek mindaddig megjelölve maradnak számukra, amíg a rendszergazda nem nyugtázza azokat. A rendszergazdáknak továbbra is lehetőségük van a szabályok értékelést követő módosítására vagy akár kikapcsolására.
A Work Manager új e-mail-útvonalak létrehozására szolgáló funkciójához az Enate felhasználói szerepek rendszerén keresztül adható hozzáférés, ahol egy új opciót tettünk elérhetővé az E-mail-nézet beállításai részben.
Megjegyzés: Ez az „E-mail-útvonalak létrehozása” hozzáférés a hagyományos csapattag-szerepkörhöz BE értékre lesz állítva.
A kezeletlen e-mailekkel történő munka közben, ha az E-mail-postafiók oldalon a Kezeletlen e-mailek részben Ön úgy dönt, hogy az e-mailt egy jeggyé/üggyé dolgozza fel (az „Új munkatétel” lehetőségre kattintva), akkor a következő felugró ablakkal szembesül majd:
Lehetősége van e-mail-útvonal szerint keresni (amely automatikusan kitölti az ügyfél/szerződés/szolgáltatás/folyamat mezőket a kiválasztott postaládacímre vonatkozó javaslatok alapján), vagy manuálisan választhat. Ha ekkor a Létrehozás lehetőségre kattint, akkor azzal a szokásos módon létrehozza az e-mailből az adott jegyet vagy ügyet.
Azonban ha szeretné, hogy a továbbiakban ez automatikusan is megtörténjen, akkor még a „Létrehozás” gombra történő kattintást megelőzően kattintson az „Alkalmazás más e-mailekre” hivatkozásra a felugró ablak lábánál. Ha kiválasztotta ezt a lehetőséget, akkor a „Létrehozás” lehetőségre kattintva két dolog fog történni:
Egy kis megerősítő üzenet jelzi majd, hogy létrejött egy új munkatétel.
Egy további „Új e-mail-útválasztási szabály létrehozása” felugró üzenet jelenik meg, ahol a létrehozás megerősítése előtt kitöltheti az útválasztási szabály fennmaradó részleteit.
Eldöntheti, hogy az útvonal „Erre” vagy „Erről” típusú útvonal lesz-e, azaz
„az ERRŐL a címről érkező összes e-mailt ugyanúgy kezelje” VAGY
„az ERRE a címre érkező összes e-mailt ugyanúgy kezelje”,
majd megadhatja, hogy melyik e-mail-címet kell ezzel együtt használni. Az Enate automatikusan kitölti az e-mail-címet ahhoz a kezeletlen e-mailhez társított e-mail-címmel, amelyen Ön éppen dolgozott.
Jelen felugró ablak „Tippek” részében egy hivatkozás az Enate online súgójának Kezeletlen e-mailek oldalára vezeti a felhasználókat, amennyiben a felhasználóknak további információra van szükségük.
Amellett, hogy beállít egy az összes jövőbeli, a mintának megfelelő e-mailre vonatkozó szabályt, dönthet úgy, hogy a szabályt az összes/néhány meglévő, a szabálynak megfelelő kezeletlen e-mailen is lefuttatja. Ha így szeretne tenni, akkor válassza ki az „Automatikus alkalmazás” kapcsolót, majd a felugró ablak alsó részét.
A rendszer megmutatja majd Önnek, hogy a jelenleg kezeletlen e-mailek közül hány felel meg ennek a szabálynak, azaz hány lesz majd újra feldolgozva.
Ennek az opciónak a kiválasztásával megjelenik egy időszűrő, amely lehetővé teszi a meglévő e-mailek egy részhalmazának kiválasztását a szabály lefuttatásához (például, ha csak az egy hetes/hónapos e-mailek esetén szeretné ezt lefuttatni).
A csúszka segítségével Ön különböző dátumtartományokat állíthat be, de kiválaszthat egy adott dátumot is. A beállítás módosításakor a rendszer frissül, hogy megmutassa, pontosan hány e-mail esetén futna le ez a szabály.
Ha elégedett a választásával, akkor a „Létrehozás” gombra kattintva a szabály ismét lefut, és az e-maileket egy az Ön által megadott ügy- vagy jegytípusba újra feldolgozza majd.
Fontos megjegyzés: Miután Ön ily módon létrehozott egy új e-mail-útválasztási szabályt a Work Manager felületén, az azonnal éles lesz és minden soron következő bejövő e-mailen lefut majd.
Ha új e-mail-útvonalak lettek létrehozva a Work Manager kezeletlen e-mailek részében, akkor a rendszergazdákat egy piros pont tájékoztatja majd a Builder e-mail-ikon részében.
Az e-mail-útvonalak oldalra történő navigációkor minden soron következő navigációs részen és képernyőn jelezni fogjuk azokat az új útválasztási szabályokat, amelyekkel tisztában kell lenniük.
Az útvonalak oldalon a felhasználók egy bannert látnak majd, amely értesíti őket az új e-mail-útvonalakról, valamint azok számáról. Egy hivatkozással rászűrhetnek az útvonalakra, hogy csak azokat az újakat lássák, amelyeket ismerniük kell.
Az útvonalak táblázatban figyelmeztetjük a felhasználókat azokra az új útvonalakra, amelyeket ismerniük kell.
Javasoljuk a rendszergazdák számára ezen új útválasztási szabályok áttekintését (és azt, hogy beszéljenek azzal az ügynökkel, aki létrehozta ezeket*), hogy megbizonyosodjanak arról, hogy elégedettek-e a más szabályokkal együttesen történő futtatásukkal. Dönthetnek úgy, hogy visszavonják ezek élesítését, módosítják őket, illetve szükség esetén akár törölhetik is őket.
Ha elégedettek a szabállyal, akkor törölniük kell az „áttekintendő” lehetőséget. Az „Áttekintési szűrő törlése” hivatkozást használva visszatérhetnek a normál nézethez.
*A szabály részleteit tartalmazó felugró ablakának tetején található „Tevékenység megjelenítése” ikon használatával megtekintheti, hogy ki hozta létre az e-mail-útválasztási szabályt.
Erre kattintva megjelenik majd a szabályt létrehozó és aktualizáló személy ellenőrzési nyomvonala.
Azok az e-mailek, amelyeket egy későbbi időpontra ütemezett elküldésre, a Kimenő levelek oldalon jelennek meg.
A Kimenő lapot a navigációs linkről érheti el. A Kimenő fiókban lévő e-mailek teljes száma is megjelenik a navigációs hivatkozáson.
A Kimenő üzenetek oldal az a hely, ahol megtalálhatja a saját vagy a csapatához tartozó e-maileket, amelyeket egy későbbi időpontra terveztek elküldeni, vagy amelyeket nem sikerült elküldeni.
Amikor egy csapatvezető először jelentkezik be, a "Saját csapat e-mailek" nézetben landol. Amikor egy csapattag először jelentkezik be, a "Saját e-maileim" nézetben landol. Megváltoztathatja a kimenő levelek oldalának nézetét, hogy csak a saját kimenő leveleit, a csapat, a rendszer vagy az összes kimenő levelet mutassa. Ez a beállítás a kijelentkezéskor és a visszalépéskor elmentésre kerül.
A "Saját e-mailek" menüpont kiválasztásával láthatja az Ön által küldött, a kimenő üzenetek között lévő e-maileket.
A "Saját csapat e-mailek" menüpontban a csapata által küldött e-maileket, valamint a csapattagjai által feldolgozott, a kimenő fiókban lévő munkaelemekkel kapcsolatos e-maileket láthatja.
A "Rendszer e-mailek" lehetőség kiválasztásával láthatja azokat az e-maileket, amelyeket a rendszer automatikusan küld, például egy Jegy megosztása vagy összevonása miatt.
Az "All" (Minden) opcióval láthatja az Ön, a csapata által küldött e-maileket, valamint a csapatán kívülről érkező e-maileket, amelyekhez hozzáférése van.
A Retry ikonra kattintva manuálisan megismételheti az e-mail küldését. Az e-mail mostantól a "Újrapróbálásra vár" állapotba kerül.
Az idővonalon is megismételheti az e-mail küldését.
Az e-mail küldését a Mégsem ikonra kattintva is lemondhatja. Ezáltal az e-mail törlődik a Kimenő üzenetek közül.
Az e-mailek tömeges küldését is meg lehet ismételni vagy le lehet mondani.
Felhívjuk figyelmét, hogy a rendszer nem próbálja meg automatikusan újra a régebbi verzióról (2020.1 vagy régebbi) áttelepített e-mailek küldését. Ezeket csak manuálisan, azaz a "Retry" ikonra kattintva lehet elküldeni.
Az e-mailre való dupla kattintás megnyitja az e-mail adatait egy felugró ablakban, csak olvasható formában. Láthatja, hogy kitől érkezett az e-mail, kinek szól, stb. A felugró ablakból meg lehet próbálni és le lehet mondani az e-mail küldését.
A rácsoszlopokat a beállítások fogaskerékre kattintva állíthatja be. Ezek a beállítások mentésre kerülnek, amikor kijelentkezik és újra bejelentkezik. A "Címzett" és a "Tárgy" oszlopok kötelezőek.
Fontosság - az e-mail fontossági beállítása, azaz magas, normál, alacsony.
System Generated - ha az e-mailt a rendszer automatikusan generálta (pl. a felhasználó értesítésére, ha egy jegyet megosztottak).
Utolsó küldési kísérlet - mikor történt az utolsó kísérlet az e-mail elküldésére (automatikusan a rendszer által vagy manuálisan a felhasználó által).
Utolsó küldési hibaüzenet - üzenet, amely megjeleníti, hogy miért nem sikerült az utolsó kísérlet az e-mail elküldésére, pl. Az e-mail csatlakozó letiltva van. Kérjük, engedélyezze és próbálja meg újra.
Naplózott - az email első sikertelen elküldésének dátuma és időpontja.
Következő küldési kísérlet - mikor próbálja meg a rendszer legközelebb elküldeni az e-mailt.
Packet - a munkaelem hivatkozása, amelytől az e-mail származik. Erre kattintva a munkaelem képernyőjére jut.
Csomag típusa - ha az e-mail egy jegyhez, ügyhöz vagy művelethez kapcsolódik.
Küldés állapota - ez mutatja, hogy a kimenő postaládában lévő e-mailek milyen státuszban vannak a küldés szempontjából. Négy állapot létezik:
Sikertelen - egy ilyen Küldési státuszú e-mail küldése sikertelen volt. Az elküldéshez manuálisan "újra kell próbálni".
Újrapróbálásra vár - egy ilyen küldési státuszú e-mail
Csatolmányok száma - hány (ha van) fájl van csatolva az e-mailhez.
Az e-mailek akkor jelennek meg az Ön „E-mail-postafiók” Feldolgozatlan e-mailek nézetében a Work Managerben, ha megfelelnek a következő feltételek egyikének:
A Címzett és/vagy Másolatot kapó e-mail-címek egyike sem rendelkezik megfelelő e-mail-útvonallal.
Az e-mailben kizárólag Titkos másolatot kapó e-mail-címek szerepelnek, Címzett és Másolatot kapó címek nem.
Lásd az alábbi, részletes információkat tartalmazó táblázatot arról, hogyan kezeljük az Enate-be beérkező e-maileket attól függően, hogy az Enate-tel kapcsolatos e-mail-címek kombinációi a Címzett, Másolatot kap vagy Titkos másolatot kap mezőben tűnnek-e fel.
A bejövő e-mailek mellékleteit egy zöld e-mail-ikon jelöli:
A kimenő e-mailek mellékleteit egy kék e-mail-ikon jelöli:
Ezenkívül a rendszer automatikusan meg tudja ismételni az e-mailek küldését, ha a rendszerben automatikus hibaújrapróbálkozási mintát állított be (). Miután a rendszer a megadott maximális számú alkalommal megismételt egy e-mail küldését, a rendszer nem fogja többé automatikusan megismételni a küldést, de az e-mail küldését manuálisan, azaz a "Újrapróbálásra vár" ikonra kattintva továbbra is meg lehet ismételni.
Email Connector - annak az email-csatlakozónak a neve, amelyen keresztül a rendszer e-maileket küld. .
Újraküldési próbálkozások száma - itt látható, hogy a rendszer hányszor próbálta elküldeni az e-mailt. .
Connector Disabled - ha egy e-mailnek ez a küldési állapota van, az azt jelenti, hogy az Email Connector le lett tiltva a Builderben. .
Queue - egy ilyen Send Status (Küldés státusz) jelzésű e-mail elküldése már be van ütemezve. Azoknak az e-maileknek is ez az állapota, amelyeket akkor küldtek el, amikor a Küldés visszavonása opciót állította be (). Az, hogy ezek az e-mailek mikor kerülnek elküldésre, a Builderben beállított Automated Failure Retry Pattern () opciótól függ, további információkért lásd itt.
Forgatókönyv | Létrehozott munkatételek száma | Megjelennek a feldolgozatlan nézetben? |
---|
Egyetlen a CÍMZETT vagy Másolatot kap mezőben feltüntetett e-mail-címre küldött e-mail | 1 | Nem |
Két darab a CÍMZETT vagy Másolatot kap mezőben feltüntetett e-mail-címre küldött e-mail | 2 vagy több | Nem |
Egy darab a CÍMZETT, egy darab a Másolatot kap, illetve egy darab a Titkos másolatot kap mezőben feltüntetett e-mail-címre küldött e-mail | 1-1 a CÍMZETT és Másolatot kap címre | Nem |
*Egy darab a CÍMZETT, illetve egy darab a Titkos másolatot kap mezőben feltüntetett e-mail-címre küldött e-mail | 1 a CÍMZETT mezőre | Nem |
Egy vagy több darab, kizárólag a Titkos másolatot kap mezőben feltüntetett e-mail-címre küldött e-mail Semmi sincs a CÍMZETT vagy Másolatot kap mezőben | 0 | Igen - a Titkos másolatot kap e-mail-postafiókra |
Csak 1 az Enate-ben helytelenül konfigurált e-mail-címre küldött email | 0 | Igen - a konfiguráció nélküli e-mail-címre |
Egy az Enate-ben helytelenül konfigurált e-mail-címre, és egy az Enate-ben konfigurált e-mail-címre küldött e-mail | Egy a konfigurált e-mail-címre | Nem |
Az Elküldött elemek részben megtekintheti az összes olyan az Ön üzleti területén található munkatételből származó e-mailt, amelyet elküldtek.
Megtekintheti az elküldött e-mailek előnézeti listáját, ahol a legújabbak találhatók elöl, és láthatja azt, hogy ki volt az e-mail címzettje, mikor lett elküldve, mi volt a tárgya, megtekintheti az e-mail törzsének első sorát, valamint azt, hogy melyik munkatételhez kapcsolódott az adott e-mail. Ezen felül láthatja azt is, hogy rendelkezett-e az e-mail bármilyen melléklettel, illetve kiemelt fontosságúként küldték-e el azt.
Igény szerint módosíthatja az e-mail előnézeti paneljét.
Amikor egy e-mailre kattint, a képernyő jobb oldalán Ön teljes egészében megtekintheti az adott e-mailt. Láthatja az e-mail tárgyát, a feladót, a címzettet, a másolatot kapó címzetteket, egy arra a munkatételre mutató hivatkozást, amelyhez az e-mail kapcsolódik, a munkatétel esedékességét, valamint az e-mail teljes tartalmát.
Lehetősége van az e-mailt teljes képernyős méretben is megnyitni, miközben az előnézet panel rejtve van.
Önnek lehetősége van váltani a nézetek között: megtekintheti a saját maga által elküldött e-maileket az „E-mailjeim” opcióval, valamint a csapata által elküldött e-maileket a „Csapatom e-mailjei” lehetőséggel.
Önnek lehetősége van válaszolni egy elküldött e-mailre, mindenkinek választ küldeni vagy továbbítani az elküldött e-mailt. Ha ezeknek a lehetőségeknek az egyikére kattint, akkor a rendszer egy új lapot nyit meg, amelyen látható a kérdéses munkatétel, Ön pedig az e-mailek szerkesztésére szolgáló képernyőre jut, ahol elkezdheti megírni az e-mailt.
Elküldött e-mailjeit lehetősége van ügyfél, szerződés, szolgáltatás, folyamat, várólista, az e-mail „Címzett” mezője, valamint a dátumtartomány alapján is megszűrni, illetve aszerint is, hogy milyen állapotú az a munkatétel, amelyhez az adott e-mail kapcsolódik, rendelkezik-e az e-mail valamilyen melléklettel, valamint az alapján, hogy a rendszer hozta-e létre az e-mailt.
Vegye figyelembe, hogy amikor Ön egy dátum alapján szűr, akkor legfeljebb 90 napos időtartományra szűrhet rá.
Ha hozzáférése van a „Csapatom e-mailjei” nézethez, akkor ezeket hozzárendelt felhasználókra, valamint a feladóra szűrve is megtekintheti.
A válaszlehetőségek melletti pontokra kattintva további opciók is elérhetővé válnak az Ön számára. Ezek segítségével Ön közvetlenül arra a munkatételre léphet, amelyhez az e-mail kapcsolódik (egy új lapon nyílik meg), illetve közvetlenül kinyomtathatja az e-mailt.
Továbbá Önnek lehetősége van az alapul szolgáló .eml fájl letöltésére is.
Kérjük, vegye figyelembe: ha a letölteni próbált e-mail egy olyan mellékletfájlt is tartalmaz, amelyet egy felhasználó kifejezetten kézzel törölt (pl. adatvédelmi okokból), akkor a .eml letöltési lehetőség ehhez az adott e-mailhez nem lesz elérhető – a rendszer egy a letöltés kikapcsolásának okát részletező üzenetet jelenít meg a letöltés ikonra történő kattintást követően.
Ha egy e-mail melléklettel rendelkezik, akkor Ön láthatja a melléklet nevét, méretét és a lehetőséget a letöltésre. Ha az e-mail több melléklettel is rendelkezik, akkor további opciók is a rendelkezésére állnak az összes melléklet letöltésére, vagy a mellékletek ZIP-fájlként való letöltésére vonatkozóan.
Új e-mailt írhat egy munkaelem E-mail lapjáról.
Önnek lehetősége van egy e-mailt piszkozatként elmenteni, beütemezni egy e-mail elküldési idejét, valamint akár azonnal el is küldheti azt.
Vegye figyelembe, hogy olyan e-mail elküldésére nincs lehetősége, amely mérete meghaladja a Builderben beállított méretet.
Az e-mail elküldését követően az megjelenik majd az idővonalon, ahol Ön láthatja, hogy ki írta meg azt, kibővítve megtekintheti az e-mail tartalmát, azt, hogy mikor írták meg, valamint hogy mikor küldték el az e-mailt. Ezen felül lehetősége lesz válaszolni az e-mailre, továbbküldheti vagy kibővítheti azt, valamint akár ki is nyomtathatja az e-mailt.
Egy teljesen új e-mail megírására is lehetősége van, anélkül, hogy a munkatételt Önhöz kellene rendelni.
Az idővonalon található e-mailekre válaszolhat, vagy azokat továbbíthatja a rendelkezésre álló hivatkozásokra kattintva. Ezek a gombok akkor válnak láthatóvá, amikor az egérmutatót az e-mail-kártya fölé viszi.
A rendszer az alábbi szabályok szerint tölti ki az e-mail-címeket:
Új e-mail küldésekor a rendszer alapértelmezés szerint a kapcsolatokat tartalmazó rész elsődleges kapcsolatát használja a Címzett mezőben. A CC (Másolatot kap) cím alapértelmezés szerint ugyancsak a CC mezőkben megadott e-mail-cím lesz.
Ha több választható Feladó e-mail-cím is konfigurálva van, a rendszer az alapértelmezettet választja (azt, amelyet a Builder eszközben alapértelmezettként adtak meg), és megjelenít egy legördülő menüt, amelyből a felhasználó kiválaszthatja a megfelelő címet.
Ezek az alapértelmezett és javasolt címekre vonatkozó fenti szabályok felülbírálhatók a Builder beállításaiban a Címzett, a CC és a BCC címek esetében az ügyekre és a műveletekre vonatkozóan. Az alapértelmezettként beállított címek automatikusan megjelennek a megfelelő mezőben (ezzel a módszerrel több is beállítható). Az alapértelmezettként nem beállított, felülbíráláshoz használható címeket a Címzett/CC/BCC gombra kattintva választhatja ki.
Amennyiben a címzett/másolatot kap/titkos másolatot kap mezőkben keres egy névjegyet, akkor csak a munkatételével megegyező vállalat névjegyeit tekintheti majd meg. Azonban lehetősége van manuálisan megadni egy másik vállalathoz tartozó névjegy e-mail-címét.
Ügyeljen a következőkre: A Feladó e-mail-cím mostantól mindig megjelenik az ablakban, amikor e-mailt ír. A küldő így mindig ellenőrizni tudja, hogy melyik címről küldi az adott munkatételhez tartozó e-mailt.
Megjegyzés: Csak azon vállalatok kapcsolataihoz tartozó e-mail-címeket láthatja, amelyekhez hozzáféréssel rendelkezik. Az e-mail-címeket azonban manuálisan is megadhatja. Ezeket a jogosultságokat a Builderben lehet beállítani. További információkért kattintson ide.
E-mailek írásakor a címeket egyszerűen átmásolhatja a Címzett/CC/BCC mezők között. Ehhez használja az új „másolás” ikont, amely a megfelelő címmezőre kattintáskor jelenik meg.
Amikor olyan e-mail küld, amely új e-mail-címeket tartalmaz (olyanokat, amelyek nem tartoznak a létező kapcsolatokhoz), a rendszer megjelenít egy előugró ablakot, ahol a felhasználó új kapcsolatokként létrehozhatja őket.
Ha vannak olyan e-mail-címek, amelyekhez nem szeretne új rekordot létrehozni, egyszerűen válassza ki a megfelelő sort, és kattintson a Törlés ikonra. Emellett lehetősége van arra is, hogy a „Ne jelenjen meg többé” jelölőnégyzet bejelölésével letiltsa, hogy új e-mail-címek esetében a jövőben megjelenjen ez az előugró ablak (ezt újra bekapcsolhatja a felhasználói profil szakaszban az e-mail-aláírási beállításokkal együtt).
Az e-mail-eszköztárat használva Ön a következőket teheti:
Kitűzheti az e-mail-törzs formázására szolgáló eszköztárat
Kiemelt fontosságúként állíthatja be az e-mail fontosságát
Az e-mail-törzs formázási ikonjára kattintva megjelennek az e-mail-törzsére alkalmazható formázási lehetőségek.
Önnek továbbá lehetősége van kitűzni az e-mail-törzs formázására szolgáló eszköztárat.
Az e-mail-törzs formázására szolgáló eszköztár lehetőséget ad Önnek arra, hogy:
Kiválassza a betűtípust
Kiválassza a betűméretet
Félkövérré vagy dőltté tegye, illetve aláhúzza a szöveget
Visszavonja a korábbi változtatásait (ez a Ctrl + Z billentyűkombinációval is elvégezhető)
Megismételje a korábbi változtatásait (ez a Ctrl + Shift + Z billentyűkombinációval is elvégezhető)
Teljes képernyősre bővítse az e-mailt
Kiválassza a háttérszínt
Kiválassza a szövegszínt
Kiválassza a szöveg igazításának módját
Hozzáadjon egy számozott listát
Hozzáadjon egy felsorolást
Megváltoztassa a sorok közötti távolságot – növelje vagy csökkentse a szöveg behúzását
Beillesszen egy vízszintes vonalat
Módosítsa a sorok magasságát
Kiválassza a szöveg stílusát
Formázza a cellastílust
Beillesszen egy áthúzást (amely a szöveg kiemelésével, majd a Ctrl + S billentyűkombinációval is elvégezhető)
Alsó vagy felső indexet illesszen be
Speciális karaktereket adjon a szöveghez
Beillesszen egy hivatkozást
Beillesszen egy táblázatot
Beillesszen egy képet
Önnek továbbá lehetősége van a billentyűkombinációk listájának megtekintésére is
Amikor Ön egy e-mail-t ír (akár a Builderben egy e-mail-piszkozatot, vagy bármilyen új emailt/választ/továbbított e-mailt a Work Manager munkatételeiben), akkor a betűtípus (pl. a betűtípus stílusa és mérete) legutóbb használt beállításait elmentjük, és a következő alkalommal ugyanazt használhatja a tartalmainak megírására, így nem kell azt újra és újra beállítania.
Ezeket az értékeket elmentjük a felhasználó profiljára, így azok a Builderben és a Work Managerben egyaránt használhatók lesznek.
Ezek az értékek csak a legfelül, újonnan megírt e-mailre vonatkoznak majd – ha a felhasználó egy már korábban létező tartalomra kattint az üzenet alsó felén, akkor az adott tartalom megírásakor használt betűtípus stílusát és méretét használjuk majd. További részletekért tekintse meg a megjegyzést. Ennek a változásnak a részeként az e-mailek „új üres soraiban” található következetlenségei ezentúl eltűnnek: amikor egy új e-mailt ír, az adott e-mail tetejére mindig 2 üres sort illesztünk majd be.
Vegye figyelembe, hogy a szövegsablonok és a vázlatok azokat a betűtípus-beállításokat fogják használni, amelyeket a létrehozásukkor használtak.
Az e-mail használt betűtípusának stílusa és mérete egy e-mail megírásakor attól függ majd, hogy a szerkesztő személy már létező tartalomra kattint-e. A betűtípusok használatának logikája a következőkben olvasható, amelyre az új e-mailek létrehozásakor az üzenet tetejére automatikusan beillesztett két üres sor is hatással van:
Az 1. automatikusan beillesztett sor: azokat a felhasználó által elmentett betűtípus-beállításokat használja, amelyeket a felhasználó a legutóbbi e-mailje megírásakor használt.
A 2. automatikusan beillesztett sor: ez mindig a következő beállítást kapja: Arial – 10.
Az e-mail ezt követő tartalmának forrása a következők egyike lehet:
a levélfüzérben található korábbi e-mailek
e-mail-sablon tartalma
az e-mail-aláírás tartalmának betűtípusa és mérete ezekben a részekben az adott, már létező tartalomnak megfelelő lesz, attól függően, hogy hová kattint a felhasználó.
Az információkat külső dokumentumokból, például Excel-táblázatokból és Word-dokumentumokból is átmásolhatja az e-mailekbe, és weboldalakról HTML-tartalmat is beszúrhat.
Ha nagyobb területet szeretne használni az e-mailek megtekintéséhez, használja az előugró ablak funkciót.
A Küldés visszavonása beállítás lehetővé teszi, hogy az e-mailek elküldésének időpontjához időbeli késleltetést adjon, így megszakíthatja az e-mail elküldését, vagy az e-mailt az elküldés előtt áttekintheti.
A Felhasználói beállításokban beállíthatja a Visszavonás küldési időt.
Ha a küldés visszavonásának ideje be van állítva, megjelenik egy felugró ablak, amely lehetővé teszi az e-mail elküldésének visszavonását.
Ezenkívül, amikor a küldés visszavonásának ideje be van állítva, lehetősége lesz arra, hogy az idővonalon azonnali e-mailt küldjön, amely felülírja a Küldés visszavonása konfigurációjában megadott időbeli késleltetést, és arra is, hogy az e-mail küldését teljesen visszavonja.
Ha a Küldés visszavonása lehetőség ideje van beállítva, az e-mailek a kimenő levelek lapján a Várakozik küldési státusszal jelennek meg.
Önnek minden típusú (bejövő/kimenő/törölt/sikertelen/beütemezett) e-mail esetén lehetősége van letöltenie az alapul szolgáló .eml fájlt. Ez a rendszer több olyan helyéről is elérhető, ahol az e-mailek láthatók, pl. a munkatétel kommunikáció és idővonal részeiről, az e-mail-postafiókból, valamint az elküldött elemek nézetből.
Kérjük, vegye figyelembe: ha a letölteni próbált e-mail egy olyan mellékletfájlt is tartalmaz, amelyet egy felhasználó kifejezetten kézzel törölt (pl. adatvédelmi okokból), akkor az .eml letöltési lehetőség ehhez az adott e-mailhez nem lesz elérhető – a rendszer egy a letöltés kikapcsolásának okát részletező üzenetet jelenít meg a letöltés ikonra történő kattintást követően.
Ahhoz, hogy sokkal rugalmasabbá tegyük az Ön e-mailekkel végzett munkáját, lehetővé tettük az e-mailek piszkozatként történő elmentését, ha még nem áll készen azok elküldésére. Így mostantól amikor egy e-mailt fogalmaz meg egy munkatételben, dönthet úgy, hogy piszkozatként menti az adott e-mailt, és később visszatér ahhoz.
Amikor Ön egy e-mailt ír egy munkatételben, dönthet úgy, hogy piszkozatként menti az e-mailt, és később visszatér ahhoz. A piszkozatokat legfeljebb 90 napig mentjük el.
Vegye figyelembe, hogy Ön nem lesz képes egy e-mailt piszkozatként elmenteni, ha annak mérete meghaladja a Builderben beállított értéket – erről további információkat itt találhat.
Ha be van kapcsolva Önnél a Piszkozatok szűrő a kommunikáció/idővonal lapon (vegye figyelembe, hogy a frissítést követően ez automatikusan alapértelmezetten be lesz Önnél kapcsolva), akkor Ön minden az adott munkatételhez kapcsolódó piszkozatként mentett e-mailt a kommunikáció/idővonal lapon láthat.
Láthatja, hogy ki és mikor hozta létre a piszkozatot, valamint megtekintheti annak első néhány sorát is.
Ha az e-mail-nézet kibővítésére kattint, akkor továbbá megtekintheti azt az e-mail-címet, amelyről a piszkozatot kiküldik majd, a címzett címét, az esetlegesen másolatot kapó e-mail-címeket, minden mellékletet, valamint az e-mail teljes tartalmát is, ha ezek a piszkozat mentésekor már meg voltak adva.
Egy piszkozat állapotú e-mail szerkesztésére az idővonalról van lehetőség, ha a „Piszkozat frissítése” lehetőségre kattint. Ez megnyitja az e-mail-szerkesztőt, ahol szerkesztheti a piszkozatot. Vegye figyelembe, hogy csak annak a munkatételnek a piszkozat állapotú e-mailjét szerkesztheti vagy törölheti, amelyhez az adott e-mail tartozik.
Önnek továbbá lehetősége van a piszkozat törlésére, az e-mail egy felugró ablakban történő megnyitására, illetve kinyomtatására.
Több felhasználó is dolgozhat egy adott piszkozaton, azonban nem egyszerre. Egy bizonyos munkatétel több piszkozat állapotú e-maillel is rendelkezhet. Ezek mindegyike megtekinthető és szerkeszthető a munkatétel kommunikáció/idővonal lapján.
Ha egy munkatétel már rendelkezik egy piszkozattal, a rendszer figyelmezteti Önt erre, amikor egy új e-mail megírásába kezd, így eldöntheti, hogy szeretné-e folytatni az új e-mail megírását, vagy inkább a piszkozat állapotú e-mail szerkesztése mellett dönt.
Ha egy munkatétel egy piszkozat állapotú e-maillel rendelkezik, Ön pedig egy Üggyé alakít át egy Jegyet vagy egyesíti azokat, akkor amennyiben a „Piszkozatok” szűrő és a „Tartalmazza a kapcsolódó munkatételeket” szűrő be van kapcsolva, Ön a kommunikáció/idővonal lapon megtekintheti az e-mail-piszkozatot vagy a kapcsolódó csoportban lévő összes munkatételt.
Az e-mail-piszkozat annak a munkatételnek a referenciaszámával együtt lesz látható az idővonalon, amelyhez tartozik.
Vegye figyelembe, hogy a piszkozat állapotú e-maileket nem másoljuk át egy új kapcsolt munkatétel kommunikációinak másolásakor, akkor sem, ha a „Kommunikációk átmásolása” opció be van kapcsolva.
Az e-mail-piszkozat kommunikáció/idővonal lapján látható melléklet ikon megmutatja Önnek, hogy csatoltak-e bármilyen fájlt a piszkozat állapotú e-mailhez.
Kattintson, hogy kibővítse a kommunikáció/idővonal nézetet, amely megmutatja Önnek a melléklet nevét, és lehetőséget ad arra, hogy letölthesse azt.
Továbbá minden az e-mail-piszkozatokhoz csatolt fájl megjelenik majd a fájlok lapon, és egy piszkozat ikonnal jelöljük meg őket. Ön itt megtekintheti, letöltheti vagy törölheti az e-mail-piszkozatokhoz csatolt fájlokat. Vegye figyelembe, hogy az e-mail-piszkozatok fájljaihoz megjegyzések vagy címkék nem adhatók.