A Tömeges létrehozás funkció lehetővé teszi az Ön számára, hogy nagyszámú ügyet és/vagy jegyet hozzon létre az Excel-táblázatokból történő adatok feltöltése esetén.
A tömeges létrehozás oldalra mutató hivatkozást a „Tömeges létrehozás” hivatkozásra kattintva találhatja meg az „Új munkatétel létrehozása” legördülő menüben.
Ezáltal a tömeges létrehozás képernyő egy új lapon jelenik majd meg. Erre a képernyőről kiválaszthatja, hogy ügyeket vagy jegyeket szeretne tömegesen létrehozni. Ezt követően letöltheti a megfelelő Excel-sablont, kitöltheti azt, majd feltöltheti az oldalra – ügyelve arra, hogy előtte minden kötelező mezőt kitöltsön.
Letöltheti az Excel-fájl egy sablonját. A rendelkezésre álló Excel-sablonok az Ön Enate felhasználói beállításaiban aktuálisan beállított nyelvnek megfelelőek lesznek.
Amint hozzáadta az adatokat az Excel-fájlhoz, mentse el és zárja be, majd a Tömeges létrehozás képernyőn kattintson, hogy kiválassza a fájlt.
Ezt követően az „Egyedi cím” opció használatával eldöntheti, hogy szeretné-e engedélyezni a duplikált címmel rendelkező munkatételek létrehozását. Ha kikapcsolva hagyja ezt az opciót, akkor azzal engedélyezi a duplikált címmel rendelkező munkatételek létrehozását. Ennek a funkciónak a bekapcsolásával biztosítja, hogy minden olyan munkatétel esetén, amelynek címe megegyezne egy másik elem címével a feltöltési fájlban, sikertelen lesz az érvényesítés.
Ha elégedett, kattintson a „Feltöltés” gombra. Ezzel feltölti a képernyőjén látható fájlban található ügyekkel vagy jegyekkel kapcsolatos adatait.
Ön az alábbi információkat láthatja majd:
Összesen – azoknak a feltöltött fájlban lévő elemeknek a száma összesen, amelyeket létre fogunk hozni
Létrehozva – azon elemek száma, amelyek sikeresen létre lettek hozva (ez a létrehozást megelőzően nulla lesz)
Problémák – az érvényesítési problémákkal rendelkező elemek száma (ezeket az elemek sikeres létrehozása előtt ki kell javítani)
Nincs elindítva – a létrehozásra váró elemek száma
Továbbá a rácson látni fogja, hogy hozzáadtunk egy „Állapot” és egy „Hivatkozás” oszlopot – ezeket a rendszer tölti majd ki, amikor az elemeket létrehozza.
Mindössze annyit kell tennie, hogy rákattint a „Tételek létrehozása” lehetőségre, és a rendszer megkezdi az ügyeinek/jegyeinek létrehozását. A megjelenített információk frissülnek, hogy megmutassák a sikeresen létrehozott tételek számát, valamint a létrehozott munkatételek referenciaszámát.
Ha Ön az Enate 2022.5-ös vagy újabb verzióját használja, kérjük, használja a tömeges létrehozás oldalán található terméksablonokat. Ha az Enate 2022.4-es vagy annak régebbi verzióját használja, kérjük, használja az alábbi sablonokat.
Önnek lehetősége van az Excel-fájl sablonok letöltésére, hogy a következő hivatkozásokból tömegesen jegyeket hozhasson létre:
Önnek lehetősége van az Excel-fájl sablonok letöltésére, hogy a következő hivatkozásokból tömegesen ügyeket hozhasson létre:
Az egy ügy létrehozásához kötelezően kitöltendő mezők a következők:
Ügyfél
Szerződés
Szolgáltatás
Ügy – a folyamat neve
Cím – az egyes ügyekhez tartozó munkatételek címe
Vegye figyelembe, hogy az Elsődleges kapcsolat és a Kérelmező mezők csak akkor kötelezőek egy ügyhöz, ha a „Tegye kötelezővé a kapcsolatokat” opció a Builder Szolgáltatásfajták képernyőjén „be” van kapcsolva a tömegesen létrehozott ügytípus esetén. Ha nem szeretné kitölteni ezeket a mezőket, győződjön meg arról, hogy betartja a kapcsolati bejegyzések követelményeit.
Az egy jegy létrehozásához kötelezően kitöltendő mezők a következők:
Ügyfél
Szerződés
Szolgáltatás
Jegy – a folyamat neve
Cím – az egyes jegyekhez tartozó munkatételek címe
Jegy leírása
1. szintű jegykategória
2. szintű jegykategória
3. szintű jegykategória
Elsődleges kapcsolat – a fő kapcsolat, akivel Ön a kéréssel kapcsolatban kommunikál. Lásd a kapcsolati bejegyzések követelményeiről szóló részt
Kérelmező – az a kapcsolat, aki az eredeti kérést elküldte. Lásd a kapcsolati bejegyzések követelményeiről szóló részt
Vegye figyelembe, hogy minden megadott adatnak meg kell egyeznie a rendszerben már meglévő értékekkel, eltérő esetben érvényesítési hibák jelennek majd meg.
A tömegeslétrehozás-fájlban használt minden kapcsolatfelvételi adatnak (pl. elsődleges kapcsolat, kérelmező, érintett és titkos másolatot kapó partnerek) meg kell felelnie a következő szabályoknak:
a kapcsolat e-mail-címét kell használni
a kapcsolatnak már léteznie kell a rendszerben
a kapcsolat hatályának ugyanarra az ügyfélre kell vonatkoznia, mint aki alatt az ügyet/jegyet létrehozzák majd
Az opcionális mezők, amelyeket mind a jegyek, mind pedig az ügyek esetében ki lehet tölteni:
Érintett – az a kapcsolat, akiről a munkatétel szól. Lásd a kapcsolati bejegyzések követelményeiről szóló részt.
Másolatot kapó címek – bármely további olyan kapcsolattartó személy, akit a levelezésre rácsatolhat. Lásd a kapcsolati bejegyzések követelményeiről szóló részt. Továbbá vegye figyelembe, hogy amikor kettő vagy több másolatot kapó e-mail-címet ad hozzá, akkor a címeket egy pontosvesszővel (;) kell elválasztania szóközök használata nélkül, pl. user.one@example.net;user.two@example.net.
Határidő felülbírálása – adja meg az új esedékességi dátumot. Lásd a dátumformázásról szóló részt.
Ne küldjön automatikus e-maileket a kapcsolatoknak – eldöntheti, hogy szeretne-e a rendszer által automatikusan kiküldött e-maileket küldeni – például visszaigazolást kérő e-maileket – a munkatétel kapcsolatai számára. Írja be az „Igaz” vagy „Hamis” értéket – ez az angoltól eltérő nyelvekre is vonatkozik.
Kérjük, vegye figyelembe, hogy minden megadott dátumnak a következő formátummal kell rendelkeznie:
NN-HH-ÉÉÉÉ ÓÓ:PP
Vegye figyelembe, hogy a beírt órák és percek 24 órás rendszerformátumban (ok, 23:00) vagy 12 órás rendszerformátumban is lehetnek, utóbbi esetben DE/DU értéket kell beírnia a szám után (pl. 11:00 DE).
Példák az érvényes dátumformátumokra:
25-05-2022 23:25
25-05-2022 11:25 DU
Ha úgy dönt, hogy nem ad meg órákat és perceket, akkor a rendszer alapértelmezetten a 00:00 időpontot állítja be.
Ön továbbá átadhatja az egyéni adatmezőket az éppen létrehozandó ügyekbe/jegyekbe. Ehhez adjon meg egy olyan oszlopnevet, amely pontosan megfelel az Enate-ben szereplő adatmező nevének. Ha ezen egyedi mezők bármelyikét kötelezőnek jelölték meg az Ön ügyfolyamatának beállításában, akkor Önnek meg KELL adnia egy értéket ennek a mezőnek az oszlopában a feltöltött fájl minden sorához (egyéb esetben a sor érvényesítése sikertelen lesz, és nem hozunk létre hozzá egy ügyet).
A tömeges létrehozás az alábbi listában található egyéni mezőtípusokat támogatja:
Jelölőnégyzet
Csak dátum – lásd a dátumformázásról szóló részt.
Dátum és idő – lásd a dátumformázásról szóló részt.
Decimális szám
E-mail-cím
Hiperhivatkozás – vegye figyelembe, hogy a személyre szabott megjelenített szöveggel rendelkező hiperhivatkozások nem támogatottak, azaz a hiperhivatkozás mezőbe beírt szövegnek a hiperhivatkozás teljes URL-jének kell lennie, pl. https://www.enate.io/ és NEM Enate Website.
Lista
Hosszú szöveg
Többszintű lista
Rövid szöveg
Egész szám
A tömeges létrehozás nem támogatja az alábbi egyéni mezőtípusokat:
Táblázatok
Entitáskapcsolat
Továbbá a munka tömeges létrehozása esetén a következő rendszertulajdonság-mezők sem támogatottak:
Tartsa nálam
Tartsa a műveletet nálam
Hibák
Fájlok
Ha bármilyen érvényesítési hiba lép fel, akkor ezeket pirossal kiemelve jelenítjük meg, és egy „figyelmeztetés” állapotjelző ikonnal jelöljük meg. Ha a bemeneti értékek egy teljes oszlopban hibásak, akkor az érvényesítési hibákat a rács alján jelenítjük majd meg, például ha egy olyan mezőoszlopra hivatkozik a feltöltési fájl, amely nem létezik a rendszerben. Ha a bemeneti értékek egy adott sor esetén helytelenek, akkor egy „figyelmeztetés” állapotjelző ikonnal jelöljük azt meg a sor elején, és az egyes érvényesítési hibákat pirossal kiemelve jelenítjük meg. Önnek ezt követően módosítania kell a fájlt, rá kell kattintania a „fájl módosítása” lehetőségre, majd ki kell választania a frissített feltöltendő fájlt.
Ezt követően Ön még mindig folytathatja az ügy érvényes tételeinek létrehozását a feltöltési fájlból. A rendszer átugorja majd az érvénytelen sorokat, és megerősíti az érvényesek létrehozását, azonban az érvénytelen tételeket meg kell oldani azelőtt, mielőtt létre lehetne őket hozni. Ön ezt a fájl módosításával teheti meg, majd rá kell kattintania a „fájl módosítása” lehetőségre, majd ki kell választania a frissített feltöltendő fájlt.
Kattintson ide a tömeges létrehozás potenciális érvényesítési hibáinak teljes listájához:
A tömeges létrehozást az Enate által kínált összes nyelv is támogatja. Francia, német, spanyol, portugál brazil, román, lengyel, magyar és orosz.
Megjegyzés: a tömeges létrehozás sablonjának a bejelentkezett felhasználó előnyben részesített nyelvével megegyező nyelvűnek kell lennie. Például ha egy spanyol felhasználó szeretne egy tömegeslétrehozás-sablont feltölteni, akkor a feltölteni kívánt sablonnak is spanyol nyelvűnek kell lennie.
Továbbá a tömegeslétrehozás-sablonban az oszlopfejlécek értékeinek meg kell egyeznie az Enate Builderjének Lokalizációs oldalán beállított értékekkel. Ha a Lokalizációs oldalon megváltoztatták az olyan mezők fordításait, mint az elsődleges kapcsolat, kérelmező, érintett vagy bármilyen egyéni adatmező, akkor a tömegeslétrehozás-sablon oszlopfejléceinek meg kell egyeznie ezekkel az értékekkel.
A felhasználók kétféle módon hozhatnak létre munkát a Work Managerben:
Az „Új munkatétel létrehozása” lehetőséggel. Ez a legördülő menü az eszköztárból érhető el. A felhasználó a megfelelő üzleti kontextus alatt elindít egy ügyet vagy jegyet.
A „kapcsolattevékenységi” oldalról, amelyre gyakran híváskezelési oldalként is hivatkozunk. Ezen az oldalon a szolgáltatásügynök először megkeresi a megfelelő személyt (gyakran a szolgáltatásközpontot felhívó egyén), és közvetlenül hozzá létrehoz egy munkatételt, pl. jegyet vagy ügyet.
Egy munka létrehozásához kattintson a fejlécen található „Létrehozás” hivatkozásra (kocka kép). Ekkor megjelenik a képernyőn egy legördülő menü, ahol elindíthat egy új munkatételt. A legördülő menüben megjelenő hierarchia a következő: vállalat, szerződés, szolgáltatás, folyamatcsoport (ha be van állítva), majd a létrehozható ügyek.
Ha a Builder eszközben létrehozott egy jegyet vagy ügyet, és azt élőként állította be, az adott jegyekhez és ügyekhez automatikusan megjelenik a beviteli hivatkozás. Amikor egy hivatkozásra kattint, létrejön egy új munkatétel, amely egy új lapon fog megnyílni.
Megjegyzés: Ha a rendszert teszt üzemmódban használja, itt azok a folyamatok jelennek meg, amelyek állapota „ellenőrzött vázlat”.
Ha egy olyan személy kapcsolatoldalán tartózkodik, aki egy ismert vállalathoz tartozik (azaz ügyfélszintű hatókört használt), ennek a hivatkozásnak a nevében az ügyfél-információ nem fog szerepelni. A hivatkozások listáját szabad szöveges kereséssel szűrheti. Az adminisztrátorok a Builder beállításaival szabályozhatják, hogy Ön láthatja-e egy adott jegy/ügy beviteli hivatkozását.
Ha a kapcsolattevékenységi oldalról hoz létre egy munkatételt, akkor a kapcsolattartó automatikusan a munkatétel elsődleges kapcsolattartójává válik.
A munkatételek számos különböző módszerrel hozhatók létre. Ezek megjelennek a munkatételen, és különböző megjelenítési célokra használhatók fel – pl. táblázat oszlopaiban való megjelenítéshez vagy a Nézet képernyőn végzett kereséshez. A lehetséges „indítási” módszerek a következők:
Munkafolyamat – Egy folyamat részeként egy másik munkatétel által elindítva (például egy ügy által elindított művelet).
Manuális – A Work Managerben egy ügynök által elindítva.
Önkiszolgáló – Bejövő önkiszolgáló kérés indította el.
Robotok – RPA-robot indította el.
E-mail – Bejövő e-mail indította el.
Jegy – Jegy által elindítva.
Tömeges feltöltés – Tömeges Excel-fájl feltöltésével elindítva.
Ütemezés – A rendszerütemezés által adott napon/időpontban automatikusan elindítva.
Előfordulhat, hogy az ügyfelek olyan e-mailt küldenek, amelyet valójában egy új munkatétel elindításához kellene felhasználni, azonban mivel azt egy meglévő e-mail-láncra válaszul küldték el, egy meglévő munkatételhez lett csatolva. Ennek kiváló példája az, amikor az ügyfél egy új jegy elindításának szándékával válaszol egy e-mailre, azonban az hozzáadódik annak az e-mail-láncolatnak a munkatételéhez, amelyre válaszoltak. Ebben az esetben használja azt a funkciót, amely lehetővé teszi egy új munkatétel létrehozását azokból az e-mailekből, amelyek egy már meglévő munkatételhez lettek hozzáadva.
Ha egy felhasználó egy munkatételen dolgozva észreveszi, hogy egy olyan e-mailt, amely hozzá lett csatolva a munkatételhez, valójában egy új munkatétel létrehozására kell felhasználni, akkor használhatja azt a hivatkozást, amely az adott üzenet fölé víve az egérmutatót jelenik meg a Kommunikáció vagy az Idővonal nézetben.
Erre a hivatkozásra, majd a következő megerősítő felugró ablakra kattintva az e-mailt tulajdonképpen visszaküldjük az Enate rendszerébe egy további szabállyal, mely szerint az elem nem fűzheti hozzá magát egy már meglévő munkatételhez. Miután az e-mail sikeresen létrehozott egy új munkatételt, egy megerősítő üzenet jelenik majd meg.
Az új munkatétel létrehozását követően egy megjegyzés válik láthatóvá az adott üzenet tetején, amely tartalmazza az új munkatételre mutató hivatkozást, valamint azt, hogy az első munkatételben szereplő eredeti üzenetbejegyzés mostantól „csak olvasható” értékre lesz beállítva (mivel a továbbiakban nem használható az üzenetben szereplő kérelem feldolgozására).
Ezen felül az eredeti és az új munkatételek közötti hivatkozásokat az egyes „Összekapcsolt tételek” lapokon is megjelenítjük majd.
Érdemes megjegyezni, hogy ez az opció az eredeti, a munkatételt létrehozó e-mailen soha nem jelenik majd meg, csak a soron következő, beérkező e-maileken, amelyek mellékletként történő csatolása lehet, hogy nem megfelelő.
A oldalon az automatikusan generált beviteli hivatkozások jelennek meg.
