Varias funciones de Enate le permiten gestionar las actividades que realizan diferentes equipos, permitiéndole crear y supervisar fácilmente las tareas, incluso cuando no tiene todos los permisos para las tareas de los demás.

Puede:

• crear y enlazar tareas, incluso en áreas de negocio para las que no tiene permisos;

• compartir y añadir comunicaciones entre esas tareas.

Al lanzar un Caso o un Ticket desde uno ya existente, se crea una relación "Enlazada" entre las tareas. Las tareas creadas de este modo mantendrán un enlace con el Caso o Ticket original y se mostrarán en una pestaña de "Enlaces" dentro de ellas, lo que facilita el seguimiento de un grupo de tareas que se relacionan entre sí.

Echemos un vistazo a algunas de estas funciones, empezando por la forma de crear Tareas enlazadas...

Grupo de tareas relacionadas

El grupo de tareas relacionadas es un grupo de tareas estrechamente conectadas que, si bien se comportan de acuerdo con su propia configuración específica, tienen un impacto activo en su tarea "principal" - específicamente la tarea principal no se completará hasta que todas sus tareas "secundarias" se hayan completado primero.

Las comunicaciones se compartirán automáticamente entre las tareas relacionadas del grupo para que siempre estén visibles, y cuando responda a un correo electrónico en una tarea, la respuesta podrá verse en todas las demás tareas.

Además, los archivos, los enlaces, los defectos, las tarjetas inteligentes y los contactos también se comparten automáticamente entre todas las tareas del grupo, por lo que la actualización, por ejemplo, de un archivo en una tarea actualizará también el archivo en todas las demás tareas relacionadas del grupo.

Los grupos de tareas relacionadas incluyen lo siguiente:

• Un Caso y sus Acciones

• Un Caso y su(s) Sub-caso(s)

• El Ticket restante y otros Tickets "resueltos" si se han fusionado varios Tickets

• Un Caso "secundario" y su Ticket principal si un Ticket se ha convertido en un Caso

Tareas enlazadas

Cuando las tareas no tienen un impacto activo entre sí (es decir, no forman parte de un grupo de tareas relacionadas) pero todavía hay una conexión poco definida entre ellas y usted quiere ser capaz de saltar rápidamente a una desde otra, debe utilizar la función de Tareas enlazadas de Enate.

Las tareas con una relación "Enlazada" se comportan según su propia configuración específica y no necesitan esperar a que la otra se complete antes de poder completarse a sí misma. Puede enlazar fácilmente dos o más tareas en cualquier momento y es una forma muy útil y flexible de conectar tareas de forma flexible para que las personas de, por ejemplo, diferentes departamentos puedan estar fácilmente al día de cómo va otra tarea relacionada con el Ticket / Caso en el que están trabajando.

Las comunicaciones tampoco se compartirán automáticamente entre tareas enlazadas, pero puede elegir copiar una instantánea de las comunicaciones de una tarea a una tarea a la que esté enlazada.

Tenga en cuenta que también tiene la opción de compartir correos electrónicos entre tareas enlazadas - véase aquí para más información sobre cómo compartir correos electrónicos entre tareas enlazadas.

Además, los archivos, los enlaces, los defectos, los datos personalizados y los contactos no se compartirán automáticamente cuando se lance una nueva tarea enlazada, pero puede elegir copiar una instantánea de ellas. Cualquier actualización realizada en ellas no se reflejará en las otras tareas enlazadas.

Las tareas con una relación enlazada se mostrarán en la pestaña "Tarea enlazada" en los Casos y Tickets.

El uso de este tipo de conexión es útil si, por ejemplo, la fecha de vencimiento de un Caso no depende de que se haya completado otra tarea (por ejemplo, por un departamento diferente), pero aún así se considera útil para que las personas que trabajan en una de ellas estén al tanto de la actividad en la otra y, lo que es más importante, tengan un punto de acceso rápido a la otra.

Las tareas pueden enlazarse entre sí de las siguientes maneras:

• Un Caso o un Ticket lanzado directamente desde un Caso o Ticket existente.

• Añadiendo manualmente un enlace desde un Caso / Ticket a otro Caso o Ticket existente.

Para el trabajo compartido que se lleva a cabo a través de múltiples Casos y Tickets, usted puede compartir emails entre los elementos de trabajo enlazados para conseguir una perspectiva más general del trabajo conjunto. Usted incluso puede ver emails de elementos de trabajo a los que no tiene acceso.

Usted puede compartir emails entre elementos de trabajo de dos maneras.

1) Desde un email prexistente - Al hacer clic en el '+' icono de la parte superior de un email prexistente de la línea temporal y al seleccionar el elemento de trabajo con el que usted desea compartir el email.

2) Al componer un nuevo email - la otra manera es cuando usted escriba un nuevo email, simplemente añada el número de referencia del elemento de trabajo a Para/CC/BCC presionando el icono '+', tal como haría al añadir una dirección de correo.

Usted puede incluso usar este método cuando usted quiera compartir emails entre elementos de trabajo enlazados, sin necesidad de añadir una dirección de correo.

Este email será enviado a cualquier dirección de email especificada, y también se compartirá con los elementos de trabajo seleccionados.

Cuando alguien responda al email compartido, esa respuesta también será adjuntada a ambos elementos de trabajo.

Descripción general

El lanzamiento de un Caso o Ticket a partir de uno ya existente crea una relación "enlazada" entre las tareas.

Las tareas con una relación "enlazada" mantendrán un vínculo con el Caso/Ticket original, pero son completamente independientes, se comportan de acuerdo con su propia configuración específica y no necesitan esperar a que el otro se complete antes de poder completarse a sí mismas. Esto es útil cuando la fecha de vencimiento del Caso/Ticket original no depende de que se haya completado alguna subparte (por ejemplo, por un departamento diferente).

Las tareas enlazadas se mostrarán en una pestaña de Tarea enlazada en la pantalla de tareas, lo que facilita el seguimiento de un grupo de tareas que se relacionan entre sí.

Tenga en cuenta que solo los Casos y Tickets pueden ser "enlazados" y que cuando una tarea está enlazada a otra tarea y posteriormente se fusiona, divide o convierte en un Caso, las tareas posteriores resultantes también estarán enlazadas a la tarea original.

Por ejemplo:

• Cuando un Ticket está enlazado a otra tarea y ese Ticket se fusiona con otra tarea, la tarea fusionada restante se enlazará a la tarea original.

• Cuando un Ticket está enlazado a otra tarea y ese Ticket se divide en múltiples Tickets, los posteriores Tickets secundarios también se enlazarán a la tarea original.

• Cuando un Ticket está enlazado a otra tarea y luego ese Ticket se convierte en un Caso, el Caso posterior también se enlazará a la tarea original.

Crear un nuevo Ticket enlazado

Para crear un nuevo Ticket enlazado a partir de un Caso o Ticket existente, haga clic en el enlace “+ Tarea” que se muestra cerca de la sección de pestañas de la tarea y elija la opción de "Ticket" del menú desplegable.

En la ventana emergente resultante, puede filtrar para buscar el nuevo tipo de proceso de Ticket que desea crear de dos maneras:

• buscando por ruta de correo electrónico: puede especificar la dirección del buzón al que normalmente se envían los correos electrónicos para crear tareas. A menudo, un buzón de correo electrónico representa una parte determinada de la empresa en la que desea crear su nueva tarea. Como un atajo útil, hemos añadido una función en la que puede buscar por buzón de correo y limitar directamente los procesos de Ticket que puede elegir. Al seleccionar un buzón de correo se filtrarán las opciones desplegables a solo los procesos vinculados a ese buzón.

• seleccionando un Cliente, un Contrato, un Servicio y un proceso de Ticket para lanzar (estos serán los valores por defecto si solo hay una opción para elegir).

A continuación, puede configurar los siguientes ajustes para el Ticket:

A continuación, haga clic en Crear. Aparecerá un enlace al nuevo Ticket enlazado en la pestaña de "Enlaces".

Crear un Caso enlazado

Un Caso enlazado es un Caso que está relacionado con un Caso o Ticket, pero su Caso principal es completamente independiente. Esto es útil cuando la Fecha de vencimiento del Caso principal no depende de que se haya completado alguna sub-parte (por ejemplo, por un departamento diferente).

Para crear un nuevo Caso enlazado a partir de un Caso o Ticket existente, haga clic en el enlace "+ Tarea" que se muestra cerca de la sección de pestañas de la tarea y elija la opción de "Caso" del menú desplegable.

En la ventana emergente resultante, puede filtrar para buscar el nuevo tipo de proceso de Caso que desea crear de dos maneras:

• buscando por ruta de correo electrónico: puede especificar la dirección del buzón al que normalmente se envían los correos electrónicos para crear tareas. A menudo, un buzón de correo electrónico representa una parte determinada de la empresa en la que desea crear su nueva tarea. Como un atajo útil, hemos añadido una función en la que puede buscar por buzón de correo y limitar directamente los procesos de Caso que puede elegir. Al seleccionar un buzón de correo se filtrarán las opciones desplegables a solo los procesos vinculados a ese buzón.

• seleccionando un Cliente, un Contrato, un Servicio y un proceso de Caso para lanzar (estos serán los valores por defecto si solo hay una opción para elegir).

A continuación, puede configurar los siguientes ajustes para el Caso:

A continuación, haga clic en Crear. Aparecerá un enlace al nuevo Caso enlazado en la pestaña de "Enlaces".

La pestaña de “Enlaces”

La pestaña de Enlaces es donde puede visualizar todas las tareas enlazadas de un Ticket o Caso.​Write a caption​

Dentro de la pestaña de Enlaces se puede ver una lista de tareas enlazadas, donde se muestra la referencia, el título, la persona asignada, la lista y la fecha de vencimiento de una tarea.

También hay un icono para desenlazar la tarea si se ha enlazado por error.​

También puede desplegar Casos enlazados para ver sus Acciones.​

Tareas enlazadas para las que no tiene permisos

Si no tiene permisos para un determinado proceso de negocio, las tareas de ese proceso aparecerán en gris y no podrá abrirlas o editarlas. Sin embargo, podrá ver información de nivel superior sobre la tarea, por ejemplo, a quién está asignada, en qué lista se encuentra y cuándo vence.

Descripción general

Además de tener la posibilidad de crear nuevas tareas enlazadas desde un Caso o Ticket, también puede crear enlaces entre Casos y Tickets existentes para que pueda gestionar mejor las actividades que llevan a cabo los diferentes equipos.

Puede crear enlaces entre tareas existentes de dos maneras:

1. Desde la página de inicio

2. Desde una tarea

Enlazar tareas desde la página de inicio

Puede enlazar tareas existentes desde su Página de inicio seleccionando los Casos y Tickets de la cuadrícula de la Página de inicio (que podría estar mostrando la Bandeja de entrada de tareas, la Bandeja de entrada de las tareas del equipo, las Tareas propias o las Tareas propias del equipo) que desea enlazar y seleccionando la opción "Enlazar" que aparece en la parte superior de la cuadrícula.

El primer Caso o Ticket que seleccione será la tarea a la que se enlazarán todas las tareas seleccionadas posteriormente (o la primera en su lista si ha utilizado la opción "Seleccionar todo").

La ventana emergente le confirmará el Caso / Ticket al que se enlazarán las tareas, y las tareas específicas, antes de permitirle completar la confirmación del enlace:

Puede enlazar hasta un máximo de 50 tareas a la vez, pero no existe un límite máximo en el número de tareas que se pueden enlazar.

Si posteriormente va a este Ticket / Caso principal al que se ha enlazado todo, en su pestaña de Tareas enlazadas verá TODAS las tareas que eligió para enlazarlo.

Sin embargo, si se encuentra en una de las tareas que eligió para enlazar a este Ticket / Caso principal, en esa pestaña de Tareas enlazadas solo verá un registro de ese Ticket / Caso principal (y no de todos los demás que fueron enlazados).

Enlazar tareas existentes desde una tarea

Puede enlazar tareas existentes desde dentro de una tarea, yendo a la pantalla de la tarea y seleccionando la opción "+ Tarea" y luego eligiendo añadir la opción "Tarea existente".

En la ventana emergente, puede buscar los Casos o Tickets a los que desea enlazar esta tarea.

Se puede enlazar hasta un máximo de 50 tareas a la vez, pero no existe un límite en el número de tareas que se pueden enlazar.

Aparecerá un enlace al nuevo Caso o Ticket enlazado en la pestaña de Tareas enlazadas en la pantalla de las tareas que se han enlazado.

Desenlazar tareas

Puede desenlazar tareas en cualquier momento, yendo a la pestaña de Tareas enlazadas en la pantalla de Tarea y seleccionando el icono de Desenlazar.