Überblick

Neben der Möglichkeit, neue verknüpfte Arbeitsaufgaben aus einem Fall oder Ticket heraus zu erstellen, können Sie auch Verknüpfungen zwischen bestehenden Fällen und Tickets erstellen, um die von verschiedenen Teams durchgeführten Aktivitäten besser zu verwalten.

Sie können Links zwischen verknüpften Arbeitsaufträgen auf zwei verschiedene Arten erstellen:

1. Von der Homepage aus

2. Von einem Arbeitsauftrag aus

Arbeitsaufträge von der Homepage aus verknüpfen

Sie können vorhandene Arbeitsaufträge von Ihrer Startseite aus verknüpfen, indem Sie die Fälle und Tickets aus dem Raster der Startseite (das Ihren Arbeitseingang, den Arbeitseingang des Teams, die eigene Arbeit oder die Arbeit des Teams anzeigen kann) auswählen, die Sie miteinander verknüpfen möchten, und die Option "Verknüpfen" wählen, die oben im Raster erscheint.

Der erste Vorgang oder das erste Ticket, das Sie auswählen, ist der Arbeitsauftrag, mit dem alle weiteren ausgewählten Arbeitsaufträge verknüpft werden (oder der erste in Ihrer Liste, wenn Sie die Option "Alle auswählen" verwendet haben).

Das daraufhin angezeigte Popup-Fenster bestätigt Ihnen den Fall bzw. das Ticket, mit dem die Elemente verknüpft werden sollen, sowie die spezifischen Elemente selbst, bevor Sie die Verknüpfung bestätigen können:

Sie können bis zu 50 Arbeitsaufträge auf einmal verknüpfen, aber es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Arbeitsaufträge, die jemals verknüpft werden können.

Wenn Sie anschließend zu diesem Hauptticket / Fall gehen, mit dem alles verknüpft wurde, sehen Sie auf der Registerkarte Verknüpfte Arbeit ALLE Elemente, die Sie für die Verknüpfung ausgewählt haben.

Wenn Sie sich jedoch in einem der Arbeitsaufträge befinden, die Sie mit diesem Hauptantrag / -fall verknüpft haben, sehen Sie auf der Registerkarte Verknüpfte Arbeit nur einen Datensatz dieses Hauptantrags / -falls (und nicht alle anderen, die verknüpft wurden).

Verknüpfung vorhandener Arbeitsaufträgen aus einem Arbeitsauftrag heraus

Sie können bestehende Arbeitsaufträge aus einem Arbeitsauftrag selbst heraus verknüpfen, indem Sie auf dem Bildschirm des Arbeitsauftrags die Option "+ Arbeitsauftrag" auswählen und dann "Bestehende Aufträge" hinzufügen.

In dem daraufhin angezeigten Pop-up-Fenster können Sie nach den Fällen und/oder Tickets suchen, mit denen Sie dieses Workitem verknüpfen möchten.

Sie können bis zu 50 Arbeitsaufträge auf einmal verknüpfen, aber es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Arbeitsaufträge, die jemals verknüpft werden können.

Ein Link zu dem neuen verknüpften Fall oder Ticket wird auf der Registerkarte Verknüpfte Arbeit im Bildschirm der verknüpften Arbeitsaufgaben angezeigt.

Verknüpfung der Arbeitsaufträge aufheben

Sie können die Verknüpfung von Arbeitsaufträgen jederzeit aufheben, indem Sie auf die Registerkarte "Verknüpfte Arbeit" im Bildschirm des Arbeitsauftrags gehen und das Symbol "Verknüpfung aufheben" auswählen.

Sie können auch E-Mails zwischen verknüpften Arbeitsaufträgen teilen, damit Sie von mehreren Mitarbeitern gesehen werden können. Sie können dies sogar mit Arbeitsaufträgen machen, für die Sie keine Befugnis haben.

Sie können E-Mails zwischen verknüpften Arbeitsaufträgen auf zwei verschiedene Arten teilen.

1. Von einer existierenden E-Mail aus — Klicken Sie auf das ‚+‘-Symbol oben in der existierenden E-Mail im Verlauf und wählen Sie den relevanten Arbeitsauftrag aus, mit dem Sie die E-Mail teilen wollen.

2. Von einer neuen E-Mail aus — Eine andere Methode ist, eine neue E-Mail zu schreiben, sie können die Arbeitsauftrags-Referenz einfach in den An/CC/BCC-Abschnitt der E-Mail geben indem Sie auf das ‚+‘-Symbol klicken (So, als würden Sie eine E-Mail-Adresse hinzufügen):

Sie können diesen Ansatz auch verwenden, wenn Sie E-Mails zwischen verknüpften Arbeitsaufträgen teilen, ohne eine zusätzliche E-Mail-Adresse hinzufügen zu müssen.

Die E-Mail wird an jegliche E-Mail-Adressen geteilt, die spezifiziert wurden, sowie mit den ausgewählten Arbeitsaufträgen.

Wenn jemand auf eine geteilte E-Mail antwortet, dann wird diese Antwort an beide Arbeitsaufträge angeheftet.

Mit einigen Funktionen in Enate können Sie Aktivitäten überwachen, die von verschiedenen Teams ausgeführt werden. Sie können ganz einfach Arbeitsaufträge erstellen und beaufsichtigen, dies sogar dann, wenn Sie nicht die volle Berechtigung für einen Auftrag haben.

Gruppe von verwandten Arbeitsaufträgen

Zusammenhängende Arbeitsaufträge sind eine eng miteinander verbundene Gruppe von Arbeitsaufträgen, die sich zwar gemäß ihrer eigenen Konfiguration verhalten, sich aber aktiv auf ihren "übergeordneten" Arbeitsauftrag auswirken - insbesondere wird der übergeordnete Arbeitsauftrag nicht abgeschlossen, bevor nicht alle seine "Kinder" abgeschlossen sind.

Kommunikationen werden automatisch zwischen Arbeitsaufträgen in der zugehörigen Gruppe ausgetauscht, so dass sie immer sichtbar sind, und wenn Sie auf eine E-Mail in einem Arbeitsauftrag antworten, ist die Antwort in allen anderen Arbeitsaufträgen zu sehen.

Außerdem werden Dateien, Links, Defekte, Smartcards und Kontakte automatisch zwischen allen Arbeitsaufträgen in der Gruppe ausgetauscht, so dass z. B. die Aktualisierung einer Datei in einem Arbeitsauftrag die Datei auch in allen anderen Arbeitsaufträgen in der verwandten Gruppe aktualisiert wird.

Gruppen von verwandten Arbeitsaufträgen umfassen:

• Ein Fall und seine Aktionen

• Ein Fall und sein(e) Unterfäll(e)

• Der verbleibende Vorgang und andere "gelöste" Vorgänge, wenn mehrere Vorgänge zusammengeführt wurden

• Ein 'untergeordneter' Fall und sein übergeordnetes Ticket, wenn ein Ticket in einen Fall umgewandelt wurde

Verknüpfte Arbeitsaufträge

Wenn Arbeitsaufträge keine aktive Auswirkung aufeinander haben (d.h. sie sind nicht Teil einer Gruppe von verwandten Arbeitsaufträgen), aber dennoch eine lose Verbindung zwischen ihnen besteht und Sie in der Lage sein wollen, schnell von einem zum anderen zu springen, sollten Sie die Funktion "Verknüpfte Arbeitsaufträge" in Enate verwenden.

Arbeitsaufträge mit einer 'verknüpft'-Beziehung verhalten sich gemäß ihrer eigenen Konfiguration und müssen nicht auf die Fertigstellung des anderen warten, bevor sie selbst fertiggestellt werden können. Sie können jederzeit zwei oder mehr Arbeitsaufträge miteinander verknüpfen und es ist eine sehr nützliche, flexible Methode, um Arbeitsaufträge locker miteinander zu verbinden, so dass z.B. Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen leicht auf dem Laufenden bleiben können, wie andere Arbeiten im Zusammenhang mit dem Ticket/Fall, an dem sie gerade arbeiten, ablaufen.

Die Kommunikation wird auch nicht automatisch zwischen verknüpften Arbeitsaufträgen ausgetauscht, aber Sie können einen Schnappschuss der Kommunikation in einem Arbeitsauftrag in einen Arbeitsauftrag kopieren, mit dem er verknüpft ist.

Beachten Sie, dass Sie auch die Möglichkeit haben, E-Mails zwischen verknüpften Arbeitsaufträgen auszutauschen - siehe hier für weitere Informationen zum Austausch von E-Mails zwischen verknüpften Arbeitsaufträgen.

Außerdem werden die Dateien, Verknüpfungen, Defekte, benutzerdefinierten Daten und Kontakte nicht automatisch freigegeben, wenn Sie einen neuen verknüpften Arbeitsauftrag starten, aber Sie können wählen, ob Sie einen Schnappschuss von ihnen kopieren möchten. Alle Aktualisierungen, die an ihnen vorgenommen werden, werden in den anderen verknüpften Arbeitsaufträgen nicht berücksichtigt.

Arbeitsaufträge mit einer verknüpften Beziehung werden auf der Registerkarte "Verknüpfte Arbeitsaufträge" in Fällen und Tickets angezeigt.

Diese Art der Verknüpfung ist nützlich, wenn z. B. das Fälligkeitsdatum eines Vorgangs nicht von der Fertigstellung einer anderen Arbeit (z. B. durch eine andere Abteilung) abhängt, aber es wird dennoch als nützlich angesehen, dass Personen, die an einem der beiden Vorgänge arbeiten, über die Aktivitäten des anderen informiert sind und, was wichtig ist, einen schnellen Zugriff auf den anderen Vorgang haben.

Arbeitsaufträge können auf folgende Weise miteinander verknüpft werden:

• Ein Fall oder ein Ticket wird direkt aus einem bestehenden Fall oder Ticket heraus gestartet.

• Manuelles Hinzufügen einer Verknüpfung von einem Fall/Ticket zu einem anderen bestehenden Fall oder Ticket.

Überblick

Wenn Sie innerhalb eines Falls oder eines Tickets einen neuen Fall oder ein neues Ticket erstellen, führt dies zu einer „verknüpften“ Beziehung zwischen den beiden Arbeitsaufträgen.

Arbeitsaufträge mit „verknüpften“ Beziehungen bleiben mit den ursprünglichen Fällen/Tickets verknüpft, sind aber komplett unabhängig, befolgen ihre eigene Konfiguration und können auch schon vor dem anderen Arbeitsauftrag abgeschlossen werden. Das ist nützlich, damit das Fälligkeitsdatum des ursprünglichen Falls/Tickets nicht vom Abschluss eines untergeordneten Auftrags abhängig ist (der vielleicht von einer anderen Abteilung durchgeführt wird).

Sie können verknüpfte Arbeitsaufträge in der „Verknüpfte Arbeitsaufträge“-Registerkarte auf dem Arbeitsauftrag-Bildschirm aufrufen. Das erleichtert Ihnen den Überblick über eine Gruppe von Arbeitsaufträgen.

Bitte beachten Sie, dass nur Fälle und Tickets „verknüpft“ werden können. Wenn Sie einen Arbeitsauftrag mit einem anderen verknüpfen, der wiederum mit einem anderen zusammengeführt, aufgeteilt oder in einen Fall umgewandelt wird, sind die daraus resultierenden Arbeitsaufträge ebenfalls mit dem ursprünglichen Arbeitsauftrag verknüpft.

Zum Beispiel:

• Ein Ticket ist mit einem anderen Arbeitsauftrag verknüpft, und dieses Ticket wird dann mit einem anderen Auftrag zusammengeführt. Der daraus resultierende zusammengeführte Arbeitsauftrag ist dann auch mit dem ursprünglichen Arbeitsauftrag verknüpft.

• Ein Ticket ist mit einem anderen Arbeitsauftrag verknüpft, und dieses Ticket wird in mehrere Tickets aufgeteilt. Die daraus resultierenden Tickets sind dann auch jeweils mit dem ursprünglichen Arbeitsauftrag verknüpft.

• Ein Ticket ist mit einem anderen Arbeitsauftrag verknüpft, und dieses Ticket wird später in einen Fall umgewandelt. Der daraus resultierende Fall ist dann auch mit dem ursprünglichen Arbeitsauftrag verknüpft.

Ein verknüpftes Ticket erstellen

Um ein verknüpftes Ticket von einem schon existierenden Fall oder Ticket aus zu erstellen, dann klicken sie auf den ‚+ Arbeitsauftrag‘ Link und wählen Sie die ‚Ticket‘-Möglichkeit vom Dropdown-Menü aus.

In dem darauffolgenden Pop-Up können Sie auf zwei verschiedene Arten nach dem neuen Ticket-Prozess filtern:

• Indem Sie nach einer E-Mail-Route suchen — Sie können die E-Mailbox-Adresse angeben, an die Personen normalerweise E-Mails senden würden, um Arbeitsaufträge zu erstellen. Meist repräsentiert die E-Mail-Mailbox einen gewissen Bereicht des Unternehmens, in dem Sie den neuen Arbeitsauftrag erstellen wollen. Wir haben eine Funktion hinzugefügt, mit der Sie nach der Mailbox suchen und sofort den Ticket-Prozess, von dem Sie auswählen, einschränken können. Durch die Auswahl einer Mailbox werden Dropdown-Möglichkeiten herausgefiltert, bei denen nur Prozesse angezeigt werden, die mit dieser Mailbox verlinkt sind.

• Indem Sie einen Kunden, Vertrag, eine Dienstleistung oder einen Ticketprozess zum Starten auswählen (diese werden in Werten vorbelegt, wenn nur eine Option zur Auswahl steht).

Sie können die folgenden Einstellungen für das Ticket einstellen:

Klicken Sie dann auf ‚Erstellen‘. Eine neue Verknüpfung zum verknüpften Ticket wird im ‚Verknüpft‘-Tab erscheinen.

Einen neuen verknüpften Fall erstellen

Ein verknüpfter Fall ist ein Fall, der mit einem Fall oder Ticket verwandt ist, dessen Elternfall allerdings unabhängig ist. Dies ist nützlich, wenn das Fälligkeitsdatum des Elternfalls nicht abhängig vom Abschließen von Unterfällen ist (beispielsweise von einer anderer Abteilung).

Um einen verknüpften Fall von einem schon existierenden Fall oder Ticket aus zu erstellen, dann klicken sie auf den ‚+ Arbeitsauftrag‘ Link und wählen Sie die ‚ Fall-Möglichkeit vom Dropdown-Menü aus.

In dem darauffolgenden Pop-Up können Sie auf zwei verschiedene Arten nach dem neuen Fall-Prozess filtern:

• Indem Sie nach einer E-Mail-Route suchen — Sie können die E-Mailbox-Adresse angeben, an die Personen normalerweise E-Mails senden würden, um Arbeitsaufträge zu erstellen. Meist repräsentiert die E-Mail-Mailbox einen gewissen Bereicht des Unternehmens, in dem Sie den neuen Arbeitsauftrag erstellen wollen. Wir haben eine Funktion hinzugefügt, mit der Sie nach der Mailbox suchen und sofort den Fall-Prozess, von dem Sie auswählen, einschränken können. Durch die Auswahl einer Mailbox werden Dropdown-Möglichkeiten herausgefiltert, bei denen nur Prozesse angezeigt werden, die mit dieser Mailbox verlinkt sind.

• Indem Sie einen Kunden, Vertrag, eine Dienstleistung oder einen Fallprozess zum Starten auswählen (diese werden in Werten vorbelegt, wenn nur eine Option zur Auswahl steht).

Sie können die folgenden Einstellungen für das Fall einstellen:

Klicken Sie dann auf ‚Erstellen‘. Eine neue Verknüpfung zum verknüpfen Fall wird im ‚Verknüpft‘-Tab erscheinen.

Im Verknüpft-Tag können Sie alle verknüpften Arbeitsaufträgen eines Tickets oder Falles ansehen.

Im Verknüpft-Tag sehen Sie eine Liste von verknüpften Arbeitsaufträgen, mit deren Referenz, Titel, an wen sie zugewiesen sind, deren Warteschlange und Fälligkeitsdatum.

Es gibt auch ein Symbol zur Aufhebung der Verknüpfung des Arbeitsauftrags falls Sie versehentlich miteinander verknüpft wurden.

Sie können die Fälle erweitern, um die Aktionen anzuzeigen.

Verknüpfte Arbeitsaufträge, wenn Sie nicht die Befugnis haben

Wenn Sie keine Befugnis für einen bestimmten Geschäftsvorgang haben, dann wird der Arbeitsauftrag grau dargestellt und Sie können diesen nicht öffnen oder bearbeiten. Sie können immer noch übergeordnete Informationen über den Arbeitsauftrag einsehen, beispielsweise an wen er zugewiesen ist, in welcher Warteschlange er sich befindet und wann das Fälligkeitsdatum ist.