W tej wersji Enate wprowadziliśmy wiele ulepszeń, aby jeszcze bardziej ułatwić dostarczanie procesów biznesowych i zarządzanie nimi. Szczegóły wszystkich zmian znaleźć można w poświęconych im sekcjach tego dokumentu, a ich przegląd – w naszych krótkich filmach instruktażowych.

Oto niektóre z nowych funkcjonalności, które trafiły do Work Managera:

• Dodaliśmy zupełnie nową funkcję do szybkiego wyszukiwania, która umożliwia użytkownikom wyszukiwanie plików lub elementów pracy poprzez dołączone do nich pliki.

• Dodaliśmy opcjonalne ustawienie pozwalające użytkownikom usuwać załączniki e-mail z elementu pracy, przydatne w przypadku pracy z informacjami poufnymi.

• Dodaliśmy kilka nowych kolumn do wyboru na siatce strony domowej.

• Rozwiązaliśmy kilka problemów związanych z wyświetlaniem formatowania, które dotyczyły automatycznych potwierdzeń wysyłanych po utworzeniu nowego zapytania.

Więcej szczegółów na temat tych i pozostałych ulepszeń znaleźć można w sekcji Historia zmian.

Użytkownicy nie mogą już korzystać ze starych, nieaktualnych harmonogramów lub harmonogramów, które zostały już uruchomione podczas rozpoczynania w Work Managerze sprawy lub czynności skonfigurowanej tak, aby wymagała harmonogramu. Tym samym nieaktualne harmonogramy nie mogą już przypadkowo tworzyć elementów pracy, dzięki czemu w systemie nie będzie błędnych zadań.

Zmieniliśmy sposób obliczania daty „Rozwiązane w dniu” dla rozdzielonego zapytania.

Teraz jest to obliczane jako najpóźniejsza data rozwiązania dla rozdzielonych zapytań – data „Rozwiązane w dniu” pierwotnego zapytania będzie taka sama jak data rozwiązania ostatniego z zapytań potomnych. Przy poprzednim podejściu mogło dojść do sytuacji, że pierwotne zapytanie było oznaczane jako rozwiązane z wcześniejszą datą niż data rozwiązania niektórych z jego zapytań potomnych. Natomiast obecne podejście gwarantuje też, że data „Rozwiązane w dniu” nie zmieni się po jej ustawieniu.

Przykład:

Zapytanie A zostało rozdzielone na zapytania B i C.

Zapytanie B rozwiązano z datą „2022-02-02 01:10:00”, a zapytanie C – „2022-02-03 02:00:00”.

Datą rozwiązania zapytania A będzie „2022-02-03 02:00:00”.

Jeśli system został skonfigurowany w taki sposób, by pozwalać użytkownikowi na usuwanie załączników do wiadomości e-mail, załączniki pochodzące z wiadomości e-mail można usuwać na karcie plików danego elementu pracy. Możliwość taka może być przydatna na przykład w przypadku załączników zawierających poufne informacje.

Załącznik zostanie usunięty również z innych powiązanych elementów pracy, np. z innych czynności danej sprawy, spraw podrzędnych, zapytań potomnych i macierzystych, jeśli zapytanie zostało scalone czy też spraw potomnych i zapytań macierzystych, jeśli zapytanie zostało przekształcone w sprawę.

Należy jednak pamiętać, że usunięcie załącznika do wiadomości e-mail z zapytania, które zostało podzielone lub jest zapytaniem potomnym podzielonego zapytania, nie usuwa go z innego zapytania potomnego (lub zapytań potomnych) ani zapytania macierzystego.

Co ważne, usunięcie załącznika z połączonego elementu pracy NIE usuwa go z elementu(-ów) pracy, z którym(-i) jest połączony.

Załącznik zostanie usunięty ze wszystkich części systemu i nie da się go już wyszukać ani załączyć do nowej wiadomości e-mail powiązanej z danym elementem pracy.

Usuniętego załącznika nie przywrócą ani żadne późniejsze działania wykonywane na danym elemencie pracy, ani utworzenie nowego połączonego elementu pracy.

Na osi czasu i w zakładce komunikacji zostanie wyświetlone powiadomienie o usunięciu załącznika do wiadomości e-mail wraz z nazwą usuniętego pliku, informacją o tym, kto go usunął, a także tematem i datą/godziną wysłania wiadomości e-mail zawierającej ten załącznik.

Do dodanych w poprzednich wersjach funkcji związanych ze skrzynką nadawczą i planowaniem wysyłania wiadomości e-mail wprowadziliśmy pewne poprawki, by maksymalnie uprościć wysyłanie e-maili. Przyciski „Wyślij teraz” i „Anuluj” pojawią się na osi czasu po wysłaniu wiadomości e-mail tylko wtedy, gdy ustawiono co najmniej dwuminutowe opóźnienie wysyłania, by dać użytkownikowi możliwość wysłania wiadomości e-mail od razu albo całkowitego anulowania wysyłania. W innym wypadku przyciski te nie pojawią się na osi czasu. Po ustawieniu opóźnienia użytkownik nadal ma dwie minuty na cofnięcie wysyłania.

Po utworzeniu zapytania w wyniku nadejścia wiadomości e-mail wysłana zostanie automatyczna wiadomość e-mail z potwierdzeniem otrzymania pierwotnej wiadomości e-mail i em utworzenia zapytania w wyniku jej otrzymania. Do wiadomości potwierdzającej dołączona zostanie pierwotna wiadomość e-mail z zachowaniem źródłowego formatowania. Powinno to pomóc w przypadku problemów związanych z wyświetlaniem formatowania, które dotyczyły automatycznych potwierdzeń wysyłanych po utworzeniu nowego zapytania.

Gdy proces sprawy zatrzyma się na czynności „Czekaj na sprawę podrzędną” (znaną również jako czynność „Wstrzymaj sprawę”), nowo dodana funkcja automatycznie zamknie czynność „Czekaj na sprawę podrzędną” i pozwoli automatycznie kontynuować proces w sytuacji, gdy nie ma żadnych spraw podrzędnych. Nie ma już potrzeby przypisywania do tej czynności użytkownika, który wznowi ją ręcznie.

By aktywować tę funkcję, należy przejść do karty informacyjnej czynności „Wstrzymaj sprawę” w Builderze i przesunąć jej włącznik w kolumnie „Auto-zamknięcie”.

Oznacza to, że zamiast przypisywać czynność do użytkownika w celu jej ręcznego wznowienia, czynność „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych” zostanie automatycznie zamknięta, jeśli nie ma żadnej sprawy podrzędnej, na którą ma oczekiwać ta czynność. Wynika to z faktu, że sprawa taka nie została utworzona albo została rozwiązana przed uruchomieniem czynności „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych”.

Jeśli kolumna „Wstrzymaj sprawę” pozostanie pusta, czynność „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych” będzie czekać ze wznowieniem procesu na zamknięcie jakiejkolwiek sprawy podrzędnej danej sprawy, a jeśli żadna sprawa podrzędna nie będzie dostępna, wówczas czynność „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych” zostanie automatycznie zamknięta.

Jeśli przełącznik „Auto-zamknięcie” pozostanie wyłączony, czynność „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych” zostanie przypisana do kolejki, by to użytkownik podjął decyzję o dalszych krokach, jeśli nie ma żadnej sprawy podrzędnej, na którą ma oczekiwać ta czynność.

Szybkie wyszukiwanie plików

W szybkim wyszukiwaniu można wyszukiwać pliki lub elementy pracy poprzez dołączone do nich pliki. Wyszukiwanie plików obejmuje pliki bezpośrednio połączone z danym elementem pracy ORAZ pliki, które zostały załączone do komunikacji danego elementu.

W wynikach wyszukiwania zawarte będą szczegóły takie jak typ pliku (np. czy został on dołączony do elementu pracy, czy do jego komunikacji), data ostatniej aktualizacji pliku (jeśli plik jest dołączony do elementu pracy) lub kiedy wiadomość e-mail została wysłana/otrzymana (jeśli plik jest załącznikiem do komunikacji), numer referencyjny i tytuł elementu(-ów) pracy, do którego plik jest dołączony oraz temat komunikacji (jeśli plik jest załącznikiem do komunikacji). Wyniki wyszukiwania zostaną posortowane od najnowszych według daty ostatniej aktualizacji pliku lub daty wysłania/otrzymania wiadomości e-mail, jeśli plik jest załącznikiem do komunikacji. Kliknięcie nazwy pliku spowoduje pobranie jego kopii.

Od teraz można przerobić sprawę z poziomu samej czynności, bez konieczności uprzedniego przechodzenia do sprawy macierzystej.

Należy pamiętać, że w przypadku przerabiania z poziomu sprawy, sprawa zostanie przesłana ze statusem „W toku”. Jednak przy przerabianiu sprawy z poziomu czynności, wszystkie aktywne czynności danej sprawy zostaną zamknięte po naciśnięciu przycisku „Przerób”, łącznie z czynnością, którą aktualnie zajmował się użytkownik.

Dodaliśmy kilka nowych standardowych kolumn do wyboru na siatce strony domowej w Work Managerze. Informacje, jak je dodać do swojego widoku siatki, znaleźć można w poniższym filmie instruktażowym:

Te dodatkowe kolumny, wraz z wieloma innymi dostępnymi już wcześniej, pozwalają zarządzać elementami pracy użytkownika lub całego zespołu z wyższego poziomu, bez konieczności zagłębiania się w każdy szczegół, a także łatwiej odnaleźć daną pracę na siatce.

Nowe kolumny do wyboru to:

• Kontakt główny – osoba, z którą należy się kontaktować w sprawie bieżącego wniosku

• Wnioskodawca – osoba, która złożyła wniosek

• Podmiot - osoba, której dotyczy dany element pracy

• Ostatni otrzymany e-mail – data i godzina nadejścia ostatniej wiadomości e-mail dla danego elementu pracy

• Nadawca ostatniego e-maila – dane osoby, która wysłała ostatnią wiadomość e-mail związaną z danym elementem pracy. Jeśli użytkownik jest już wprowadzony do systemu, w tej kolumnie wyświetli się jego nazwisko, w przeciwnym przypadku – jego adres e-mail.