Az utóbbi néhány verzióban hozzáadott e-mail-ütemezési és kimenő üzenetfunkciók mellett néhány módosítást hajtottunk végre azért, hogy az e-mailek elküldése a lehető legegyszerűbb legyen: most egy e-mail elküldésekor az idővonal „Küldés most” és „Mégse” gombjai csak akkor jelennek meg, ha az e-mail elküldését legalább 2 perccel későbbre ütemezte, így ha meggondolta magát, azonnal elküldheti az e-mailt, vagy akár teljesen vissza is vonhatja a beütemezett e-mail elküldését. Egyéb esetben ezek a gombok nem jelennek meg az idővonalon. Késleltetés beállítása esetén Önnek továbbra is lehetősége lesz akár még két percig is visszahívni a kimenő e-maileket.

Számos változtatást eszközöltünk az Enate jelen verziójában, hogy még könnyebbé tegyük az üzleti folyamatok leszállítását és kezelését. Tekintse meg az egyes részeket, hogy megismerhesse az általunk elvégzett változtatásokat, vagy ízelítőként vessen egy pillantást a gyors áttekintési videóinkra!

Íme néhány dolog, amit hozzáadtunk az Enate Work Managerhez:

• Egy teljesen új funkciót adtunk hozzá a Gyorskereséshez, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy fájlokat keressenek, vagy a munkatételeket a fájljaikon keresztül keressék meg.

• Hozzáadtunk egy opcionális beállítást, amellyel lehetővé tesszük a Work Manager felhasználói számára az e-mail-mellékletek törlését egy munkatételből, amely rendkívül hasznosnak bizonyul a bizalmas információk kezelésekor.

• Hozzáadtunk néhány hasznos további oszloplehetőséget a főoldal rácsához.

• Néhány olyan formátummegjelenítési problémát is megoldottunk, amelyeket az emberek az új jegyek létrehozásakor elküldött automatikus visszaigazoló e-mailek esetén láthattak.

További részleteket a változtatásokról és egyéb információkról Ön a Változtatások jegyzéke részben tekinthet meg.

Hozzáadtunk néhány további hagyományos oszloplehetőséget a Work Manager főoldalának rácsához. Tekintse meg ezeket, és ismerje meg, hogyan adhatja őket a hagyományos rácsnézetéhez:

Ezek az oszlopok a már rendelkezésre álló többi oszlop mellett még több lehetőséget biztosítanak az Ön és a csapatai munkatételeinek magasabb szintű „több szálon futó” kezelésére anélkül, hogy bele kellene ásnia magát a konkrét elemekbe, valamint ezzel minden adott munka már közvetlenül a rácsról is könnyebben megtalálható.

Az új oszloplehetőségek a következők:

• Elsődleges kapcsolattartó – az a személy, akihez a folyamatban lévő kéréssel kapcsolatban fordulhat.

• Kérelmező – az a személy, aki az eredeti kérést beküldte.

• Alany – az a személy, akiről a munkatétel szól.

• Utoljára beérkezett e-mail – az adott munkatétel utolsó e-mailjének beérkezési dátuma és ideje.

• Utoljára beérkezett e-mail feladója – annak a személynek az adatai, aki az utolsó a munkatétellel kapcsolatos e-mailt elküldte. Ha az adott személy már megtalálható a rendszerben, akkor az oszlopban megjelenik a személy neve, egyéb esetben pedig az e-mail-címe.

Fájlok keresése a Gyorskeresőben

A Gyorskereső lehetővé teszi az Ön számára, hogy fájlokat keressen, illetve a munkatételeket a fájljaikon keresztül keresse meg. Ha a Gyorskeresőt fájlok keresésére használja, akkor azzal megtalálhatja a közvetlenül a munkatételhez kapcsolt fájlokat ÉS azokat a fájlokat is, amelyeket a munkatétel kommunikációihoz kapcsoltak.

A keresési eredmények olyan részleteket tartalmaznak majd, mint a fájl típusa (pl. egy munkatételhez vagy egy kommunikációhoz csatolták-e), ha a fájl egy munkatételhez kapcsolt fájl, akkor mikor frissítették a munkatételt utoljára, vagy ha a fájl egy kommunikációs melléklet, akkor mikor küldték el az e-mailt/mikor érkezett be az e-mail, mi a munkatétel(ek) referenciaszáma és címe, illetve mi a kommunikáció tárgya, amennyiben a fájl egy kommunikációs melléklet. A keresési eredményeket a fájl legutóbbi frissítésének dátuma szerint, vagy ha a fájl egy kommunikációs melléklet, akkor az e-mail elküldésének/beérkezésének ideje alapján rendezzük sorba, felül a legújabbakkal. Ha a fájlra kattint, letöltheti annak egy példányát.

A felhasználók mostantól nem használhatják a régi, elavult ütemezéseket vagy azokat az ütemezéseket, amelyek egy ügy vagy művelet Work Managerben történő elindításával aktiválódtak és ütemezést igénylőként lettek beállítva. Ez segít biztosítani, hogy régi, elavult ütemezések véletlenül sem jöjjenek létre, és csak egy, ténylegesen megoldandó munka legyen látható.

Hozzáadtunk egy további opciót, amely esetén ha egy ügy a feldolgozása során egy „Várakozás az alügy műveletére” (más nevén Ügy műveletének várakoztatása) pontra ér, hogy automatikusan bezárja a „Várakozás az alügy műveletére” műveletet, valamint ha nincs elérhető alügy, akkor hagyja, hogy a folyamat automatikusan folytatódjon, ahelyett, hogy a műveletet egy felhasználóhoz rendelné a manuális döntéshozatal érdekében.

Ehhez lépjen az Ügy műveletének várakoztatása információs lapra a Builderben, majd az „Automatikus bezárás” oszlopban állítsa „be” állapotúra a kapcsolót.

Ez azt jelenti, hogy ahelyett, hogy a műveletet egy felhasználóhoz rendelné a manuális folytatáshoz, a „Várakozás az alügyek befejezésére” művelet automatikusan bezáródik majd, ha az alügy „Várakozás az alügyek befejezésére” művelet várakoztatása nem érhető el. Ennek oka lehet, hogy nem indították azt el, vagy az, hogy még az előtt megoldották, hogy a „Várakozás az alügyek befejezésére” műveletet elindították.

Ha az Ügy várakoztatása oszlopot üresen hagyja, akkor a folytatást megelőzően a „Várakozás az alügyek befejezésére” művelet az ügy minden alügyének bezárását megvárja, és ha nincs elérhető alügy, akkor a „Várakozás az alügyek befejezésére” művelet automatikusan bezárul majd.

Ha az „Automatikus bezárás” kapcsolót „ki” állapotban hagyja, akkor a „Várakozás az alügyek befejezésére” műveletet egy olyan várólistához rendeljük, ahol a felhasználó magához rendelheti azt, majd eldöntheti, hogyan folytassa azt, ha az alügy „Várakozás az alügyek befejezésére” művelet várakoztatása nem érhető el.

Amikor egy e-mail beérkezésével létrejön egy jegy, egy automatikus visszaigazoló e-mailt küldünk Önnek, megerősítve ezzel az eredeti e-mail beérkezését, valamint az e-mail beérkezésével létrejövő jegy létrehozását. Továbbá a megerősítés részeként az eredeti e-mailt is elküldjük Önnek, megtartva annak eredeti formázását. Ez segít megoldani néhány olyan megjelenítési problémát, amelyek egy új jegy létrehozásakor voltak láthatók az automatikus visszaigazoló e-mailekben.

Ha a rendszere úgy lett beállítva, hogy engedélyezett az Ön számára az e-mail-mellékletek törlése, akkor Önnek lehetősége van a munkatétel fájlkártyájában található e-mailből származó mellékletek törlésére. Ez akkor hasznos, amikor az e-mail-mellékletekben bizalmas információk találhatók.

A törölt mellékletet olyan egyéb kapcsolódó munkatételekből is töröljük majd, mint egy ügy, alügy, al- és eredeti jegy műveletei, ha a jegy egyesítve lett, valamint alügyek és eredeti jegyek, ha a jegyet üggyé alakították.

De vegye figyelembe, hogy egy e-mail-melléklet felosztott jegyből vagy egy felosztott jegy aljegyéből történő törlésekor a törölt fájl az eredeti jegy egyéb aljegyéből/aljegyeiből nem törlődik.

Továbbá vegye figyelembe, hogy egy kapcsolt munkatétel mellékletének törlésével a kapcsolt munkatétel(ek) mellékletei NEM törlődnek.

A melléklet a rendszer minden részéből törlésre kerül, így nem kereshet majd rá a Gyorskeresőben, valamint nem csatolhatja azt egy új, a munkatételhez kapcsolódó e-mailhez.

A munkatétellel kapcsolatos további műveletek egyike sem állítja vissza a törölt mellékletet, valamint a törölt melléklet egy új összekapcsolt munkatétel létrehozásával sem állítható vissza.

Egy e-mail-melléklet törléséről az idővonalon és a kommunikációs fülön értesítjük majd Önt, amelyben látható lesz a törölt fájl neve, a törlést végző személy neve, illetve annak az e-mailnek a tárgya és dátuma/ideje, amelyhez a melléklet csatolva volt.

Önnek mostantól lehetősége van magából a műveletből újra elvégezni egy ügyet, anélkül, hogy az átdolgozáshoz először az eredeti ügyre kellene lépnie.

Vegye figyelembe, hogy egy ügyből történő újbóli elvégzés esetén az ügyet Folyamatban állapotúként küldjük be. Azonban egy ügy műveletből történő újbóli elvégzése esetén az a művelet, amelyben Ön van, szintén be fog záródni, mivel az ügy minden futó művelete bezáródik, ha az „Újbóli elvégzés” lehetőségre kattint.

Felosztott jegyek esetén módosítottuk a megoldás dátumának kiszámítási módját.

Mostantól ezt a felosztott jegyek „Megoldás dátuma” maximális dátuma alapján számítjuk ki – így lényegében amikor az utolsó felosztott aljegyet is megoldják, akkor az eredeti jegyre ugyanaz a „Megoldás dátuma” időpont kerül. A korábbi megközelítéssel lehetőség volt arra, hogy az eredeti jegy az aljegytől eltérő, korábbi megoldási dátumot kapjon. Ez a megközelítés azt is biztosítja, hogy az eredeti jegy megoldási dátuma a beállítást követően ne változzon meg.

Példa:

Az A jegyet B és C jegyekre osztották fel.

A B jegyet 2022.02.02. 01:10:00 időpontban, míg a C jegyet 2022.02.03. 02:00:00 időpontban oldják meg.

Ez alapján az A jegy megoldási dátuma 2022.02.03. 02:00:00 lesz.