Munka az összekapcsolt munkatételekkel

2021.2-es

Az Enate számos funkciója lehetővé teszi az Ön számára a különböző csapatok által végrehajtott műveletek kezelését, így Ön akkor is könnyedén létrehozhatja és felügyelheti a munkát, ha nincs teljes jogosultsága mások munkájához.

Ön a következőket teheti:

• Munkatételeket hozhat létre és összekapcsolhatja azokat még olyan üzleti területeken is, ahol nincs jogosultsága.

• Igény szerint kommunikációt oszthat meg és adhat ezekhez a munkatételekhez.

Egy már meglévőn belüli Ügy létrehozása „Összekapcsolt” állapotúvá teszi az adott munkatételeket ­– az így létrehozott elemek megtartják kapcsolatukat az eredeti Üggyel/Jeggyel, és azon belül egy „Kapcsolatok” lapon is megjelennek, így az egymáshoz kapcsolódó munkatételek csoportja könnyen nyomon követhető.

Tekintsünk át néhány ilyen funkciót: kezdjük azzal, hogy hogyan hozhatók létre összekapcsolt munkatételek!

Egy összekapcsolt Jegy létrehozása

Ha Ön egy új, összekapcsolt Jegyet szeretne létrehozni egy már meglévő Ügyből vagy Jegyből, válassza ki a munkatétel lapok részének közelében található „+ Munkatétel” lehetőséget, majd a legördülő menüben kattintson a „Jegy” lehetőségre.

A megjelenő felugró ablakban Ön szűréssel két módon is megkeresheti a létrehozni kívánt új típusú Jegyet:

• az e-mail-útvonalban keresve – megadhatja azt a bejövő üzenetfiókot, amelyre az emberek általában e-maileket küldenek a munkatételek létrehozásához. Az adott e-mailes bejövő üzenetfiók gyakran az üzlet azt az adott részét szimbolizálja, ahol Ön létre kívánja hozni az új munkatételt. Egy hasznos parancsikon létrehozásával hozzáadtunk egy olyan funkciót, ahol Ön üzenetfiók alapján kereshet, és ezzel azonnal leszűkítheti azokat a Jegyfolyamatokat, amelyekből választhat. Egy üzenetfiók kiválasztásával Ön a legördülő menü opcióinak szűrésével csak azokat a folyamatokat látja majd, amelyek az adott üzenetfiókhoz kapcsolódnak.

• egy Ügyfél, Szerződés, Szolgáltatás, valamint egy Jegyfolyamat kiválasztásával a létrehozás megkezdéséhez (ha csak egy választható opció van, az alapértelmezett értékké válik).

Kérjük, ne feledje, hogy az Ön által elindítható Jegyek a Builder engedélybeállításaitól függenek majd. Továbbá Ön csak egy olyan e-mail-útvonalból választhat majd ki egy Jegyfolyamatot, amelyet a Builderben engedélyeztek (további információkat itt találhat). Ezen felül Ön csak Tesztmódban választhat ki egy Jegyfolyamatot, ha az adott Jegyfolyamat e-mail-útvonala Tesztmódban történő futásra lett beállítva.

Ezt követően Ön a Jegy következő beállításain módosíthat:

Cím	Módosíthatja az Ön által létrehozott új Jegy címét.
Leírás	Módosíthatja az Ön által létrehozott új Jegy leírását.
Kategória és alkategóriák	Ki kell választania az új Jegy kategóriáját és alkategóriáját.
Határidő felülbírálása	Ha az Ön rendszere úgy lett beállítva (további információkat itt találhat), akkor dönthet úgy, hogy felülbírálja az Ön által létrehozott új Jegy határidejét.
Hibák, fájlok és egyéni adatok másolása	Megoszthatja az eredeti Ügy/Jegy már létező hibáit, fájljait (címkékkel együtt), valamint egyéni adatait az Ön által létrehozott új Jeggyel.
Munkatétel-kommunikációk másolása	Munkatétel-kommunikációkat, például e-maileket (az e-mailek csatolmányaival együtt) és megjegyzéseket oszthat meg az eredeti Ügy/Jegy és az Ön által létrehozott új Jegy között. Kérjük, vegye figyelembe, hogy ha egy Ügyből hoz létre egy Jegyet, ezzel csak az ügyszintű kommunikációkat osztja majd meg, a műveletszintű vagy alügyszintű kommunikációkat nem. Az egyedi műveletek vagy alügyek kommunikációinak átmásolását Ön az adott e-mailek/megjegyzések kommunikációs idővonalról történő megosztásával végezheti el.
Automatikus e-mailek letiltása	Ön dönthet úgy, hogy a rendszer az elsődleges kapcsolatként, kérelmezőként vagy alanyként megjelölt kapcsolatok számára automatikus e-maileket küldjön.
Kapcsolatok hozzáadása	Ha a Builder engedélyei úgy lettek beállítva, akkor engedélyezett az Ön számára, hogy egyszerre több eltérő kapcsolatot is hozzáadjon az új Jegyhez, és felossza közöttük a címkéket.

Ezt követően kattintson a Létrehozás lehetőségre. A „Kapcsolatok” lapon egy kapcsolat jelenik meg az újonnan összekapcsolt Jeggyel.

Egy összekapcsolt Ügy létrehozása

Egy összekapcsolt Ügy egy olyan Ügy, amely egy Ügyhöz vagy Jegyhez kapcsolódik, azonban az eredeti Ügy teljesen független attól. Ez azért hasznos, mert az eredeti Ügy határideje így minden alrész (pl. amelyen egy másik részleg dolgozik) elkészültségétől független.

Ha Ön egy új, összekapcsolt Ügyet szeretne létrehozni egy már meglévő Ügyből vagy Jegyből, válassza ki a munkatétel lapok részének közelében található „+ Munkatétel” lehetőséget, majd a legördülő menüben kattintson az „Ügy” lehetőségre.

A megjelenő felugró ablakban Ön szűréssel két módon is megkeresheti a létrehozni kívánt új típusú Ügyet:

• az e-mail-útvonalban keresve – megadhatja azt a bejövő üzenetfiókot, amelyre az emberek általában e-maileket küldenek a munkatételek létrehozásához. Az adott e-mailes bejövő üzenetfiók gyakran az üzlet azt az adott részét szimbolizálja, ahol Ön létre kívánja hozni az új munkatételt. Egy hasznos parancsikon létrehozásával hozzáadtunk egy olyan funkciót, ahol Ön üzenetfiók alapján kereshet, és ezzel azonnal leszűkítheti azokat az Ügyfolyamatokat, amelyekből választhat. Egy üzenetfiók kiválasztásával Ön a legördülő menü opcióinak szűrésével csak azokat a folyamatokat látja majd, amelyek az adott üzenetfiókhoz kapcsolódnak.

• egy Ügyfél, Szerződés, Szolgáltatás, valamint egy Ügyfolyamat kiválasztásával a létrehozás megkezdéséhez (ha csak egy választható opció van, az alapértelmezett értékké válik).

Kérjük, ne feledje, hogy az Ön által elindítható Ügyek a Builder engedélybeállításaitól függenek majd. Továbbá Ön csak egy olyan e-mail-útvonalból választhat majd ki egy Ügyfolyamatot, amelyet a Builderben engedélyeztek (további információkat itt találhat). Ezen felül Ön csak Tesztmódban választhat ki egy Ügyfolyamatot, ha az adott Ügyfolyamat e-mail-útvonala Tesztmódban történő futásra lett beállítva.

Ezt követően Ön az Ügy következő beállításain módosíthat:

Cím	Módosíthatja az Ön által létrehozott új Ügy címét.
Leírás	Módosíthatja az Ön által létrehozott új Ügy leírását.
Ütemezés	Ha az Ön rendszere úgy lett beállítva (további információkat itt találhat), akkor ki kell választania egy ütemezést az Ön által létrehozott új Ügyhöz.
Határidő felülbírálása	Ha az Ön rendszere úgy lett beállítva (további információkat itt találhat), akkor dönthet úgy, hogy felülbírálja az Ön által létrehozott új Ügy határidejét.
Hibák, fájlok és egyéni adatok másolása	Megoszthatja az eredeti Ügy/Jegy már létező hibáit, fájljait (címkékkel együtt), valamint egyéni adatait az Ön által létrehozott új Üggyel.
Munkatétel-kommunikációk másolása	Munkatétel-kommunikációkat, például e-maileket (az e-mailek csatolmányaival együtt) és megjegyzéseket oszthat meg az eredeti Ügy/Jegy és az Ön által létrehozott új Jegy között. Kérjük, vegye figyelembe, hogy ha egy Ügyből hoz létre egy munkatételt, ezzel csak az ügyszintű kommunikációkat osztja majd meg, a műveletszintű vagy alügyszintű kommunikációkat nem. Az egyedi műveletek vagy alügyek kommunikációinak átmásolását Ön az adott e-mailek/megjegyzések az Ügy kommunikációs idővonalról történő megosztásával végezheti el.
Kapcsolatok hozzáadása	Ön egyszerre több eltérő kapcsolatot is hozzáadhat az új Ügyhöz, és feloszthatja közöttük a címkéket.

Ezt követően kattintson a Létrehozás lehetőségre. A „Kapcsolatok” lapon egy kapcsolat jelenik meg az újonnan összekapcsolt Üggyel.

Egy Alügy létrehozása

Egy Alügy az adott beállításai szerint fog működni, azonban az eredeti Ügy addig nem fejeződik majd be, amíg annak minden Alügyét be nem fejezték.

Ezért egy már létező Ügyből csak Alügy hozható létre.

Egy új Alügy létrehozásához válassza ki az Ügy lapok részének közelében található „+ Munkatétel” lehetőséget, majd a legördülő menüben kattintson az „Alügy” lehetőségre.

A megjelenő felugró ablakban Ön szűréssel két módon is megkeresheti a létrehozni kívánt új típusú Alügyet:

• az e-mail-útvonalban keresve – megadhatja azt a bejövő üzenetfiókot, amelyre az emberek általában e-maileket küldenek a munkatételek létrehozásához. Az adott e-mailes bejövő üzenetfiók gyakran az üzlet azt az adott részét szimbolizálja, ahol Ön létre kívánja hozni az új munkatételt. Egy hasznos parancsikon létrehozásával hozzáadtunk egy olyan funkciót, ahol Ön üzenetfiók alapján kereshet, és ezzel azonnal leszűkítheti azokat az Alügyfolyamatokat, amelyekből választhat. Egy üzenetfiók kiválasztásával Ön a legördülő menü opcióinak szűrésével csak azokat a folyamatokat látja majd, amelyek az adott üzenetfiókhoz kapcsolódnak.

• egy Ügyfél, Szerződés, Szolgáltatás, valamint egy Alügyfolyamat kiválasztásával a létrehozás megkezdéséhez (ha csak egy választható opció van, az alapértelmezett értékké válik). Kérjük, vegye figyelembe, hogy egy Alügy Ügyfelének nevét automatikusan az adott Alügy eredeti Ügyének megfelelően töltjük ki – például annak az Ügynek megfelelően, amelyből létrehozta azt.

Kérjük, ne feledje, hogy az Ön által elindítható Alügyek a Builder engedélybeállításaitól függenek majd. Továbbá Ön csak egy olyan e-mail-útvonalból választhat majd ki egy Alügyfolyamatot, amelyet a Builderben engedélyeztek (további információkat itt találhat). Ezen felül Ön csak Tesztmódban választhat ki egy Alügyfolyamatot, ha az adott Alügyfolyamat e-mail-útvonala Tesztmódban történő futásra lett beállítva.

Ezt követően Ön az Alügy következő beállításain módosíthat:

Határidő felülbírálása	Ha az Ön rendszere úgy lett beállítva (további információkat itt találhat), akkor dönthet úgy, hogy felülbírálja az Ön által létrehozott új Alügy határidejét.
Leírás	Módosíthatja az Ön által létrehozott új Alügy leírását.
Ütemezés	Ha az Ön rendszere úgy lett beállítva (további információkat itt találhat), akkor ki kell választania egy ütemezést az Ön által létrehozott új Alügyhöz.
Kapcsolatok hozzáadása	Ön egyszerre több eltérő kapcsolatot is hozzáadhat az új Alügyhöz, és szükség szerint feloszthatja közöttük a címkéket.

Az újonnan létrehozott Alügyhöz a kapcsolat az „Alügyek” lapon jelenik meg, NEM pedig a „Kapcsolatok” lapon.

Alügyek lap

Az Alügyekhez egy Ügy alatt az Alügyek lapon mindig a következő információk lesznek láthatók:

• Jelenlegi állapot ikonja

• Az Alügy hivatkozási száma és az Ügy címe

• Műveletek száma – az Alügyhöz kapcsolódó Műveletek száma

• Tulajdonos – az ügy tulajdonosa (ha meg van határozva)

• Várólista – az Ügyek várólistája (ha meg van határozva)

• Határidő – az Ügy határideje

• Ikon az Alügy megnyitására a Műveleteinek felfedéséhez

Az Alügyek hivatkozási száma mögött rejlő logika

Az Alügyek hivatkozási számai a következőkre bonthatók:

Összekapcsolt munkatételek megtekintése – A „Kapcsolatok” lap

Az egy Jegyhez vagy Ügyhöz kapcsolt összes munkatételt a Kapcsolatok lapon tekintheti meg.

Figyelje meg, hogy a „+ Munkatétel” lehetőség használatával létrehozott Alügyek kapcsolata továbbra is látható marad az „Alügyek” lapon, ám a Kapcsolatok lapon nem jelenik meg.

A Kapcsolatok lap rácsán Ön megtekintheti az összekapcsolt munkatételek listáját, amely azok hivatkozásait, címét, megbízottját, várólistáját, valamint határidejét is tartalmazza.

A munkatétel kapcsolatának felbontására szolgáló ikon is itt található, ha amunkatételeket tévesen kapcsolta össze.

Az Ügyek Műveleteinek megtekintéséhez nyissa meg azokat.

Összekapcsolt munkatételek, amelyekhez Önnek nincs jogosultsága

Ha Önnek nincs jogosultsága egy adott üzleti folyamathoz, akkor az adott folyamat munkatételeit szürke színű háttérrel láthatja majd, és ezeket nem nyithatja meg. Azonban Ön továbbra is megtekintheti a munkatétellel kapcsolatos magasabb szintű információkat, például ki a megbízottja, melyik várólistán található, és mi a határideje.