Ahora es posible configurar el sistema para que cree automáticamente un nuevo registro de contacto externo cuando lleguen correos electrónicos que contengan nuevas direcciones de correo electrónico.
La nueva configuración que permite esto se encuentra en la sección de Configuración general de Builder, y está ACTIVADA por defecto, es decir, para permitir la creación automática de contactos a partir de correos electrónicos.
Tenga en cuenta que cuando se crea automáticamente un nuevo registro de contacto, la empresa a la que se vincula dependerá de la configuración del alcance del contacto: si está configurado como “Global”, o “Global y Local”, el contacto creado automáticamente tendrá un alcance global, es decir, no estará vinculado a ninguna empresa específica. Si se establece en “Local”, el contacto creado automáticamente se creará bajo la empresa en la que exista la tarea relacionada.
El sistema completará automáticamente el nombre y el apellido del contacto basándose en el nombre de visualización del correo electrónico. Más detalles sobre esto:
Si hay un espacio en el nombre de visualización del correo electrónico, todo lo que esté antes del primer espacio se utilizará como nombre del contacto y todo lo que esté después del último espacio se utilizará como su apellido. Por ejemplo, si el nombre de visualización del correo electrónico es “John Smith”, el nombre del contacto se completará automáticamente como “John” y su apellido se completará automáticamente como “Smith”.
Si hay una coma en el nombre de visualización del correo electrónico, todo lo que esté antes de la primera coma se utilizará como el apellido del contacto y todo lo que esté después de la coma, pero antes del espacio, se utilizará como su nombre. Por ejemplo, si el nombre de visualización del correo electrónico es “Smith, John”, el apellido del contacto se completará automáticamente como “Smith” y su nombre se completará automáticamente como “John”.
Si el sistema no puede completar automáticamente el nombre y el apellido con seguridad, el contacto se creará automáticamente sin nombre ni apellido y se pedirá al usuario que lo complete él mismo cuando envíe la tarea.
Además, se ha añadido una nueva columna estándar a la Página de gestión de contactos llamada “Creado automáticamente” que permite a los usuarios ver cuáles de sus contactos externos se han creado automáticamente y cuáles se han creado manualmente.
Tenga en cuenta que una vez que un contacto creado automáticamente ha sido editado, ya no se mostrará como un contacto creado automáticamente en la columna “Creado automáticamente” de la Página de gestión de contactos.
