Fișierele pot fi anexate la un e-mail în diferite moduri.
1) Puteți anexa fișiere atunci când compuneți un e-mail, accesând opțiunea de anexare a fișierelor din partea de jos a secțiunii de e-mail.
Fișierele care sunt deja anexate la articolul de lucru și, prin urmare, se află în rubrica Fișiere (inclusiv fișierele anexate la e-mailurile anterioare din cadrul articolului de lucru), vor putea fi selectate de aici. Puteți folosi funcția de căutare pentru a căuta un anumit tip de fișiere, în cazul în care există multe fișiere din care să alegeți.
De asemenea, puteți căuta fișiere pentru anexare de pe calculatorul dvs. de aici, făcând clic pe pictograma „Caută în acest PC”.
2) Puteți adăuga link-uri la un e-mail făcând clic pe opțiunea de anexare a link-urilor din partea de jos a secțiunii de e-mail. Aveți la dispoziție link-urile care au fost deja adăugate la articolul de lucru (și, prin urmare, se află deja în rubrica Fișiere).
3) Aveți posibilitatea să glisați și să plasați fișiere de pe desktop în secțiunea de e-mail.
4) Fișierele care au fost asociate unui text standard conservat se vor anexa automat la e-mail atunci când este selectat textul conservat.
Când sistemul generează și trimite automat e-mailurile, șablonul de e-mail utilizat poate fi asociat cu una sau mai multe etichete - sistemul poate identifica toate fișierele anexate în acel moment la articolul de lucru (fiind etichetate cu aceeași valoare) și le va atașa automat la e-mail înainte de trimitere.
Puteți vizualiza toate anexele de e-mail care au fost adăugate la articolul de lucru și la alte articole de lucru asociate/legate în fila Fișiere.
Puteți vedea numele fișierului, tipul de fișier, dimensiunea acestuia, când și de către cine a fost încărcat și numărul de referință al articolului de lucru la care a fost adăugat.
De asemenea, puteți vedea etichetele și notițele care au fost adăugate la fișierele.
Puteți descărca fișiere dintr-un e-mail deschizând e-mailul pe care l-ați primit și făcând clic pentru a descărca fișierul anexat.
Dacă au fost anexate mai multe fișiere, aveți opțiunea de a descărca toate fișierele în mod individual sau de a le descărca sub forma unui fișier zip.
Puteți descărca mai multe fișiere anexate cu un singur clic din e-mailurile din secțiunea Comunicări și Cronologie. Dacă faceți clic pe pictograma „Descărcați toate”, se vor descărca toate anexele aflate în acel articol din secțiunea Comunicări/Cronologie.
Puteți descărca fișiere în mod individual accesând opțiunea din meniul din dreapta.
Puteți descărca mai multe fișiere simultan prin selectarea fișierelor pe care doriți să le descărcați și selectarea opțiunii din partea de sus a ecranului.
Puteți descărca mai multe fișiere în format zip selectând fișierele pe care doriți să le descărcați, apoi opțiunea din partea de sus a ecranului.
Dacă sistemul este configurat pentru a vă permite să ștergeți atașamentele de e-mail, puteți șterge atașamentele provenite dintr-un e-mail care se află în fișierul unui articol de lucru. Acest lucru este util atunci când, de exemplu, aveți de-a face cu informații sensibile în atașamentele de e-mail.
Atașamentul eliminat va dispărea, de asemenea, și din alte articole de lucru asociate, cum ar fi alte Acțiuni dintr-un Caz, Cazuri secundare, Tichete secundare și Tichete principale dacă un Tichet a fost fuzionat, Cazuri secundare și Tichete principale dacă un Tichet a fost convertit într-un Caz.
Rețineți însă că, dacă eliminați un atașament de e-mail dintr-un Tichet care a fost divizat sau care este Tichetul secundar al unei divizări, fișierul eliminat nu va fi eliminat din celălalt Tichet secundar sau din Tichetul principal.
Rețineți, de asemenea, că eliminarea unui atașament dintr-un articol de lucru asociat NU va șterge atașamentul din articolul (articolele) de lucru cu care acesta este asociat.
Vă rugăm să rețineți că nu este posibilă eliminarea unei anexe de e-mail dintr-un articol de lucru care este Închis.
Atașamentul va fi eliminat complet din sistem, astfel încât nu-l veți mai putea căuta prin Căutarea rapidă și nu va mai fi disponibil pentru a fi atașat la un nou e-mail referitor la articolul de lucru.
Orice activitate ulterioară asupra articolului de lucru nu va putea restabili atașamentul eliminat, precum nici crearea unui nou articol de lucru asociat nu va restabili atașamentul eliminat.
Veți primi o notificare în cronologie și în rubrica de comunicări în momentul în care un atașament de e-mail este eliminat, împreună cu numele fișierului eliminat, persoana care l-a eliminat, precum și subiectul și data/ora la care a fost trimis e-mailul la care a fost atașat.
Anexele din e-mailurile primite sunt indicate cu o pictogramă de e-mail verde:
Anexele din e-mailurile de ieșire sunt indicate cu o pictogramă de e-mail albastră:
