Puteți utiliza Căutare rapidă pentru a căuta Persoane, Articole de lucru și Comunicații.
În mod implicit, Căutare rapidă va căuta în toate cele trei categorii, dar vă puteți concentra căutarea doar asupra uneia dintre aceste categorii, selectând din lista verticală din stânga din antetul Căutare rapidă.
Puteți căuta articole de lucru (de exemplu, Tichete, Cazuri și Acțiuni) utilizând cuvinte cheie referitoare la acestea în Căutarea rapidă.
Dacă obțineți multe rezultate, puteți filtra și mai mult căutarea, în funcție de Tichet, Caz sau Acțiune.
Rezultatele căutării vor afișa numărul de referință, titlul, numele procesului, starea articolului de lucru, data scadentă (în codurile de culori Roșu/Amber/Verde), precum și numele persoanei căreia îi este atribuit articolul.
Mai mult, puteți filtra căutarea în funcție de o anumită perioadă de timp, cu ajutorul barei de navigare, de la „Astăzi” până la „Anul trecut”, precum și în funcție de anumite intervale de date.
Dacă plasați cursorul pe un rând cu articole de lucru în Căutarea rapidă, se va afișa pictograma de „Preluare”. Atribuiți-vă instantaneu articolul de lucru, făcând clic pe această pictogramă.
Dacă faceți clic pe articolul de lucru, acesta se va deschide într-o fereastră nouă.
Angajații pot fi căutați în funcție de Nume, Prenumele, Companie și Adresa de e-mail.
În plus, pot fi adăugate în sistem alte proprietăți extinse la persoane și toate proprietățile de text / șir pot fi căutate în Căutare rapidă. De exemplu, s-ar putea să aveți un contact pentru o parte terță cu atributele „Nume de țară” etc., care pot fi căutate în Căutare rapidă.
Criteriile care pot fi căutate, de exemplu „Număr angajat”, sunt afișate pe măsură ce înregistrările sunt returnate în rezultatele Căutare rapidă, în linia de sub numele de contact.
Dacă aveți multe rezultate, puteți să le filtrați făcând clic pe „Contact” sau „Agent”. Atunci când faceți clic pe contact, sistemul va afișa contactele doar cu criteriile de căutare respective.
Făcând clic pe o persoană, se va deschide pagina Activități de contact, unde puteți vizualiza activități curente și istorice - elemente de lucru legate de acea persoană - toate comunicările lor și puteți începe o nouă activitate pentru acea persoană.
Note: Veți putea vedea doar adresele de e-mail și Contactele aparținând companiilor la care aveți acces. Aceste setări sunt configurate în Builder, faceți clic pe aici pentru mai multe informații.
Dacă sunteți în căutarea unui nou contact care nu există în prezent în sistem, puteți crea un contact nou direct din Căutare rapidă. Navigați către Căutare persoane în Căutare rapidă și faceți clic pe „Adăugați un contact”
Când faceți clic pe „Adăugați un contact”, sistemul va decoda și va autopopula numele, prenumele și adresa de e-mail. După ce completați toate informațiile și faceți clic pe „Creare contact”, se va naviga la „Pagina de activitate a contactului” a utilizatorului.
Notă: Adresa de e-mail de contact trebuie să fie unică în sistem.
Puteți căuta comunicările (de exemplu, e-mailuri, notițe și comunicări în regim de autoservire) utilizând cuvinte cheie din subiectul e-mailului, din conținutul textului sau din detaliile de contact (Către, De la, Cc, Bc), sau cuvintele cheie din notițele sau comunicările în regim de autoservire pe care le căutați.
Puteți opta să filtrați și mai mult rezultatele prin selectarea tipului de comunicare, și anume: e-mail de intrare, e-mail de ieșire, notiță, sau comentariu de autoservire, făcând clic pe pictogramele de sus.
Totodată, puteți utiliza cursorul pentru a filtra în funcție de data primirii/expedierii (de la „Astăzi” până la „Anul trecut”, plus intervale de date specifice).
Rezultatele căutării vor fi ordonate în funcție de data la care a fost trimis/primit e-mailul, cu cel mai recent în partea de sus.
Rezultatele căutării e-mailurilor vor include detalii precum adresa Către/De la (dacă e-mailul a fost trimis sau primit), o pictogramă indicând că e-mailul a fost trimis sau primit (dacă e-mailul a fost trimis de dvs. sau de echipa dvs., pictograma va fi verde, iar dacă e-mailul a fost primit de dvs. sau de un membru al echipei dvs., pictograma va fi albastră), subiectul e-mailului și câteva rânduri din corpul e-mailului, precum și ora la care acesta a fost trimis/primit.
Rezultatele căutării notițelor afișează autorul acestora, precum și primele câteva rânduri ale notiței și momentul în care a fost scrisă.
Dacă faceți clic pe o comunicare, se va deschide articolul de lucru la care este asociată într-o fereastră nouă.
Puteți utiliza funcția de Căutare rapidă pentru a găsi fișiere individuale sau pentru a localiza un articol de lucru prin căutarea unuia dintre fișierele acestuia. Căutarea fișierelor în Căutare rapidă va căuta atât fișiere care sunt conectate direct la articolul de lucru, cât și fișiere care au fost atașate la comunicările privind articolul de lucru respectiv.
Rezultatele căutării vor include detalii cum ar fi tipul de fișier (de exemplu, dacă a fost atașat la articolul de lucru sau la o comunicare), data ultimei actualizări a articolului de lucru (dacă fișierul este atașat la un articol de lucru), sau data la care a fost trimis/primit e-mailul (dacă fișierul este o anexă de comunicare), numărul de referință și titlul articolului/articolelor de lucru la care este atașat fișierul și subiectul comunicării (dacă fișierul este o anexă de comunicare). Rezultatele căutării vor fi ordonate în funcție de data la care fișierul a fost actualizat ultima dată sau de data la care a fost trimis/primit e-mailul (în cazul în care fișierul este o anexă de comunicare), cu datele cele mai recente în partea de sus. Dacă faceți clic pe fișier, veți descărca o copie a acestuia.
Rețineți că veți putea vedea numai fișierele și articolele de lucru la care aveți acces pe baza permisiunilor de care beneficiați. Aceste setări sunt configurate în Builder, faceți clic aici pentru mai multe informații. De asemenea, nu se vor putea căuta fișiere sau anexe de comunicare care au fost eliminate.
În plus, pentru a reduce incidentele privind performanța, funcția de Căutare rapidă nu va afișa rezultatele căutării pentru:
Anexe de comunicare care încep cu "Atașament Mime"
Anexe de comunicare care încep cu "Atașament-MIME"
Puteți căuta în continuare textul atașamentului mime, dar singurele rezultate vor fi cele din fișierele articolului de lucru. Puteți încerca să căutați ''mim'', ceea ce ar putea da alte rezultate.
Rețineți, de asemenea, că pentru căutarea fișierelor, sistemul utilizează logica "începe cu", adăugând un metacaracter la sfârșitul textului de căutare. De exemplu, dacă se caută un fișier numit " Procesare factură.docx", căutările pentru "procesare" nu vor găsi fișierul, dar căutările pentru "factură" îl vor găsi.
Acum puteți căuta elementele de lucru și e-mailurile acestora folosind „căutați această valoare în acest câmp” pe elementul de lucru. Acest lucru se realizează prin precomandarea căutării cu cod de căutare predefinit. Înainte de a tasta ceva în căutare rapid, funcția derulantă afișează toate codurile scurte disponibile în sistem și câmpul la care acestea fac referire.
Pentru a căuta într-un câmp, introduceți codul scurt și valoarea dorită, de exemplu, hq:Laptop
Se va returna elementul de lucru (Tichet/Caz/Acțiune) și rezultatele comunicării acolo unde acest câmp are această valoare:
Notă: Nu puneți un spațiu între „:” și valoarea de căutare.
Puteți pune ghilimele în jurul valorii de căutare pentru a căuta o frază întreagă ca valoare a câmpului pe care doriți să o găsiți, de exemplu: nn:„întreaga frază”.
La fel de bine puteți utiliza această abordare pentru a căuta fraze cu căutarea generală de text liber, adică chiar și atunci când nu căutați pe un câmp personalizat cu un cod scurt prealabil.
Câteva explicații suplimentare privind modul în care funcționează Căutarea rapidă: Există trei tipuri diferite de căutare, care se desfășoară în paralel atunci când introduceți datele de Căutare rapidă:
1) Căutare cu un numărul de referință specific. Aceasta se bazează pe recunoașterea unui format cunoscut al numărului de referință al sistemului pentru articolele de lucru și apoi returnarea rezultatelor referitoare la Tichete, Cazuri, Acțiuni care au această referință. Puteți doar să introduceți referința, de exemplu „17117-T” și sistemul o va recunoaște ca referință. Nu trebuie să introduceți un cod scurt de început.
2) Căutare de Câmp de date personalizate. După cum este descris anterior. Sistemul este capabil să facă acest tip de căutare atunci când introduceți un cod scurt cunoscut, de exemplu „FN:”. Căutarea se va face pentru un domeniu care conține valoarea specifică pe care o introduceți. Consultați nota de mai jos despre Metacaractere.
3) Căutarea de text liber pentru articole de lucru, comunicări și utilizatori în raport cu orice altă informație introdusă care nu se încadrează în primele două tipuri de date recunoscute. Sistemul caută în textul liber cuvintele individuale în funcție de diverse caracteristici de sistem ale articolelor de lucru, comunicărilor și utilizatorilor (de ex. titlul articolului de lucru, subiectul și corpul e-mailului).
4) Căutarea "Începe cu" pentru fișiere - sistemul utilizează logica "începe cu" pentru căutarea fișierelor, în care adaugă un metacaracter la SFÂRȘITUL textelor de căutare. De exemplu, dacă se caută un fișier numit " Procesare factură.docx", căutările pentru "procesare" nu vor găsi fișierul, dar căutările pentru "factură" îl vor găsi.
În momentul căutării, sistemul va adăuga un metacaracter la SFÂRȘITUL textelor de căutare, dar nu și la început.
Pentru Căutările de date personalizate, un exemplu ar fi: dacă se caută, de exemplu, „p:John Smi” se vor găsi articole cu valoarea „John Smith” în domeniul „persoană”, dar dacă se caută doar „p:Smith”, această valoare NU se va găsi.
Pe scurt: în cazul căutărilor de Câmpuri de date personalizate, se caută valoarea precisă a câmpului sau începutul valorii respective. Căutările cu text liber nu sunt exact aceleași lucru, deoarece o căutare cu text liber va încerca să se potrivească cu fiecare cuvânt individual în cadrul unei valori de text pentru a obține o potrivire, și nu cu valoarea în ansamblu.
Sunt adăugate și metacaractere la sfârșitul căutărilor cu numere de referință.
În timp ce tastați în Căutare rapidă, sistemul va efectua o căutare cu metacaracter după ultimul cuvânt. De exemplu, dacă efectuați o căutare cu text liber: „John return prio”, sistemul va căuta cu metacaractere ultimul cuvânt și va afișa rezultate cum ar fi „prioritate”.
După ce ați apăsat bara de spațiu, sistemul va concluziona că ați terminat tastarea acestui cuvânt și îl va căuta fără un metacaracter.
Pentru a asigura funcționarea corectă a sistemului, următorii termeni sunt ignorați din căutări:
Cuvinte de 1 sau 2 caractere.
Cuvinte din „Lista de excludere” a sistemului. Acestea sunt cuvinte comune standard, cum ar fi conjuncții și prepoziții, pronume etc., care ar genera prea multe rezultate. Consultați aici lista completă a cuvintelor care sunt ignorate în căutări (atât în funcția de Căutare rapidă, cât și în orice altă căutare efectuată în sistem).
Caracterele specifice setate pentru a fi ignorate, în special în Căutarea rapidă, sunt:„*”, „?”, „@” etc. Consultați aici pentru a vedea lista completă a caracterelor care sunt ignorate. Astfel, când se caută, de exemplu, client.com în Căutarea rapidă, se vor căuta cuvintele „client” și „com”. Prin urmare, este recomandat să includeți astfel de combinații de cuvinte între ghilimele pentru a le căuta ca expresii specifice - de exemplu, dacă veți căuta „client.com”, veți obține probabil rezultatele pe care le căutați.
Căutarea rapidă se efectuează pe bază de text. Introducerea datelor în rândurile de text poate duce la rezultate incoerente. Folosiți „ghilimele” când este posibil, pentru a facilita căutarea de șiruri întregi de cuvinte, în cazul în care o astfel de căutare este necesară.
Folosiți cursoarele de date pentru a căuta rezultate în intervale de date specifice.
Când căutați mai multe cuvinte, căutarea se va face folosind o formulă bazată pe „ȘI” mai degrabă decât pe „SAU”, de exemplu, se vor găsi articole cu Măr ȘI Banană ȘI Pară.
Este important să rețineți că funcția de Căutare rapidă efectuează trei căutări independente:
una pentru articolele de lucru (Cazuri, Acțiuni, Tichete)
una pentru e-mailurile care pot fi asociate cu acestea și
una pentru persoane.
O posibilă consecință a acestui fapt este că, dacă efectuați, de exemplu, o căutare în funcție de o combinație de trei cuvinte (de exemplu, măr și banană și pară), Căutarea rapidă va afișa toate rezultatele referitoare la articolele de lucru în care apar toate cele trei cuvinte și, de asemenea, orice e-mail în care apar toate cele trei cuvinte. Situațiile în care două dintre cuvinte apar în articolul de lucru, iar cel de-al treilea doar într-un e-mail asociat, nu ar fi recuperate de niciuna dintre căutări.
Caracteristicile pe baza cărora se efectuează căutările articolelor de lucru sunt următoarele:
Numărul de referință al articolului de lucru
Titlul
Numele clientului
Numele furnizorului
Denumirea contractului o Denumirea serviciului
Numele companiei de servicii
Denumirea serviciului sau numele tipului de proces
Caracteristicile pe baza cărora se efectuează căutările Comunicațiilor sunt următoarele:
Titlul e-mailului
Conținutul e-mailului
Contacte de e-mail (De la, Către, CC, BCC)
Conținutul notiței interne (pentru notițele adăugate în Enate / Autoservire).
