Contatos Externos podem ser criados de diversas formas no Enate.
O sistema Enate pode ser configurado de forma a criar automaticamente o registro de contatos externos quando da chegada de e-mails que contenham novos endereços de e-mail se a definição ‘Ativar Criação Automática de Contatos” estiver ATIVADA no Criador.
O sistema irá preencher automaticamente o primeiro e último nome do contato baseado no e-mail. Mais especificamente:
Se há um espaço no nome do e-mail, qualquer coisa antes do primeiro espaço será usada como primeiro nome do contato e qualquer coisa após o espaço será seu ultimo nome. Por exemplo, se o e-mail mostra o nome ‘John Smith’, o primeiro nome do contato será preenchido automaticamente para ‘John’ e o último nome será ‘Smith’.
Se há uma vírgula, qualquer coisa antes da vírgula será o último nome do contato e qualquer coisa depois da vírgula será o primeiro nome do usuário. Por exemplo, se o e-mail mostra o nome ‘Smith, John’, a último nome do contato será preenchido automaticamente como ‘Smith’, e o primeiro ‘John’.
Se não é possível o preenchimento com confiança, pelo sistema, do primeiro e último nome, o contato será criado automaticamente sem um primeiro e último nome, e o usuário deverá preencher quando do envio do item de trabalho.
A companhia definida para o contato criado automaticamente dependerá das configurações de escopo do contato no Criador. Se o escopo está configurado como ‘Global’, ou ‘Global e Local’, o contato criado automaticamente terá um escopo Global, ou seja, não relacionado a qualquer empresa específica. Se, por outro lado, o escopo for ‘Local’, o contato criado automaticamente será criado dentro da empresa que criou o item de trabalho existente.
Você pode adicionar contatos a partir da página de gerenciamento de contatos clicando no ícone de Criar Contato e preenchendo os detalhes do contato na janela resultante.
Você pode importar uma lista de contatos a partir de uma planilha do Excel para a página de gerenciamento de contatos. O modelo fornecido é suportado em todos os idiomas suportados pelo Enate.
É obrigatório preencher o endereço de e-mail quando da importação de contatos a partir do Excel. Se você não especificar a empresa, o contato será definido como global automaticamente. Veja aqui mais informação sobre escopo de empresas.
Se você estiver buscando por um novo contato que ainda não está inserido no sistema, você pode criar um novo contato a partir da própria Busca Rápida. Navegue até a função de busca por pessoa na Busca Rápida e clique em ‘adicionar um contato’.
Quando você clicar em ‘adicionar contato’, o sistema irá decodificar e preencher automaticamente o primeiro nome, último nome e endereço de e-mail. Uma vez preenchidas todas as informações, clique em criar e será redirecionado para a página de atividade do contato do novo contato.
Nota: o endereço de e-mail do contato deve ser único no sistema.
Você também pode criar um novo contato a partir do card de contatos de um item de trabalho. Quando buscar por um usuário no card de contatos e o mesmo não existir, você pode criar um novo contato clicando na opção ‘Criar Contato’ e preenchendo os detalhes.
Se você digitar o endereço de e-mail para o contato, o sistema irá decodificá-lo e preencher automaticamente o primeiro e último nome do contato. Uma vez preenchidas todas as informações, clique em criar e será redirecionado para o item de trabalho.
Note que se você criar um contato no modo teste, o contato apenas estará disponível para testes no sistema.
Você pode visualizar se um contato externo foi criado automaticamente pelo sistema ou manualmente por um usuário observando a coluna ‘Criado automaticamente’ na página de gerenciamento de contatos.
Note que quando um contato criado automaticamente é editado, ele não aparecerá mais na coluna ‘Criado Automaticamente’ na página de gerenciamento de contatos.
A depender da configuração no Criador, você terá várias opções quando atribuir uma empresa a um contato externo:
Todas as Empresas/Global
Definir como Global significa que contatos externos poderão criar a acessar itens de trabalho para todas as empresas.
Isso significa também que usuários do gerenciador de trabalho podem buscar por todos os contatos externos de um item de trabalho.
Note que essa configuração está disponível apenas se o Escopo de Contato Externo foi configurado para ‘Global’ ou 'Global e Local' no Criador. Veja aqui mais informações.
Uma Empresa específica (local)
Ao definir o escopo como local, você fará com que o contato externo só possa criar e acessar itens de trabalho apenas da empresa a qual foi associado.
Os usuários só poderão adicionar um Contato a um Pacote API se o mesmo estiver na mesma Empresa (ou é uma filial).
Tenha em mente que:
Só é possível mudar a empresa associada de um contato externo de Todas as empresas/Global para uma determinada empresa (local) se o contato externo não estiver associado a itens de trabalho de várias empresas diferentes. Você pode mudar isso reatribuindo os contatos de um item de trabalho.
Para associar contatos externos a Todas as empresas/Global, a coluna Empresa no arquivo de “Criação em massa” deve estar em branco, para que os contatos sejam Globais por padrão.
A empresa definida para um contato criado automaticamente dependerá de como você definiu a configuração de escopo dos contatos. Se estiver definida para “Global” ou “Global e Local”, o contato criado automaticamente terá escopo Global; ou seja, não estará associado a nenhuma empresa específica. Se estiver definida para “Local”, o contato criado automaticamente será criado sob a empresa sob a qual o item de trabalho existir.
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Note que se um Contato Externo tem escopo local (ou seja, relacionado a uma empresa específica), você não poder adicioná-lo a um item de trabalho de outra empresa. Isso ocorre também para contas de Agente (que devem sempre estar relacionadas a uma empresa específica). APENAS contas externas com escopo Global têm a flexibilidade de serem relacionadas como contatos de itens de trabalho de qualquer Cliente.
Para editar um contato, vá até a página de gerenciamento de contatos e clique duas vezes no contato para abrir a janela pop up de edição.
Você também pode editar em lote a empresa, fuso horário, localização do escritório, idioma preferido e tag padrão de seus contatos selecionando as caixas de seleção dos contatos - clique no botão Editar e a janela pop-up de Edição em lote aparecerá. Defina os detalhes conforme desejado e clique em Confirmar para salvar as alterações em lote.
Para deletar um contato, vá até a página de gerenciamento de contatos e clique na caixa de seleção do contato e no botão de deletar que aparecerá. Você pode deletar múltiplos contatos de uma vez só.
