Kontakty zewnętrzne są tworzone w Enate na kilka różnych sposobów:
System Enate można skonfigurować w taki sposób, by automatycznie tworzył nowe kontakty zewnętrzne po nadejściu wiadomości e-mail zawierającej nowe adresy e-mail – w tym celu należy aktywować w Builderze funkcję „Włącz automatyczne tworzenie kontaktów”.
System automatycznie wstawi imię i nazwisko kontaktu na podstawie nazwy wyświetlanej w wiadomości e-mail. Dodatkowe informacje:
Jeśli w nazwie wyświetlanej w wiadomości e-mail znajduje się spacja, wówczas wszystko, co znajduje się przed pierwszą spacją, zostanie użyte jako imię kontaktu, a to, co znajduje się po ostatniej spacji – jako jego nazwisko. Przykład: jeśli nazwa wyświetlana w wiadomości e-mail to „John Smith”, to imię kontaktu zostanie automatycznie wypełnione jako „John”, a nazwisko jako „Smith”.
Jeśli w nazwie wyświetlanej w wiadomości e-mail znajduje się przecinek, wówczas wszystko, co znajduje się przed pierwszym przecinkiem, zostanie użyte jako nazwisko kontaktu, a to, co znajduje się po przecinku – jako jego imię. Przykład: jeśli nazwa wyświetlana w wiadomości e-mail to „Smith, John”, to nazwisko kontaktu zostanie automatycznie wypełnione jako „Smith”, a imię jako „John”.
Jeśli system nie jest w stanie automatycznie wypełnić imienia i nazwiska, kontakt zostanie utworzony bez nich, a użytkownik zostanie poproszony o samodzielne dopisanie tych danych podczas przesyłania elementu pracy.
To, jaka firma zostanie przypisana do automatycznie tworzonego kontaktu, zależy od ustawionego w Builderze zakresu kontaktu. Jeśli jest on ustawiony na „Globalny” lub „Globalny i lokalny”, nowemu kontaktowi zostanie przypisany zakres globalny, tzn. nie będzie on powiązany z żadną konkretną firmą. Jeśli zaś zakres ustawiony jest na „Lokalny”, kontakt będzie podpięty do firmy, z którą połączony jest powiązany element pracy.
Aby dodać kontakt na stronie „Zarządzanie kontaktami”, należy kliknąć ikonę „Utwórz kontakt” i uzupełnić dane w okienku, które zostanie wtedy wyświetlone.
Można także zaimportować listę kontaktów na stronę zarządzania kontaktami z arkusza kalkulacyjnego Excel. Służy do tego szablon, dostępny we wszystkich językach obsługiwanych przez Enate.
W przypadku importowania kontaktów z szablonu programu Excel należy obowiązkowo wpisać adres e-mail. Jeśli użytkownik nie określi firmy, kontakt zostanie automatycznie ustawiony jako globalny. Więcej informacji na temat określania zakresu firm można znaleźć tutaj.
Jeśli wyszukiwany kontakt nie istnieje jeszcze w bazie danych systemu, można go utworzyć z poziomu samej wyszukiwarki. W tym celu należy przejść do funkcji wyszukiwania osób i kliknąć „Dodaj kontakt”.
W tym momencie system odczyta i wstawi w odpowiednie pola imię, nazwisko i adres e-mail kontaktu. Po uzupełnieniu wszystkich informacji i utworzeniu kontaktu, użytkownik zostanie przeniesiony na stronę „Aktywność kontaktu”.
Uwaga: Wprowadzany adres e-mail nie może być już obecny w systemie.
Można również utworzyć nowy kontakt z karty kontaktów elementu pracy. Jeśli wyszukanie na karcie kontaktów nie przyniosło rezultatów, ponieważ użytkownika nie ma jeszcze w systemie, opcja „Utwórz kontakt” umożliwia dodanie go do bazy i uzupełnienie jego danych.
Po wpisaniu adresu e-mail system odczyta i wstawi w odpowiednie pola imię i nazwisko kontaktu. Po dodaniu wszystkich informacji i kliknięciu przycisku „Utwórz kontakt” nastąpi przekierowanie z powrotem do elementu pracy.
Należy pamiętać, że w przypadku utworzenia nowego kontaktu w trybie testowym, kontakt ten będzie można wykorzystać w systemie tylko do uruchamiania pakietów testowych.
Znajdująca się na stronie zarządzania kontaktami kolumna „Utworzone automatycznie” wskazuje, czy dany kontakt zewnętrzny został dodany automatycznie przez system, czy ręcznie przez użytkownika.
Należy pamiętać, że po dokonaniu edycji kontaktu, który został utworzony automatycznie, nie będzie on już wyświetlany jako taki w kolumnie „Utworzone automatycznie” na stronie „Zarządzanie kontaktami”.
W zależności od tego, jak zostało to skonfigurowane w Builderze, podczas przypisywania firmy do kontaktu zewnętrznego dostępne będą różne opcje:
Wszystkie firmy/Globalnie
Ustawienie firmy w ten sposób oznacza, że kontakt zewnętrzny może tworzyć elementy pracy i uzyskiwać do nich dostęp dla wszystkich firm.
Oznacza to również, że użytkownicy Work Managera mogą wyszukiwać wszystkie inne zewnętrzne kontakty danego elementu pracy.
Należy pamiętać, że to ustawienie jest dostępne tylko wtedy, gdy zakres kontaktu zewnętrznego został ustawiony na „Globalny” lub „Globalny i lokalny” w narzędziu Builder. Zobacz tutaj, aby uzyskać więcej informacji.
Konkretna firma (lokalna)
Ustawienie zakresu kontaktów na określoną firmę oznacza, że kontakt zewnętrzny będzie mógł tworzyć elementy pracy i uzyskiwać do nich dostęp tylko dla tej konkretnej firmy, z którą został powiązany.
Użytkownicy będą również mogli dodać kontakt do interfejsu API pakietu tylko wtedy, gdy kontakt znajduje się w tej samej firmie (lub w firmie parasolowej).
Uwaga:
Zmiana firmy powiązanej z kontaktem zewnętrznym z „Wszystkie firmy/Globalne” na konkretną firmę (lokalną) jest możliwa tylko wtedy, gdy kontakt ten nie jest powiązany z elementami pracy z wielu różnych firm. Można to zmienić poprzez zmianę przypisania kontaktu do elementu pracy.
Aby ograniczyć zakres kontaktów zewnętrznych do „Wszystkie firmy/Globalne”, kolumna „Firma” w pliku przesyłania zbiorczego powinna być pusta – dzięki temu zakres zostanie domyślnie ustawiony na „Globalny”.
To, jaka firma zostanie przypisana do automatycznie tworzonego kontaktu, zależy od ustawionego w Builderze zakresu kontaktu. Jeśli jest on ustawiony na „Globalny” lub „Globalny i lokalny”, nowemu kontaktowi zostanie przypisany zakres globalny, tzn. nie będzie on powiązany z żadną konkretną firmą. Jeśli zaś zakres ustawiony jest na „Lokalny”, kontakt będzie podpięty do firmy, z którą połączony jest powiązany element pracy.
Wpływ globalnego i lokalnego zakresu na podłączanie kontaktów do elementu pracy
Należy pamiętać, że jeśli zakres kontaktu zewnętrznego został ustawiony na lokalny (czyli jest on połączony z określoną firmą), dodanie go do elementu pracy należącego do innej firmy nie będzie możliwe. Zasada ta obowiązuje również w przypadku kont agentów, które zawsze muszą być przypisane do konkretnej firmy. TYLKO konta zewnętrzne o zakresie globalnym mogą być łączone jako kontakty z elementami pracy należącymi do dowolnego klienta.
Dwukrotnie kliknięcie kontaktu na stronie „Zarządzanie kontaktami” otworzy okienko edycji.
Można również zbiorczo edytować firmę, strefę czasową, lokalizację biura, preferowany język i tag domyślny kontaktów, zaznaczając wybrane pozycje na liście i klikając przycisk edycji, który się po tym pojawi – spowoduje to wyświetlenie wyskakującego okienka edycji zbiorczej. Należy ustawić szczegóły zgodnie z wymaganiami i kliknąć przycisk „Potwierdź”, aby zapisać zmiany.
Aby usunąć kontakt, należy zaznaczyć pole wyboru kontaktu na stronie zarządzania kontaktami, a następnie kliknąć przycisk usuwania, który się po tym pojawi. Można usuwać wiele kontaktów jednocześnie.
