Dzięki czynnościom wzajemnej oceny członkowie zespołu mogą nawzajem sprawdzać swoją pracę w zakresie czynności kluczowych dla danej sprawy.
Wzajemna ocena składa się z dwóch części: pierwsza to ukończenie czynności przez jednego użytkownika, a druga – dokonywana przez innego użytkownika weryfikacja, czy czynność ta została przetworzona poprawnie.
Wykorzystywanie wzajemnej oceny w Work Managerze zostało w skrócie opisane w poniższym filmie:
Użytkownik, którego zadaniem jest zakończenie danej czynności, zobaczy czynność „Wzajemna ocena” ze statusem „Do zrobienia”.
O tym, czy zajmujemy się czynnością, która będzie później sprawdzana przez innego użytkownika, informuje symbol wzajemnej oceny:
Pierwszy użytkownik musi dokończyć czynność jak zwykle i oznaczyć ją statusem „Rozwiązane”.
Po zakończeniu i oznaczeniu czynności zostanie ona przypisana – ponownie ze statusem „Do zrobienia” – innemu użytkownikowi w celu jej weryfikacji.
Uwaga: użytkownik, który zajmował się ręcznym przetwarzaniem czynności, nie może dokonywać jej oceny.
Symbol wzajemnej oceny informuje użytkownika, że dokonuje oceny czynności ukończonej przez jednego ze współpracowników:
W górnej części ekranu ocenianej czynności znajduje się pole tekstowe, umożliwiające oceniającemu dodanie komentarzy na jej temat.
Lista kontrolna jest dostępna tylko dla tych czynności, których status to „Do zrobienia”, i tylko użytkownik wyznaczony do weryfikacji może ją edytować.
Po zakończeniu oceny należy znów oznaczyć czynność jako rozwiązaną i wskazać rezultat weryfikacji: „Przyjęta”, „Odrzucona” albo „Nie można ocenić”, a następnie potwierdzić wybór.
Jeśli prace nad czynnością można zatwierdzić, należy wybrać „Przyjęta”, co spowoduje jej zamknięcie. Można dodać komentarz, ale nie jest to konieczne.
Po ponownym otwarciu tej czynności przy jej wzajemnej ocenie pojawi się tekst „Przyjęta” wraz z ewentualnymi komentarzami do przeczytania.
Jeśli czynność nie została przeprowadzona poprawnie, należy wybrać „Odrzucona” i w sekcji komentarzy koniecznie podać uzasadnienie.
Przesłanie takiej oceny sprawi, że czynność ze statusem „Do zrobienia” wróci do agenta, który się nią pierwotnie zajmował.
Gdy ją otworzy, przy wzajemnej ocenie zobaczy tekst „Odrzucona” i będzie mógł się zapoznać ze wszystkimi komentarzami oceniającego.
Jego zadaniem będzie teraz usunięcie wszystkich zgłoszonych problemów i ponowne oznaczenie czynności jako rozwiązanej. Wówczas zostanie ona znów skierowana do oceniającego, który jeszcze raz przeprowadzi weryfikację.
Pozostaje trzecia możliwość: oceniający nie jest w stanie pomyślnie przeprowadzić weryfikacji. W takiej sytuacji należy zaznaczyć „Nie można ocenić”. Oceniający zostanie poproszony o wyjaśnienie, z jakiego powodu nie mógł ukończyć oceny.
Po wskazaniu przyczyn będzie mógł oznaczyć czynność jako rozwiązaną.
W tym momencie nastąpi zamknięcie czynności z metodą rozwiązania „Nie udało się zakończyć pomyślnie”. Zostanie to odnotowane aż na poziomie sprawy, przy której pojawi się znak ostrzegawczy wraz z powiadomieniem, że wymagana jest interwencja, zanim będzie można kontynuować prace.
Wzajemna ocena zostanie automatycznie pominięta, jeśli spełnione zostaną określone kryteria zdefiniowane podczas konfiguracji danej sprawy.
W takim przypadku po zakończeniu czynności przetwarzanej ręcznie przez użytkownika system przejdzie od razu do następnej, bez przekazywania tego elementu pracy do wzajemnej oceny.
Ponadto na liście czynności ekranu sprawy pojawi się uwaga informująca o tym, że wzajemna ocena nie była wymagana.
