A kezeletlen e-mailekkel történő munka részeként az ügynökfelhasználóknak lehetősége van közvetlenül a Work Manageren belül e-mail-útvonalakat létrehozni. A szabályok létrehozása segít megakadályozni, hogy a jövőben az ugyanilyen e-mailek a kezeletlen e-mailek közé kerüljenek, és biztosítja, hogy ezekből egy jegy vagy ügy jöjjön létre. Ez a jövőben csökkenti a kezeletlen e-mailek mennyiségét, valamint segít, hogy gyorsabban megkezdődhessen a munka ezeken a tételeken. A könnyű kezelhetőség érdekében a Work Manager-felhasználók új e-mail-útvonalak létrehozására való képessége egy a Builder Felhasználói szerepek részében ki- és bekapcsolható funkció.
Miután létrehozta ezeket a szabályokat a Work Managerben, azok azonnal élnek és működnek, azonban a Builder rendszergazdáit minden ilyen módon létrehozott új útválasztási szabályról értesítjük, és ezek mindaddig megjelölve maradnak számukra, amíg a rendszergazda nem nyugtázza azokat. A rendszergazdáknak továbbra is lehetőségük van a szabályok értékelést követő módosítására vagy akár kikapcsolására.
A Work Manager új e-mail-útvonalak létrehozására szolgáló funkciójához az Enate felhasználói szerepek rendszerén keresztül adható hozzáférés, ahol egy új opciót tettünk elérhetővé az E-mail-nézet beállításai részben.
Megjegyzés: Ez az „E-mail-útvonalak létrehozása” hozzáférés a hagyományos csapattag-szerepkörhöz BE értékre lesz állítva.
A kezeletlen e-mailekkel történő munka közben, ha az E-mail-postafiók oldalon a Kezeletlen e-mailek részben Ön úgy dönt, hogy az e-mailt egy jeggyé/üggyé dolgozza fel (az „Új munkatétel” lehetőségre kattintva), akkor a következő felugró ablakkal szembesül majd:
Lehetősége van e-mail-útvonal szerint keresni (amely automatikusan kitölti az ügyfél/szerződés/szolgáltatás/folyamat mezőket a kiválasztott postaládacímre vonatkozó javaslatok alapján), vagy manuálisan választhat. Ha ekkor a Létrehozás lehetőségre kattint, akkor azzal a szokásos módon létrehozza az e-mailből az adott jegyet vagy ügyet.
Azonban ha szeretné, hogy a továbbiakban ez automatikusan is megtörténjen, akkor még a „Létrehozás” gombra történő kattintást megelőzően kattintson az „Alkalmazás más e-mailekre” hivatkozásra a felugró ablak lábánál. Ha kiválasztotta ezt a lehetőséget, akkor a „Létrehozás” lehetőségre kattintva két dolog fog történni:
Egy kis megerősítő üzenet jelzi majd, hogy létrejött egy új munkatétel.
Egy további „Új e-mail-útválasztási szabály létrehozása” felugró üzenet jelenik meg, ahol a létrehozás megerősítése előtt kitöltheti az útválasztási szabály fennmaradó részleteit.
Eldöntheti, hogy az útvonal „Erre” vagy „Erről” típusú útvonal lesz-e, azaz
„az ERRŐL a címről érkező összes e-mailt ugyanúgy kezelje” VAGY
„az ERRE a címre érkező összes e-mailt ugyanúgy kezelje”,
majd megadhatja, hogy melyik e-mail-címet kell ezzel együtt használni. Az Enate automatikusan kitölti az e-mail-címet ahhoz a kezeletlen e-mailhez társított e-mail-címmel, amelyen Ön éppen dolgozott.
Jelen felugró ablak „Tippek” részében egy hivatkozás az Enate online súgójának Kezeletlen e-mailek oldalára vezeti a felhasználókat, amennyiben a felhasználóknak további információra van szükségük.
Amellett, hogy beállít egy az összes jövőbeli, a mintának megfelelő e-mailre vonatkozó szabályt, dönthet úgy, hogy a szabályt az összes/néhány meglévő, a szabálynak megfelelő kezeletlen e-mailen is lefuttatja. Ha így szeretne tenni, akkor válassza ki az „Automatikus alkalmazás” kapcsolót, majd a felugró ablak alsó részét.
A rendszer megmutatja majd Önnek, hogy a jelenleg kezeletlen e-mailek közül hány felel meg ennek a szabálynak, azaz hány lesz majd újra feldolgozva.
Ennek az opciónak a kiválasztásával megjelenik egy időszűrő, amely lehetővé teszi a meglévő e-mailek egy részhalmazának kiválasztását a szabály lefuttatásához (például, ha csak az egy hetes/hónapos e-mailek esetén szeretné ezt lefuttatni).
A csúszka segítségével Ön különböző dátumtartományokat állíthat be, de kiválaszthat egy adott dátumot is. A beállítás módosításakor a rendszer frissül, hogy megmutassa, pontosan hány e-mail esetén futna le ez a szabály.
Ha elégedett a választásával, akkor a „Létrehozás” gombra kattintva a szabály ismét lefut, és az e-maileket egy az Ön által megadott ügy- vagy jegytípusba újra feldolgozza majd.
Fontos megjegyzés: Miután Ön ily módon létrehozott egy új e-mail-útválasztási szabályt a Work Manager felületén, az azonnal éles lesz és minden soron következő bejövő e-mailen lefut majd.
Ha új e-mail-útvonalak lettek létrehozva a Work Manager kezeletlen e-mailek részében, akkor a rendszergazdákat egy piros pont tájékoztatja majd a Builder e-mail-ikon részében.
Az e-mail-útvonalak oldalra történő navigációkor minden soron következő navigációs részen és képernyőn jelezni fogjuk azokat az új útválasztási szabályokat, amelyekkel tisztában kell lenniük.
Az útvonalak oldalon a felhasználók egy bannert látnak majd, amely értesíti őket az új e-mail-útvonalakról, valamint azok számáról. Egy hivatkozással rászűrhetnek az útvonalakra, hogy csak azokat az újakat lássák, amelyeket ismerniük kell.
Az útvonalak táblázatban figyelmeztetjük a felhasználókat azokra az új útvonalakra, amelyeket ismerniük kell.
Javasoljuk a rendszergazdák számára ezen új útválasztási szabályok áttekintését (és azt, hogy beszéljenek azzal az ügynökkel, aki létrehozta ezeket*), hogy megbizonyosodjanak arról, hogy elégedettek-e a más szabályokkal együttesen történő futtatásukkal. Dönthetnek úgy, hogy visszavonják ezek élesítését, módosítják őket, illetve szükség esetén akár törölhetik is őket.
Ha elégedettek a szabállyal, akkor törölniük kell az „áttekintendő” lehetőséget. Az „Áttekintési szűrő törlése” hivatkozást használva visszatérhetnek a normál nézethez.
*A szabály részleteit tartalmazó felugró ablakának tetején található „Tevékenység megjelenítése” ikon használatával megtekintheti, hogy ki hozta létre az e-mail-útválasztási szabályt.
Erre kattintva megjelenik majd a szabályt létrehozó és aktualizáló személy ellenőrzési nyomvonala.
A Kezeletlen e-mailek „Törlési ellenőrzés” részét használva megtekintheti az Ön által/a csapata által a kezelésük során törölt, kezeletlen beérkező e-maileket. Ez segít ellenőrizni, hogy hogyan kezelték a beérkező kezeletlen e-maileket.
A „Törlési ellenőrzés” hivatkozásra kattintva megjelenik az Ön üzleti területén törölt összes, kezeletlen e-mail nézete. Ezek olyan beérkező, kezeletlen e-mailek, amelyek esetén azok döntése mellett döntöttek ahelyett, hogy egy új ügyet vagy jegyet hoztak volna létre belőlük.
Az oldal többi e-mail-nézetéhez hasonlóan minden szűrő és értesítési lehetőség elérhető ezekhez, azonban maguk az e-mailek csak olvasható módban jelennek meg.
Egy törölt, kezeletlen e-mailre kattintva a képernyő fő részén részletesen megjelenik majd az adott e-mail, valamint minden tartalmazott melléklete is.
Továbbá az üzenet feletti fejlécen az is látható, hogy ki és mikor törölte az adott e-mailt.
Megjegyzés: A már törölt e-mailek törlése nem vonható vissza, azonban ha szeretne az e-mail szövegtestében található információkat kimásolni, akkor ezt egyszerűen a kívánt szöveg kiválasztásával és kimásolásával (a Ctrl+C billentyűkombinációt használva) teheti meg.
Az e-mailek akkor jelennek meg az Ön „E-mail-postafiók” Feldolgozatlan e-mailek nézetében a Work Managerben, ha megfelelnek a következő feltételek egyikének:
A Címzett és/vagy Másolatot kapó e-mail-címek egyike sem rendelkezik megfelelő e-mail-útvonallal.
Az e-mailben kizárólag Titkos másolatot kapó e-mail-címek szerepelnek, Címzett és Másolatot kapó címek nem.
Lásd az alábbi, részletes információkat tartalmazó táblázatot arról, hogyan kezeljük az Enate-be beérkező e-maileket attól függően, hogy az Enate-tel kapcsolatos e-mail-címek kombinációi a Címzett, Másolatot kap vagy Titkos másolatot kap mezőben tűnnek-e fel.
Minden az Enate-be beérkező összes e-mailt automatikusan jeggyé vagy üggyé dolgozunk fel az üzlet szabályai alapján, amelyek olyan dolgokat vizsgálnak, mint hogy hová küldték el, ki küldte el és miről szól. Alkalmanként azonban az Enate-be történő beérkezést követően az e-maileket nem dolgozzuk fel egy ügybe vagy egy jegybe.
Ez a következő okok miatt fordulhat elő:
Sem a Címzett és/vagy sem a Másolatot kap e-mail-címek nem rendelkeznek a Builderben megadott egyező e-mail-útvonallal (ezek azok a szabályok, amelyek meghatározzák, hogy milyen fajta jegyet vagy ügyet kell egy beérkező e-mailnek létrehoznia).
Az e-mailben kizárólag Titkos másolatot kapó e-mail-címek szerepelnek, Címzett és Másolatot kapó címek nem.
Ha az Ön vállalkozásának bármely területén ilyen e-mailek találhatók, akkor megjelenik egy ikon a fejlécben, amely megmutatja, hogy hány ilyen e-mail van.
Ez megmutatja Önnek a jelenleg kezeletlen e-mailek számát, és ha rákattint a hivatkozásra, akkor egy felugró ablak is megjelenik, amelyben látható lesz majd, hogy ezek közül hány ilyen érkezett be az elmúlt 24 órában, valamint egy hivatkozás közvetlenül e-mail-postafiókjának Kezeletlen e-mailek részére vezeti majd Önt (egyéb esetben az e-mail-postafiókjának nézetében találhatja meg ezt).
A Work Manager e-mail-postafiók részének Kezeletlen e-mailek nézete lehetővé teszi az ügynökök számára eme kezeletlen e-mailek áttekintését, akik így megtehetik a megfelelő lépéseket. Ez az opció minden felhasználó számára látható.
Ön olyan e-maileket láthat majd, amelyeket nem sikerült egy Üggyé vagy Jeggyé feldolgozni (azaz kezeletlenek) és abba a postafiókba érkeztek be, amelyben az üzleti területe dolgozik. A többi kezeletlen e-mailt, amely egyetlen üzleti folyamatához sem kapcsolódó postafiókba érkezik be, az Ön vállalkozásának más területein dolgozó ügynökök is látni fogják majd.
Konkrétabban, ha Önnek egy e-mail-útvonalhoz kapcsolódó folyamathoz van engedélye, akkor Ön minden olyan e-mailhez kapcsolódó kezeletlen e-mailt látni fog, amely az adott csatlakozóba érkezik be, még akkor is, ha az más útvonalról származik.
A szakasz melletti szám megmutatja Önnek, hogy összesen hány e-mail található a kezeletlen e-mailek nézetben.
Az e szakaszban lévő e-maileket Ön a következők szerint szűrheti:
Postafiók címe
Postafiók neve (ha tudja). Pontosabban ez az annak a postafióknak az e-mail-címe, amely a beérkező üzeneteket kezeli.
Dátum, azaz az e-mail beérkezésének dátuma.
A feldolgozatlan e-mailek nézet lehetővé teszi az Ön számára, hogy áttekintse a beérkező e-mailek tartalmát, amely segít Önnek meghatározni, hogy hová irányítsa azt.
Miután sikeresen meghatározta, hogy hova kell azt irányítania, Önnek néhány lehetőség áll rendelkezésére:
1) Dönthet úgy, hogy a munkatétel létrehozását megelőzően egy munkatételt hoz létre az e-mailből, meghatározva annak ügyfelét, szerződését és szolgáltatását. Ha ezt teszi, az e-mail „feldolgozottá” válik, és eltávolítjuk azt a feldolgozatlan e-mailek nézetből, amikor következő alkalommal az e-mail-postafiók nézetének frissítése mellett dönt.
2) Szükség esetén az e-mail törlése mellett is dönthet (például amikor egy kéretlen üzenetről van szó). Ha ezt teszi, az e-mail „Törölve” állapotú lesz, és eltávolítjuk azt a feldolgozatlan e-mailek nézetből, amikor következő alkalommal az e-mail-postafiók nézetének frissítése mellett dönt.
Több e-mail egyidejű, tömeges törlésére is lehetőség van. Kattintson egy vagy több mezőre, és a szűrő mellett megjelenik egy törlés gomb, valamint a kiválasztott e-mailek száma.
Vegye figyelembe, hogy jelenleg nem lehet egy feldolgozatlan e-mailt egy már meglévő munkatételhez csatolni kizárólag azért, hogy egy új munkatételt hozzon létre. Azonban miután megtette ezt, még mindig használhatja az egyesítés funkciót egy már meglévő munkatétellel történő egyesítéshez.
Megjegyzés: Ezen az oldalon a felhasználók akkor is létrehozhatnak egy új munkatételt egy feldolgozatlan e-mailből, ha a „Létrehozás” engedélyt nem kapcsolták be számukra.
Ha azt veszi észre, hogy rendszeresen Önnek kell kezelnie a kezeletlen e-maileket és újra és újra ugyanarra a jegyre vagy ügyre kell azokat irányítania, akkor néhány lehetőség áll az Ön rendelkezésére:
Beszéljen a vállalati rendszergazdával, hogy áttekintsék, lehetséges-e egy új e-mail-útvonalat létrehozni ezen e-mailek elfogásához, valamint a releváns munkatételek automatikus létrehozásához.
Alternatív megoldásként már a forrásnál is megoldhatja ezt a problémát, és a kezeletlen e-mailek nézetben saját maga is létrehozhat egy egyszerű e-mail-útválasztási szabályt. Ennek módjáról lásd: „Új e-mail-útvonalak létrehozása kezeletlen e-mailekből”.
És az Enate bejövő e-mailek feldolgozásával kapcsolatos további információiért lásd ezt a részt.
Forgatókönyv | Létrehozott munkatételek száma | Megjelennek a feldolgozatlan nézetben? |
---|---|---|
Egyetlen a CÍMZETT vagy Másolatot kap mezőben feltüntetett e-mail-címre küldött e-mail
1
Nem
Két darab a CÍMZETT vagy Másolatot kap mezőben feltüntetett e-mail-címre küldött e-mail
2 vagy több
Nem
Egy darab a CÍMZETT, egy darab a Másolatot kap, illetve egy darab a Titkos másolatot kap mezőben feltüntetett e-mail-címre küldött e-mail
1-1 a CÍMZETT és Másolatot kap címre
Nem
*Egy darab a CÍMZETT, illetve egy darab a Titkos másolatot kap mezőben feltüntetett e-mail-címre küldött e-mail
1 a CÍMZETT mezőre
Nem
Egy vagy több darab, kizárólag a Titkos másolatot kap mezőben feltüntetett e-mail-címre küldött e-mail Semmi sincs a CÍMZETT vagy Másolatot kap mezőben
0
Igen - a Titkos másolatot kap e-mail-postafiókra
Csak 1 az Enate-ben helytelenül konfigurált e-mail-címre küldött email
0
Igen - a konfiguráció nélküli e-mail-címre
Egy az Enate-ben helytelenül konfigurált e-mail-címre, és egy az Enate-ben konfigurált e-mail-címre küldött e-mail
Egy a konfigurált e-mail-címre
Nem