Számos módja van annak, hogy fájlokat csatoljon egy e-mailhez.
1) Egy e-mail megírása közben fájlokat csatolhat ahhoz az e-mail-szekció aljánál található fájlok csatolása lehetőségre kattintva.
A már a Munkatételhez csatolt, és ezáltal már a Fájlok lapon megtalálható fájlok (beleértve a korábbi, a Munkatételen belüli már meglévő e-mailekhez csatoltakat is) itt kiválaszthatók lesznek. Ha túl nagy a választék, akkor a keresési funkcióval rákereshet az egyes fájlokra.
Ön továbbá a PC-jén is kereshet itt csatolható fájlokat a „PC böngészése” ikonra kattintva.
2) Kapcsolatokat adhat egy e-mailhez az e-mail-szekció aljánál található kapcsolatok csatolása lehetőségre kattintva. Ezek a már a Munkatételhez adott (és ezért a Fájlok lapon már megtalálható) kapcsolatok.
3) A Fogd és vidd technikát használva fájlokat adhat az e-mail-szekcióba.
4) Az egy szabványos szövegsablonhoz kapcsolt fájlokat a szövegsablon kiválasztásakor automatikusan hozzácsatoljuk az e-mailhez.
Amikor a rendszer automatikusan e-maileket hoz létre és elküldi azokat, előfordulhat, hogy a használt e-mail-sablon egy vagy több címkéhez kapcsolódik – a rendszer minden ezzel megegyező értékű címkével ellátott munkatételhez csatolt fájlt azonosít majd, és az elküldést megelőzően automatikusan csatolja azokat az e-mailhez.
A Munkatételhez és minden releváns/kapcsolódó Munkatételhez hozzáadott e-mail-mellékleteket a Fájlok lapon tekintheti meg.
Láthatja a fájl nevét és típusát, méretét, valamint azt, hogy mikor és ki töltötte fel azt, illetve annak a Munkatételnek a referenciaszámát is láthatja, amelyhez a fájl fel lett töltve.
Továbbá megtekintheti a fájlokhoz hozzáadott címkéket és megjegyzéseket is.
Lehetősége van a fájlok letöltésére egy e-mailből, ha megnyitja a beérkezett e-mailt, majd a mellékelt fájlra kattint annak letöltéséhez.
Amennyiben több fájl is csatolva lett, akkor lehetősége van minden fájlt egyenként letölteni, vagy dönthet az összes fájl ZIP-fájlként történő letöltése mellett is.
Lehetőség van egy kattintással több melléklet letöltésére is a kommunikáció és idővonal rész üzeneteiből. Az „Összes letöltése” ikonra kattintva minden az adott kommunikáció/idővonal részben található mellékletet letölthet.
Egyes fájlokat a jobb oldali menüben található opcióra kattintva tölthet le.
Több fájlt egyszerre a letölteni kívánt fájlok kiválasztásával, majd a képernyő tetején található opcióra kattintva tölthet le.
Több fájlt ZIP-fájlként a letölteni kívánt fájlok kiválasztásával, majd a képernyő tetején található opcióra kattintva tölthet le.
Ha a rendszere úgy lett beállítva, hogy engedélyezett az Ön számára az e-mail-mellékletek törlése, akkor Önnek lehetősége van a munkatétel fájlkártyájában található e-mailből származó mellékletek törlésére. Ez akkor hasznos, amikor az e-mail-mellékletekben bizalmas információk találhatók.
A törölt mellékletet olyan egyéb kapcsolódó munkatételekből is töröljük majd, mint egy ügy, alügy, al- és eredeti jegy műveletei, ha a jegy egyesítve lett, valamint alügyek és eredeti jegyek, ha a jegyet üggyé alakították.
De vegye figyelembe, hogy egy e-mail-melléklet felosztott jegyből vagy egy felosztott jegy aljegyéből történő törlésekor a törölt fájl az eredeti jegy egyéb aljegyéből/aljegyeiből nem törlődik.
Továbbá vegye figyelembe, hogy egy kapcsolt munkatétel mellékletének törlésével a kapcsolt munkatétel(ek) mellékletei NEM törlődnek.
Kérjük, vegye figyelembe, hogy egy Lezárt állapotú munkatétel e-mail-mellékletének törlésére nincs lehetőség.
A melléklet a rendszer minden részéből törlésre kerül, így nem kereshet majd rá a Gyorskeresőben, valamint nem csatolhatja azt egy új, a munkatételhez kapcsolódó e-mailhez.
A munkatétellel kapcsolatos további műveletek egyike sem állítja vissza a törölt mellékletet, valamint a törölt melléklet egy új összekapcsolt munkatétel létrehozásával sem állítható vissza.
Egy e-mail-melléklet törléséről az idővonalon és a kommunikációs fülön értesítjük majd Önt, amelyben látható lesz a törölt fájl neve, a törlést végző személy neve, illetve annak az e-mailnek a tárgya és dátuma/ideje, amelyhez a melléklet csatolva volt.
A bejövő e-mailek mellékleteit egy zöld e-mail-ikon jelöli:
A kimenő e-mailek mellékleteit egy kék e-mail-ikon jelöli:
