Jelentős javításokat végeztünk a Jegyek, Műveletek és Ügyek fájljainak és kapcsolatainak megtekintését, valamint kezelését illetően.
A korábban az oldalsó sávon megjelenített fájlkártyát immáron kibővítettük és áthelyeztük az Idővonalak melletti Munkatétel képernyőjének fő részén található „Fájlok” lapra: mostantól itt adhat hozzá fájlokat és kapcsolatokat, valamint itt tekintheti meg azokat az elemeket, amelyek hozzá lettek adva a Munkatételhez.
A fájlok lap megmutatja az összes olyan fájlt és kapcsolatot, amelyet hozzáadtunk az adott Munkatételhez és a hozzá kapcsolódó Munkatételekhez, valamint a bejövő és kimenő e-mailek mellékleteit is megtalálhatja itt.
Minden a jelenleg nyitva lévő Munkatételhez tartozó fájl/kapcsolat a Fájlok lap tetején jelenik meg, valamint minden a releváns Munkatételekhez kapcsolódó elem egy ez alatti elkülönített részben látható. Az elemeket a feltöltés dátuma/ideje szerint rendezzük – a legújabbak legfelül tekinthetők meg.
Láthatja a fájl nevét, a fájltípust, annak méretét, a feltöltő nevét (és a feltöltés dátumát), valamint a referenciaszámot és azt, hogy melyik Munkatételhez lett feltöltve. Továbbá megtekintheti a fájlokhoz hozzáadott címkéket és megjegyzéseket is.
A további információk azonosításában számos ikon segíti Önt:
A Fájlok lapon látható minden fájl mellékletként bármelyik kimenő e-mailhez hozzáadható, míg a kapcsolatokat az e-mail törzséhez csatolhatja.
Kérjük, vegye figyelembe, hogy ha Ön a 2022.3-as verziónál régebbi verzióról frissít, akkor a közvetlenül az egy adott Munkatételhez csatolt fájlok mindegyike az „Egyéb Munkatételek” részben referenciaszám nélkül jelenik majd meg. Azonban a Munkatétel e-mailjeinek e-mailes mellékletei a „Jelenlegi” részben jelennek majd meg.
Ha a Munkatétel Önhöz lett rendelve, akkor Ön a Munkatételhez a Fájlok lapot használva adhat hozzá fájlokat és kapcsolatokat. Egyszerre több fájl is feltölthető. A feltöltéshez kattintson a lap tetején található kapcsolatok feltöltése lehetőségre.
Továbbá Ön a fájlokat fogd és vidd technikával is a Fájlok lapra húzhatja azok feltöltéséhez.
Megjegyzés: a maximális fájlméret fájlonként 100,00 MB.
Alapértelmezett helyzetben bármilyen típusú fájl feltölthető, azonban a Builder általános beállítások részében lehetőség van a fájltípusok korlátozására az elfogadható típusok megadásával.
A fájlokhoz és a kapcsolatokhoz lehetősége van címkéket adni. A címkézés rendkívül fontos, ha strukturáltabbá szeretné tenni fájljai információit, valamint ez olyan funkciókat is elérhetővé tesz, mint például a bizonyos címkékkel rendelkező fájlok automatikus hozzácsatolása a rendszer által automatikusan elküldött e-mailekhez, valamint az Ön által írt levelekben használt előre elmentett válaszok. Továbbá külső automatizálási rutinok használatát is lehetővé teszik, amely használatával tudni fogják, hogy mely adott fájlokat kell egy munkatételből felvenni.
A fájlok felcímkézése szintén egy fontos funkció az automatizálási technológiát alkalmazó folyamatok során. Példa: ha egy későbbi automatizált Műveletnek tudnia kell, hogy mely fájlokat csatolta az ügyéhez a „Számla megerősítése” fájlban, akkor ennek megfelelően meg kell jelölnie a kapcsolódó fájlokat, és az automatizálási technológia a fájl nevétől függetlenül tudni fogja majd, hogy a címkéje alapján ki kell választania az adott fájlt. Az ilyen külső automatizálási technológia ugyanígy képes címkékkel ellátni a Munkatételekbe feltöltött dokumentumokat az Enate felületén a további kézzel történő/automatizált felhasználás céljából.
Az Ön számára elérhető címkecímek a Builderben állíthatók be. Ha rendszeresen azt észleli, hogy egy adott címke nem válaszható ki, akkor mindenképpen beszéljen a rendszergazdával, hogy hozzáadhassák azt.
A „+” ikonra kattintva, majd a megjelenő listából egy címkét kiválasztva lehetősége van egy fájlhoz címkét adni.
A címkéket Ön továbbá számos fájlhoz és kapcsolathoz egyszerre is hozzáadhatja, ha egy vagy több elemet választ ki és használja az ikont – a címkék ezt követően a Fájlok lap fejlécében jelennek majd meg.
Az Enate az e-mail-mellékletek automatikus címkézésében is segítségére lesz. Az Enate Builder Piactér részében számos olyan lehetőség érhető el, amelyek engedélyezik azokat a komponenseket (az Enate-ből és harmadik felektől származókat is), amelyek elemzik a beérkező üzenetek tartalmát, beleértve a címkék ajánlását az e-mail-mellékletekhez azok tartalma alapján.
Ha a rendszergazda bekapcsolta az automatikus címkézési komponenst, akkor a fájl címkézési részében néhány extra információt is láthat majd, ahol láthatóak lesznek egy melléklet automatikusan javasolt címkeértékei.
Ha az Ön által használt technológia elég magabiztos az általa javasolt címkében, akkor a címke zöld színnel jelenik majd meg. Amennyiben Ön egyetért a javaslattal, akkor semmit sem kell tennie, azonban ha nem ért egyet vele, akkor kattintson az adott címkére annak megváltoztatásához.
És ha a technológia kevésbé magabiztos a címkejavaslatot illetően, akkor a címke narancssárga színnel jelenik majd meg. Amennyiben Ön egyetért a javasolt címkével, akkor erősítse azt meg, egyéb esetben módosítsa azt az Ön igényei szerint. Minden alkalommal, amikor így tesz, segíti a technológiát a tanulásban, amely így a jövőben még jobbá válik a megfelelő címkék javaslata során. Ha úgy véli, hogy a technológia rendszeresen rossz javaslatokat tesz, beszéljen a rendszergazdával a megbízhatósági küszöb módosítását illetően.
A címkék hozzáadását követően a fájlok/kapcsolatok automatikusan is hozzáadhatóvá válnak az azonos címkékkel rendelkező e-mailekhez, biztosítva ezzel, hogy az adott e-mailek/e-mailek törzsei tartalmazzák majd az összes releváns típusú dokumentumot.
Amikor egy üzenetsablont illeszt be egy kézzel írt e-mailbe, vagy amikor automatikusan létrehoz és elküld egy új e-mailt a folyamat során, a rendszer azonosítja az üzenetsablonhoz/e-mail-sablonhoz kapcsolódó esetleges címkéket, majd automatikusan mellékeli az adott Munkatétel összes, azonos címkével rendelkező fájlját. Az e-mail-sablonok létrehozásakor a címkék a rendszergazda-felhasználók rendszerkonfigurációjának megfelelően hozzá vannak kapcsolva az üzenetsablonhoz/az e-mail tartalmához.
Megjegyzés: Ha a rendszerében nincsenek fájlcímkék, akkor ezt a „fájlcímke hozzáadása” opciót nem jelenítjük meg az Ön számára.
Önnek lehetősége van megjegyzéseket írni a fájlokhoz és a kapcsolatokhoz, hogy megadhassa a tartalom rövid leírását, valamint minden olyan további információt megadhasson, amely hasznosnak bizonyulhat.
Ön továbbá egyszerre több fájlhoz és kapcsolathoz is hozzáadhatja megjegyzését, ha kiválaszt egy vagy több elemet, majd használja a Fájlok lap fejlécében található ikont.
A jobb oldali menü lehetővé teszi az Ön számára, hogy megtekintse egy adott fájl előnézetét. Az előnézet egy új lapon jelenik meg.
Ha nem áll rendelkezésre a fájl előnézete, egy ezt megerősítő szalagcím ugrik majd fel, hogy elmagyarázza ezt, és lehetőséget adjon a fájl letöltésére. Az előnézetet támogató fájltípusok a következők: txt, pdf, jpg, jpeg, jpe, jif, jfif, jfi, png, gif, web, tiff, tif, heif,heic, svg, svgz.
Önnek lehetősége van az egyes fájlok letöltésére, ha a jobb oldali menü megfelelő opciójára kattint.
Ön egyszerre akár több fájlt is letölthet, ha kiválasztja a letölteni kívánt fájlokat, majd pedig a képernyő tetején található lehetőségre kattint. Ezeket több különálló fájlként vagy egyetlen tömörített ZIP-ként is letöltheti az itt található ZIP letöltési lehetőséggel.
A jobb oldali menüre kattintva a fájlok vagy kapcsolatok törlésére egyenként is lehetőség van.
Ezen felül Ön több fájlt/kapcsolatot is törölhet, ha kiválasztja az eltávolítani kívánt fájlokat/kapcsolatokat, majd rákattint a képernyő tetején található törlés lehetőségre.
A fájlok lapon megjelenő fájlokat és kapcsolatokat a lap tetején található szűrési lehetőséggel szűrheti. A következők szerinti szűrésre van lehetőség: Kimenő e-mail-mellékletek, Bejövő e-mail-mellékletek és Kapcsolatok.
Egy szabad szöveges keresés is a rendelkezésére áll, hogy segítsen Önnek az egyes fájlok vagy kapcsolatok megkeresésében. Ön számos megjelenített szövegcsoport alapján is kereshet, például fájlnevek, címkeinformációk és megjegyzések szövege alapján.
A fájlok hagyományos mellékleteit egy gemkapocs ikonja jelöli:
A kapcsolatokat két összekapcsolódó láncszem jelöli:
A bejövő e-mailek mellékleteit egy zöld e-mail-ikon jelöli:
A kimenő e-mailek mellékleteit egy kék e-mail-ikon jelöli:
