A munkatételek és a hozzájuk tartozó e-mailek között mostantól a „keresse meg ezt az értéket ebben a mezőben” típusú célzott kereséssel is kereshet. Ezt úgy teheti meg, hogy a keresés elé beilleszt egy előre meghatározott keresőkódot. Mielőtt bármit beírna a gyorskeresési mezőbe, a legördülő menüben megtekintheti a rendszerben elérhető összes rövid kódot, valamint azt, hogy azok mely mezőkre vonatkoznak.
Ha egy adott mezőben szeretne keresni, írja be az annak megfelelő rövid kódot, majd a megfelelő értéket. Pl. LN: Jones.
Ennek eredményeként az összes olyan munkatétel (jegy/ügy/művelet) és kommunikáció megjelenik, amelyekben ezen mező értéke „Jones”.
Megjegyzés: A kettőspont (:) és a keresett érték közé ne tegyen szóközt.
Ha egy teljes kifejezést szeretne megkeresni egy adott mezőben, tegye a keresőkifejezést idézőjelek közé. Pl.: bn:“teljes kifejezés”.
Ezt a módszert az általános szabad szöveges keresések során is használhatja, vagyis nem csak akkor, amikor egy adott egyéni mezőben végez keresést a rövid kód beszúrásával.
A gyorskereséssel személyek, munkatételek és kommunikációs tételek között kereshet.
Alapértelmezés szerint a gyorskeresés mind a három kategóriában keres. A gyorskeresés fejlécében a bal oldalon lévő legördülő menüből választva lehetősége van arra, hogy a keresést egyetlen kategóriára szűkítse le.
Lehetősége van munkatételeket (pl. Jegyeket, Ügyeket és Műveleteket) keresni, ha beírja a hozzájuk kapcsolódó kulcsszavakat a gyorskeresőbe.
Ha túl sok a találat, akkor dönthet a találatok további megszűrése mellett, ha egy adott Jegyre, Ügyre vagy Műveletre keres rá.
A munkatételek keresésének eredményei megjelenítik a hivatkozást, a címet, a folyamat nevét, a munkatétel állapotát, az esedékesség dátumát (piros/narancssárga/zöld színkódolással), valamint annak a személynek a nevét, akihez a munkatétel jelenleg hozzá van rendelve.
Továbbá Önnek lehetősége van a keresési eredményeket a csúszka segítségével a kezdődátum szerint is szűrni, a mai naptól egészen a múlt évig, valamint lehetősége van adott dátumtartományokra is szűrni.
Ha a gyorskeresőben egy munkatétel fölé viszi az egérmutatót, akkor megjelenik az „Átvétel” ikon. Erre az ikonra kattintva azonnal önmagához rendelheti ezt a munkatételt.
Az munkatételre kattintva az egy új lapon jelenik meg.
A munkavállalók között kereshet az utónév, a vezetéknév, a vállalat és az e-mail-cím alapján.
Ezen kívül további kiterjesztett tulajdonságokat is felvehet az emberekhez, és a gyorskereséssel az összes szöveges/karakterláncos tulajdonságban is kereshet. Előfordulhat például, hogy rendelkezik egy olyan külső kapcsolattal, amelynek attribútuma „Országnév” stb. Ezen attribútumokat megkeresheti a gyorskeresés funkcióval.
Azok a feltételek, amelyek szerint kereshet (pl. „Munkavállalói szám”) a gyorskeresés találatai között lesznek láthatóak, a kapcsolat neve alatti sorban.
Amikor egy adott személyre kattint, megnyílik a Kapcsolattevékenység oldal, ahol megtekintheti az aktuális tevékenységeket, az előzményeket – az adott személyhez kapcsolódó munkatételeket – az összes velük kapcsolatos kommunikációt, és új munkát kezdhet el a számukra.
Ha túl sok a találat, azokat a „Kapcsolat” vagy az „Ügynök” lehetőségre kattintva leszűkítheti. Amikor rákattint egy kapcsolatra, a rendszer csak a keresési feltételekkel rendelkező kapcsolatokat fogja megjeleníteni.
Megjegyzés: Csak azoknak a vállalatoknak az e-mail-címeit és kapcsolatait láthatja, amelyekhez hozzáféréssel rendelkezik. Ezek a beállítások a Builderben vannak megadva. További információkért kattintson ide.
Ha a rendszerben még nem létező új kapcsolatot próbál megtalálni, a gyorskeresés funkcióból létrehozhatja az új kapcsolatot. Navigáljon a gyorskeresés funkció személyek keresése részéhez, majd kattintson a „Kapcsolat hozzáadása” lehetőségre.
Amikor erre kattint, a rendszer értelmezi és automatikusan kitölti a vezetéknév, utónév és e-mail-cím mezőt. Miután az összes adatot megadta, és a „Kapcsolat létrehozása” gombra kattintott, a rendszer visszatér az adott felhasználó kapcsolattevékenységi lapjára.
Megjegyzés: A kapcsolat e-mail-címének egyedinek kell lennie a rendszerben.
Lehetősége van a kommunikációkban történő keresésre (pl. e-mailek, megjegyzések és önkiszolgáló kommunikációk), ha az e-mail tárgyában, szövegtörzsében vagy kapcsolati adataiban (címzett, feladó, másolatot kap, titkos másolatot kap) található kulcsszavakat ad meg, vagy olyan kulcsszavakat, amelyek a keresett jegyzetben vagy önkiszolgáló kommunikációban szerepelnek.
Dönthet úgy, hogy a kommunikáció típusának kiválasztásával (pl. beérkező e-mail, kimenő e-mail, megjegyzés, önkiszolgáló megjegyzés) még tovább szűkíti a keresési eredményeket a felső ikonokra kattintva.
Továbbá a csúszka használatával az eredményeket beérkezési/elküldési dátum (a mai naptól egészen a múlt évig, valamint adott dátumtartományok) szerint is szűrheti.
A keresési eredményeket az e-mail elküldésének/beérkezésének dátuma szerint rendezzük majd, a lap tetején a legújabb látható majd.
Az e-mail keresési eredményei olyan adatokat is tartalmaznak majd, mint a címzett/feladó címe (attól függően, hogy elküldött vagy beérkezett levélről van-e szó), egy ikon, amely megmutatja, hogy elküldött vagy beérkezett levélről van szó (ha az e-mailt Ön vagy az Ön csapata küldte el, akkor az ikon zöld színű lesz, ha az e-mailt Ön vagy a csapata egy tagja kapta, akkor ez az ikon kék színű lesz), az e-mail tárgya, valamint az e-mail törzsének első néhány sora, illetve az e-mail elküldésének/beérkezésének ideje.
Megjegyzés: a keresési eredmények megjelenítik a megjegyzés írójának nevét, a megjegyzés első néhány sorát, valamint azt, hogy mikor írták a megjegyzést.
A kommunikációra kattintva egy új lapon nyílik meg az a munkatétel, amelyhez kapcsolódik.
A Gyorskereső lehetővé teszi az Ön számára, hogy fájlokat keressen, illetve a munkatételeket a fájljaikon keresztül keresse meg. Ha a Gyorskeresőt fájlok keresésére használja, akkor azzal megtalálhatja a közvetlenül a munkatételhez kapcsolt fájlokat ÉS azokat a fájlokat is, amelyeket a munkatétel kommunikációihoz kapcsoltak.
A keresési eredmények olyan részleteket tartalmaznak majd, mint a fájl típusa (pl. egy munkatételhez vagy egy kommunikációhoz csatolták-e), ha a fájl egy munkatételhez kapcsolt fájl, akkor mikor frissítették a munkatételt utoljára, vagy ha a fájl egy kommunikációs melléklet, akkor mikor küldték el az e-mailt/mikor érkezett be az e-mail, mi a munkatétel(ek) referenciaszáma és címe, illetve mi a kommunikáció tárgya, amennyiben a fájl egy kommunikációs melléklet. A keresési eredményeket a fájl legutóbbi frissítésének dátuma szerint, vagy ha a fájl egy kommunikációs melléklet, akkor az e-mail elküldésének/beérkezésének ideje alapján rendezzük sorba, felül a legújabbakkal. Ha a fájlra kattint, letöltheti annak egy példányát.
Megjegyzés: Ön csak azokat a fájlokat és munkatételeket láthatja majd, amelyekhez az engedélyei alapján hozzáférhet. Ezeket a beállításokat a Builderben lehet beállítani – további információkért kattintson ide. Ön továbbá nem kereshet rá olyan fájlokra vagy kommunikációs mellékletekre, amelyek törölve lettek.
Továbbá a teljesítményproblémák csökkentése érdekében a Gyorskereső nem ad majd keresési találatot a következőkre:
kommunikációs mellékletek, amelyek „Mime-melléklet”-tel kezdődnek
kommunikációs mellékletek, amelyek „MIME-melléklet”-tel kezdődnek
Ön továbbra is rákereshet a „mime-melléklet” szövegre, azonban az eredmények kizárólag a munkatételek fájljaiból származnak majd. A „mim” szövegre keresve Ön más eredményeket kaphat.
Továbbá vegye figyelembe, hogy a rendszer „a következővel kezdődik” logikát használja a fájlok keresése során, és egy helyettesítő kifejezést ad a keresőszöveg VÉGÉHEZ. Ez azt jelenti, hogy ha Ön egy „Invoice Processing.docx” fájlt keres, akkor a „processing” kifejezést használva nem találná meg a fájlt, azonban az „invoice” szóra keresve igen.
A gyorskeresés használatával kapcsolatos néhány további tudnivaló: Amikor megadja a gyorskereséshez használandó adatokat, a rendszer párhuzamosan három különböző kereséstípust hajt végre:
1) Hivatkozási szám szerinti egyedi keresés. A rendszer a formátum alapján felismeri, hogy munkatételekhez tartozó hivatkozási számot adott meg, és azokat a jegyeket, ügyeket és műveleteket fogja megjeleníteni a találatok között, amelyek ezzel a hivatkozási számmal rendelkeznek. Elegendő, ha beírja a hivatkozási számot (pl. „40308-T”), és azt a rendszer hivatkozási számként azonosítja. A rövid kódot nem kell a szám elé beírnia.
2) Egyéni adatmezőkben történő keresések. A fent leírtak szerint a rendszer felismeri, hogy ilyen típusú keresést hajt végre, ha beír egy ismert rövid kódot (pl. „FN:”). A rendszer azokat a mezőket fogja megkeresni, amelyek a beírt értéket tartalmazzák. Lásd a helyettesítő karakterekre vonatkozó alábbi megjegyzést.
3) A munkatételek, kommunikációk és emberek szabad szöveges keresése minden olyan egyéb, Ön által beírt keresőkifejezéssel szemben, amelyek nem felelnek meg az első két felismert adattípusnak. A rendszer szabad szöveges keresője az egyes szavakra keres rá a munkatételek, kommunikációk és emberek különféle rendszerattribútumaival szemben, például: munkatétel címe, e-mail tárgya és szövegtörzse.
4) Fájlok keresése „a következővel kezdődik” logika alapján. A rendszer „a következővel kezdődik” logikát használja a fájlkeresés során, amikor egy helyettesítő kifejezést ad a keresőszöveg VÉGÉHEZ. Ez azt jelenti, hogy ha Ön egy „Számla feldolgozása.docx” nevű fájlra keres rá, akkor a „feldolgozása” szóra keresve az adott fájl nem jelenne meg a találatok között, viszont a „Számla” szóra keresve igen.
A keresések során a rendszer egy helyettesítő karaktert szúr be a keresett szöveg VÉGÉRE, de az elejére nem.
Példa az egyéni adatkeresésekre: amikor például a „p:John Smi” karakterlánc szerint keres, a rendszer azokat a tételeket fogja megjeleníteni, amelyek esetében a „person” mező értéke „John Smith”, ha azonban a „p: Smith” karakterláncra keres, a rendszer NEM fogja megtalálni a „John Smith” értékű mezőket.
Azaz az egyéni adatmezőkben történő keresések során a mező pontos értéke vagy az érték kezdő karakterlánca szerint keresünk. A szabad szöveges keresések nem egészen így működnek, mivel a szabad szöveges keresés a szöveg összes szavát egyenként próbálja megkeresni, vagyis a szöveget nem egészként kezeli.
A rendszer a hivatkozási szám szerinti keresések végére is helyettesítő karaktert fűz.
Amikor a gyorskereső mezőbe szöveget ír be, a rendszer a legutolsó szóhoz fűz helyettesítő karaktereket, és az alapján keres. Például, ha az alábbi szöveg beírásával végez szabad szöveges keresést: "John return prio". A rendszer az utolsó szóhoz fűz helyettesítő karaktert, és például olyan találatokat is visszaad, amelyek a „priority” szót tartalmazzák.
Miután lenyomta a szóköz billentyűt, a rendszer érzékeli, hogy befejezte a keresőkifejezés beírását, és helyettesítő karakter használata nélkül a megadott szót fogja megkeresni.
A rendszerteljesítmény megőrzése érdekében a rendszer az alábbi kifejezéseket figyelmen kívül hagyja a keresések során:
1 vagy 2 karakterből álló szavak.
A rendszer „tiltólistáján” szereplő szavak. Ezek az olyan gyakori szavak, mint az „és”, „az”, „én” stb., amelyek használata túl sok találatot eredményezne. Kérjük, hogy olvassa el ezt a részt azoknak a tiltólistás szavaknak a listájához, amelyeket a keresések során nem veszünk figyelembe (a gyorskeresőben, valamint valójában a rendszerben elvégzett bármilyen egyéb keresés során).
A gyorskeresőben figyelmen kívül hagyott konkrét karakterek, pl. „*”, „?”, „@” stb. A figyelmen kívül hagyott karakterek teljes listáját itt találhatja meg. Ez például azt jelenti majd, hogy ha a gyorskeresőben Ön a customer.com kifejezésre keres rá, akkor a „customer” (ügyfél) és a „com” szavakra keres majd rá. Ezért ajánlatos az ilyen szóösszetételeket idézőjelbe tenni, hogy konkrét kifejezésként kereshessen rájuk – például a „customer.com” kifejezésre keresve a keresés valószínűleg a megfelelő találatokat listázza majd.
A gyorskereső egy szöveges kereső. Amennyiben Ön dátumokat ad meg a szöveges keresés során, az inkonzisztens eredményeket adhat. Ha lehetséges, használjon „idézőjeleket” a szükséges keresések esetén, amelyek segítenek Önnek abban, hogy a keresés során teljes karakterláncokra keressen, például: „keresse meg, hogy hol fordul elő ez a szöveg”.
Használja a dátumcsúszkákat, hogy az adott dátumtartományokban kapja meg az eredményeket.
Amikor egyszerre több szóra keres rá, a keresés az „ÉS” logikát használja majd a „VAGY” logika helyett, azaz olyan találatokat ad majd, amelyek eredménye: „alma” ÉS „banán” ÉS „körte”.
Fontos megjegyezni, hogy a gyorskeresés három független keresést végez el:
egyet a munkatételekhez (ügyek, műveletek és jegyek),
egyet az ezekhez esetlegesen kapcsolódó e-mailekhez, valamint
egyet az emberekhez.
Ennek hatására, ha Ön három szó kombinációjára keres rá, például: „alma”, és „banán” és „körte”, akkor a gyorskeresés olyan munkatételeket hoz majd eredményül, ahol mindhárom szó előfordul, és külön jelenít meg minden olyan e-mailt, ahol ez a három szó mindegyike előfordul. Abban az esetben, amikor a három közül csak kettő fordul elő egy munkatételben, míg a harmadik csak egy kapcsolódó e-mailben tűnik fel, ezt az eredményt NEM tüntetjük fel egyik keresésben sem.
A munkatétel-keresések elvégzésének specifikus jellemzői a következők:
Munkatétel referenciája
Cím
Ügyfél neve
Szolgáltató neve
Szerződés neve
Szolgáltatás neve
Szolgáltatásfajta neve
Folyamattípus neve
A kommunikációkeresések elvégzésének specifikus jellemzői a következők:
E-mail címe
E-mail törzse
E-mail-címek (feladó, címzett, másolatot kap, titkos másolatot kap)
Belső megjegyzéstörzs (az Enate-en/önkiszolgáló felületén belül hozzáadott megjegyzésekhez)
