Los archivos se pueden adjuntar a un correo electrónico de varias maneras.
1) Puede adjuntar archivos al redactar un correo electrónico haciendo clic en la opción de adjuntar archivos que aparece al pie de la sección de correos electrónicos.
Los archivos que ya están adjuntos a la tarea, y, por lo tanto, ya se encuentran en la pestaña de archivos (incluidos los archivos adjuntos a correos electrónicos anteriores dentro de la tarea) estarán disponibles para su selección desde aquí. Puede utilizar la función de búsqueda para buscar archivos específicos si hay muchos para elegir.
También puede buscar archivos para adjuntar desde su computadora haciendo clic en el ícono “Explorar en esta computadora”.
2) Puede añadir enlaces a un correo electrónico haciendo clic en la opción de adjuntar enlaces que aparece al pie de la sección de correos electrónicos. Enlaces que ya han sido añadidos a la tarea (y que, por lo tanto, ya aparecen en la pestaña de archivos).
3) Puede arrastrar y soltar archivos desde su escritorio a la sección de correos electrónicos.
4) Los archivos que se hayan enlazado con un Texto estándar se adjuntarán automáticamente al correo electrónico cuando se seleccione el texto estándar.
Cuando el sistema genera y envía correos electrónicos automáticamente, la plantilla del correo electrónico utilizada se puede enlazar a una o más etiquetas. El sistema identificará cualquier archivo actualmente adjunto a la tarea que haya sido etiquetado con este mismo valor, y lo adjuntará automáticamente al correo electrónico antes de enviarlo.
Puede ver todos los archivos adjuntos del correo electrónico que se han añadido a la tarea y otras tareas relacionadas/enlazadas en la pestaña de archivos.
Puede ver el nombre del archivo, qué tipo de archivo es, su tamaño y cuándo y quién lo subió y el número de referencia de la tarea a la que se subió.
También puede ver las etiquetas y notas que se han añadido a los archivos.
Puede descargar archivos de un correo electrónico abriendo el correo electrónico recibido y haciendo clic para descargar el archivo adjunto.
Si se han adjuntado varios archivos, tiene la opción de descargar todos los archivos individualmente o como un archivo zip.
Puede descargar varios archivos adjuntos haciendo un solo clic desde los correos en las secciones de comunicaciones y cronología. Al hacer clic en el icono “Descargar todo” se descargarán todos los archivos adjuntos existentes en esa tarea de la sección de Comunicaciones / Cronología.
Puede descargar archivos individuales haciendo clic en la opción del menú que aparece a la derecha.
Puede descargar varios archivos de una sola vez seleccionando los archivos que desea descargar y eligiendo la opción que aparece en la parte superior de la pantalla.
Puede descargar varios archivos contenidos en un archivo zip seleccionando los archivos que desea descargar y eligiendo la opción que aparece en la parte superior de la pantalla.
Si su sistema ha sido configurado para permitirle eliminar los archivos adjuntos de los correos electrónicos, puede eliminarlos desde la tarjeta de archivo de una tarea. Esto resulta útil cuando, por ejemplo, los archivos adjuntos del correo electrónico contienen información confidencial.
El archivo adjunto eliminado también se eliminará de otras tareas relacionadas, como otras Acciones en un Caso, Sub-casos, Tickets subordinados y principales si se ha fusionado un Ticket, Casos subordinados y Tickets principales si un Ticket se ha convertido en un Caso.
Sin embargo, tenga en cuenta que, si elimina un archivo adjunto de un correo electrónico desde un Ticket que se ha dividido o es el Ticket subordinado de un Ticket dividido, el archivo eliminado no será eliminado del/los otro/s Ticket/s subordinado/s o del Ticket principal.
También tenga en cuenta que eliminar un archivo adjunto de una tarea enlazada NO eliminará el archivo adjunto de la/s tarea/s con la/s que está enlazada.
También tenga en cuenta que no es posible eliminar un archivo adjunto de un correo electrónico de una tarea que está Cerrada.
El archivo adjunto se eliminará de todo el sistema, por lo que no podrá buscarlo en el Buscador rápido, y no estará disponible para adjuntarlo a un nuevo correo electrónico relacionado con la tarea.
Cualquier actividad posterior que se realice en la tarea no restablecerá el archivo adjunto eliminado y la creación de una nueva tarea enlazada tampoco restablecerá el archivo adjunto eliminado.
Recibirá una notificación en la cronología y en la pestaña de comunicaciones cuando se haya eliminado un archivo adjunto de un correo electrónico, junto con el nombre del archivo que se ha eliminado, quién lo ha eliminado y el asunto y la fecha/hora en que se envió el correo electrónico al que se adjuntó.
Los archivos adjuntos de los correos electrónicos entrantes se indican con un icono de correo electrónico verde:
Los archivos adjuntos de los correos electrónicos salientes se indican con un icono de correo electrónico azul:
