Ahora puede buscar las Tareas y sus correos electrónicos correspondientes, utilizando "Buscar este valor en este campo" en la Tarea. Esto se logra al anteponer la búsqueda con un código de búsqueda predefinido. Antes de escribir algo en la Búsqueda rápida, el menú desplegable muestra todos los códigos cortos disponibles en el sistema y el campo al que se refieren.
Para buscar en un campo, introduzca el código corto y el valor deseado, p.ej. hq: Laptop
Esto buscara la Tarea (Ticket/Caso/Acción) y los resultados de la comunicación donde este campo tiene este valor:
Puede poner comillas a su valor de búsqueda para usar una frase completa para buscar el valor de campo, por ejemplo: bn: "frase completa".
También puede utilizar este método para buscar frases en la búsqueda general usando el formato de texto libre, es decir, puede emplear este truco incluso cuando no esté buscando en un campo personalizado con un código corto antepuesto.
Puede usar el Buscador Rápido para buscar Personas, Tareas y Comunicaciones.
De forma predeterminada, el Buscador Rápido buscará en las tres categorías, pero puede concentrarse en buscar solo una de estas categorías seleccionando en el menú desplegable de la izquierda en el encabezado Buscador Rápido:
Puede buscar tareas (es decir, Tickets, Casos y Acciones) introduciendo las palabras clave relacionadas con ellas en el Buscador Rápido.
Si obtiene muchos resultados, puede optar por filtrar su búsqueda aún más eligiendo buscar por Ticket, Caso o Acción específicamente.
Los resultados de búsqueda de Tareas mostrarán la referencia, el título, el nombre del proceso, el estado, la fecha de vencimiento (con codificación de colores R/A/G), más el nombre de la persona a la que la tarea está actualmente asignada.
Además, puede filtrar la búsqueda por fecha de inicio, utilizando el control deslizante proporcionado, desde Hoy hasta el Año pasado, además de rangos de fechas específicos.
Al pasar por encima de la fila de una tarea en el Buscador Rápido, se mostrará un ícono de "Tómelo". Asigne instantáneamente esta tarea a usted mismo haciendo clic en este ícono.
Al hacer clic en la tarea, esta se abrirá en una nueva pestaña.
Los empleados pueden ser buscados usando Nombre, Apellido, Empresa y dirección de correo electrónico.
Además, se pueden agregar un mayor número de propiedades más extensas/detalladas al sistema y se puede buscar todas las propiedades en texto/cadena con el Buscador Rápido. Por ejemplo, es posible que tenga un contacto de terceros con los atributos "Nombre del país", etc., que se podrán buscar en el Buscador Rápido.
Los criterios con los que se pueden hacer una búsqueda, p. ej. "Número de empleado" se muestran a medida que se buscan esos registros en la Búsqueda rápida, en la línea debajo del nombre del contacto.
Si tiene muchos resultados, puede filtrarlos haciendo clic en "Contacto" o "Agente". Cuando hace clic en “Contacto”, el sistema solo mostrará contactos basados en los criterios de búsqueda.
Al hacer clic en una persona, se abrirá la página de Actividades de contacto donde puede ver la actividad actual e histórica - Tareas relacionadas con esa persona - todas sus comunicaciones, y le permite comenzar un nuevo trabajo para ellos.
Nota: Solo podrá ver las direcciones de correo electrónico y los contactos pertenecientes a las empresas a las que tiene acceso. Estos ajustes se configuran en Builder, haga clic aquí para más información.
Si está buscando un nuevo contacto que no existe actualmente en el sistema, puede crear un nuevo contacto desde el Buscador Rápido. Vaya a la búsqueda de personas en Búsqueda rápida y haga clic en "agregar un contacto".
Cuando haga clic en "agregar un contacto", el sistema decodificará y rellenará el nombre, el apellido y la dirección de correo electrónico. Una vez que complete toda la información y haga clic en crear contacto, navegará a la "página de actividad de contacto" del usuario.
Nota - La dirección de correo electrónico de contacto debe ser única en el sistema.
Puede buscar comunicaciones (es decir, correos electrónicos, notas y comunicaciones de Autoservicio) introduciendo las palabras clave del asunto del correo electrónico, el cuerpo del mensaje y los datos de contacto (Para, De, CC, BCC) o las palabras clave de la nota o la comunicación de Autoservicio que está buscando.
Puede optar por filtrar sus resultados aún más seleccionando el tipo de comunicación, es decir, correo electrónico entrante/saliente, nota, comunicación de autoservicio, haciendo clic en los iconos que aparecen en la parte superior.
También puede usar el control deslizante para filtrar por fecha de recepción/envío (desde Hoy hasta el Año pasado, más rangos de fechas específicas).
Los resultados de búsqueda se ordenarán por la fecha de envío/recepción del correo electrónico, con el más reciente en la parte superior.
Los resultados en base a correos electrónicos incluirán detalles tales como la dirección Para/De (dependiendo de si el correo electrónico fue enviado o recibido), un ícono que indique si el correo electrónico fue enviado o recibido (si el correo electrónico fue enviado por usted o su equipo, el ícono será de color verde y si usted o su equipo recibió el correo electrónico, el ícono será de color azul), el asunto del correo electrónico y las primeras líneas del cuerpo del correo electrónico. Además, incluye la hora de envío/recepción de este.
Tenga en cuenta que los resultados de la búsqueda muestran quién escribió la nota, las primeras líneas de esta y cuándo la escribió.
Al hacer clic en la comunicación, se abrirá la Tarea que está vinculada al correo en una nueva pestaña.
Puede usar el Buscador rápido para buscar archivos individuales o una tarea a través de uno de sus archivos. La búsqueda de archivos en el Buscador rápido se centrará en buscar ambos archivos que están directamente enlazados con la tarea Y los archivos que se han adjuntado a las comunicaciones para la tarea.
Los resultados de la búsqueda incluirán información como el tipo de archivo (es decir, si se adjuntó a la tarea o a una comunicación), cuándo la tarea se actualizó por última vez si el archivo se adjunta a una tarea, o cuándo se envió/recibió el correo electrónico si el archivo es un adjunto de una comunicación, el número de referencia y el título de la/s tarea/s a la/s que se adjunta el archivo y el asunto de la comunicación si el archivo es un adjunto de la comunicación. Los resultados de la búsqueda se ordenarán por la fecha de la última actualización del archivo o por la fecha de envío/recepción del correo electrónico si se trata de un archivo adjunto a una comunicación, mostrando el más reciente en la parte superior. Al hacer clic en el archivo se descargará una copia de este.
Nota: Solo podrá ver los archivos y las tareas a las que tiene acceso en función de los permisos que tenga. Estos ajustes se configuran en Builder. Haga clic aquí para obtener más información. Tampoco podrá buscar archivos o adjuntos de comunicaciones que se hayan eliminado.
Además, para mitigar los problemas de rendimiento, el Buscador rápido no arrojará resultados de búsqueda para lo siguiente:
Archivos adjuntos de comunicación que empiecen por “Archivo adjunto con formato Mime”.
Archivos adjuntos de comunicación que empiecen por “Archivo adjunto – MIME”.
Aún puede buscar el texto con formato mime adjunto, pero los únicos resultados serán los de los archivos de tarea. Puede buscar “mim”, lo que puede arrojar otros resultados.
También tenga en cuenta que el sistema utiliza una lógica de "inicio con" para la búsqueda de archivos en la que añade un carácter comodín al FINAL de los textos de búsqueda. Esto significa que si está buscando un archivo llamado "Procesamiento de factura.docx", las búsquedas de "procesamiento" no encontrarán el archivo, pero las búsquedas de "factura" sí lo harán.
Explicación adicional de cómo funciona el Buscador Rápido: hay tres tipos diferentes de búsquedas en paralelo cuando introduce datos de búsqueda en el Buscador Rápido:
1) Búsqueda específica con número de referencia. Esto se basa en reconocer el formato del número de referencia de las Tareas y luego sugerir resultados relacionados con Tickets, Casos, Acciones que tienen esa referencia. Simplemente escriba la referencia, p.ej. "40308-T " y el sistema lo reconocerá como referencia. No necesita introducir un código corto principal.
2) Búsquedas de campos de datos personalizados. Como se describió anteriormente. El sistema sabrá hacer este tipo de búsqueda cuando introduzca un código corto conocido, p.ej. 'FN:'. La búsqueda será para un campo que contenga el valor específico que introduzca. Vea la nota más abajo en Comodines.
3) Búsqueda de texto libre para las tareas, comunicaciones y personas frente a cualquier otra cosa que se introduzca que no se ajuste a los dos primeros tipos de datos reconocidos. El sistema busca en texto libre las palabras individuales frente a varios atributos del sistema de las tareas, las comunicaciones y las personas, por ejemplo, el título de la tarea, el asunto y el cuerpo del correo electrónico.
4) Búsqueda de archivos por "Inicio con": el sistema utiliza una lógica de "Inicio con" para la búsqueda de archivos en la que añade un carácter comodín al FINAL de los textos de búsqueda. Esto significa que si se busca un archivo llamado "Procesamiento de factura.docx", las búsquedas de "procesamiento" no encontrarán el archivo, pero las búsquedas de "factura" sí lo harán.
Al buscar, el sistema agregará un Comodín al FINAL de los textos de búsqueda, no al inicio.
Para búsquedas específicas de Datos Personalizados, un ejemplo de comportamiento sería: Al buscar por p.ej. "P: John Smi" encontraría elementos con el valor "John Smith" en un campo ‘Persona’ pero buscando únicamente "p: Smith" NO lo encontraría.
En resumen: con las Búsquedas de Campos de Datos Personalizados, buscamos el valor preciso del campo, o el inicio del valor. Las búsquedas de texto libre no son exactamente lo mismo, ya que una búsqueda de texto libre intentará hacer coincidir cada palabra individual dentro de un valor de texto para obtener una coincidencia, en lugar del valor en su conjunto.
También se añaden Comodines al final de las búsquedas de números de referencia.
Mientras usa el Buscador Rápido, el sistema hará una Búsqueda Comodín de la última palabra, p.ej. si usted escribe en el formato de texto libre de búsqueda: "John return prio". El sistema usará como Comodín la última palabra y también filtrará resultados con, p.ej. 'prioridad'.
Una vez que haya presionado la tecla de espacio, el sistema concluirá que ha terminado de escribir esa palabra y buscará sin usar un Comodín.
Para mantener el rendimiento del sistema, las búsquedas ignoran lo siguiente:
Palabras de 1 a 2 caracteres.
El Buscador Rápido es una búsqueda basada en texto. La introducción de fechas en las cadenas de texto puede arrojar resultados incoherentes. Utilice las "comillas" siempre que sea posible para ayudar a la búsqueda a buscar cadenas de caracteres completas.
Utilice los deslizadores de fecha para buscar resultados en rangos de fechas específicos
Cuando busque varias palabras, la búsqueda utilizará una lógica "Y" en lugar de "O", es decir, devolverá los elementos con Manzana Y Banana Y Pera.
Es importante tener en cuenta que el Buscador Rápido realiza tres búsquedas independientes:
una para las tareas (Casos, Acciones, Tickets)
otra para los correos electrónicos que pueden estar relacionados con ellas
y otra para las personas.
Un efecto de esto puede ser que, si se busca, por ejemplo, una combinación de tres palabras, como manzana, banana y pera, el Buscador Rápido devolverá los resultados de cualquier tarea en la que aparezcan las tres palabras y, por separado, cualquier correo electrónico en el que aparezcan las tres palabras. Las situaciones en las que dos de las palabras aparecen en la tarea, y la tercera solo en un correo electrónico asociado, no serían devueltas por ninguna de las dos búsquedas.
Las características específicas con las que se realizan las búsquedas de tareas son las siguientes:
Referencia de la Tarea Título
Nombre del cliente
Nombre del proveedor
Nombre del contrato
Nombre del servicio
Nombre de la línea de servicio
Nombre del tipo de procesamiento
Las características específicas con las que se realizan las búsquedas de Comunicaciones son las siguientes:
Título del correo electrónico
Cuerpo del correo electrónico
Dirección de correo electrónico (De, A, CC, BCC)
Cuerpo de la nota interna (para las notas agregadas en Enate / Autoservicio).
Palabras en la "Lista de parada" del sistema. Estas son palabras comunes estándar como "y", "el/la/los/las", "yo", etc., que de lo contrario arrojarían demasiados resultados. Consulte (en el Buscador Rápido y en cualquier otra búsqueda del sistema).
Caracteres específicos que se ignoran, por ejemplo, "*", "?", "@", etc. específicamente en el Buscador Rápido. Consulte . Esto significa, por ejemplo, que cuando se busque customer.com en el Buscador Rápido, se buscarán las palabras "customer" y "com". Se recomienda colocar estas combinaciones de palabras entre comillas para buscarlas como una frase en concreto, es decir, la búsqueda de "customer.com" probablemente le devolverá los resultados que está buscando.
