Мы значительно улучшили то, как Вы можете просматривать и управлять файлами и ссылками в Заявках, Действиях и Случаях. Карта файлов, которая раньше располагалась на боковой панели, теперь расширена и перенесена во вкладку "Файлы" на основной части экрана задачи рядом с временной шкалой – теперь Вы можете тут добавлять новые файлы и ссылки и просматривать файлы и ссылки, добавленные к задаче.
Вкладка файлов показывает все файлы и ссылки, которые были добавлены к данной задаче и к связанным с ней задачам, а также вложения для входящих и исходящих емейлов...
Любые файлы/ссылки для данной задачи, которая открыта, будут отображаться наверху во вкладке файлов, а также любые связанные с ней задачи будут показаны в отдельной секции ниже. Они будут отсортированы по дате/времени, когда они были добавлены, самые последние будут отображаться сверху.
Вы сможете увидеть название файла, тип файлы, его размер, кто его загрузил (и когда), а также справочный номер и задачу, к которой он был добавлен. Вы также сможете увидеть метки и заметки, которые были добавлены к файлам.
Различные иконки помгут Вам определить дальнейшую информацию:
Все файлы из вкладки файлов доступны для добавления как вложение в любой исходящий емейл и ссылки доступны для добавления в тело письма.
Пожалуйста, обратите внимание, что если Вы обновлялись с более старых версий, чем 2022.3, то все файлы, прикрепленные напрямую к задаче, будут показываться в секции «Другие задачи» без справочного номера. Однако емейл-вложения для данной задачи БУДУТ показываться в секции «Текущее».
Если задача назначена Вам, Вы можете добавлять файлы и ссылки в задачу во вкладке Файлы. Несколько файлов могут быть загружены одновременно. Нажмите на ссылку загрузки наверху во вкладке для загрузки.
Вы также можете перетащить файлы во вкладку файлов для загрузки.
Обратите внимание: Максимальный допустимый размер на один файл: 100.00 MB.
По умолчанию, все типы файлов могут быть загружены, однако типы файлов могут быть ограничены указанием допустимых типов в секции общих настроек в Builder (Конструкторе).
К файлам и ссылкам можно добавить метки. Метки помогут Вам структурировать Ваши файлы – это важно при рассылке информации. Доступные названия меток настроены в Builder(Конструкторе).
Вы также можете разом добавлять метки к нескольким файлам и ссылкам, выбрав один или несколько объектов и используя иконку, которая после этого появится в заголовке вкладки Файлов.
После того, как метки будут добавлены, эти файлы/ссылки будут доступны для автоматического добавления к емейлам по совпадающим меткам, позволяя Вам быть уверенными, что все файлы соответствующего типа были включены в конкретные емейлы / содержание емейла.
Когда в емейл, созданный вручную, добавлен шаблонный текст, или когда новый емейл создан автоматически и оперативно отправлен, система определит любые метки, связанные с шаблонным текстом / шаблоном емейла и затем автоматически прикрепит все файлы данной задачи с такой же меткой. Метки связываются с шаблонным ответом / шаблонным контентом емейла как часть конфигурации системы администратором в Builder(Конструкторе), когда создаются шаблоны емейлов.
Установление меток на файлы также важный функционал для процессов, которые включают технологию автоматизации. Пример: если на последующих стадиях для автоматизированного Действия требуется информация о том, какие файлы из тех файлов, что Вы прикрепляли к Вашему Случаю, являются «Счетом на оплату», Вы можете поставить метку на соответствующие файлы, и не важно какое имя у этого файла, технология автоматизации будет знать, какой файл выбрать, основываясь на его метку. Такие внешние технологии автоматизации могут также предоставлять метки как часть процесса загрузки документов в задачи в Enate для последущих стадий ручного / автоматического использования.
Обратите внимание: если метки не были сконфигурированы в Вашей системе, тогда опция «добавить метку файла» не будет отображаться.
Также Вы можете добавлять заметки к файлам и ссылкам, чтобы предоставить короткое описание содержания или предоставить любую другую информацию, которая может быть полезна.
Вы также можете разом добавлять заметки к нескольким файлам и ссылкам, выбрав один или несколько объектов и используя иконку, которая после этого появится в заголовке во вкладке Файлов.
Меню справа позволяет Вам просматривать отдельный файл. Просмотр откроет новую вкладку.
Если файл не позволяет предварительный просмотр, то появится всплывающий баннер, объясняющий это, который предложит Вам загрузить этот файл. Типы файлов, которые поддерживают предварительный просмотр: txt, pdf, jpg, jpeg, jpe, jif, jfif, jfi, png, gif, web, tiff, tif, heif,heic, svg, svgz.
Вы можете скачать отдельные файлы, нажав на опцию в меню справа.
Вы можете разом скачать несколько файлов, выбрав файлы, которые Вы хотите скачать, и выбрав опцию сверху экрана. Эти файлы могут быть скачены как несколько отдельных файлов или как один ZIP архив через опцию скачивания как ZIP архив.
Вы можете удалять файлы или ссылки по отдельности нажатием на меню справа.
Вы также можете удалять несколько файлов/ссылок, выбрав файлы/ссылки, которые Вы хотите удалить, и выбрав опцию удаления сверху экрана.
Вы можете фильтровать файлы и ссылки, которые отображаются во вкладке файлов, выбрав опцию фильтра сверху. Вы можете фильтровать по следующим принципам: Вложения, Вложения исходящих емейлов, Вложения входящих емейлов и Ссылки.
Также Вам доступен поиск произвольного текста, чтобы помочь Вам находить отдельные файлы или ссылки. Вы можете искать по разным текстовым группам – названия файлов, информация в метке и тексты заметок.
Вложения стандартных файлов отмечены иконкой скрепки:
Ссылки отмечены иконкой ссылки:
Вложения из входящих емейлов отмечены иконкой зеленого письма:
Вложения из исходящих емейлов отмечены иконкой синего письма:
