Colaborarea între echipe
Cu v2022.6, am îmbunătățit colaborarea între mai multe echipe, menținând astfel o sincronizare perfectă și o comunicare eficientă între acestea.
Uneori, când trimiteți un e-mail referitor la un articol de lucru și trebuie să includeți echipe din diferite departamente, poate nu știți dacă acestea folosesc Enate pentru a-și gestiona activitatea - în special în organizațiile mari - și, prin urmare, nu este foarte clar cum trebuie să procedați.
Acum, când lucrați în Enate, nu mai trebuie să vă faceți griji în această privință - sistemul va avea grijă de acest aspect pentru dvs. Nu trebuie decât să scrieți e-mailul și sistemul va ști ce trebuie făcut în continuare; dacă este vorba de cineva intern și dacă acesta folosește Enate, vă vom indica Tichetele sau Cazurile sale cu care ați putea dori să partajați acest e-mail, sau veți putea crea rapid un articol de lucru nou, dacă este necesar.
Acest lucru ajută la menținerea unei sincronizări strânse a tuturor comunicărilor ulterioare între respectivele echipe și orice părți externe. Dacă trimiteți e-mailul unui utilizator care nu folosește Enate, sistemul îi va trimite pur și simplu e-mailul.
Să luăm un exemplu în care avem:
Jane este un agent care lucrează în echipa A din Marea Britanie
Karina este un agent care lucrează în echipa B din Polonia
O parte externă a transmis prin e-mail o cerere referitoare inițial la Marea Britanie, care ajunge la echipa A
Jane, din echipa A, redactează un răspuns prin e-mail către solicitantul extern și constată că trebuie să implice și echipa poloneză, echipa B. Jane nu are nevoie să știe dacă echipa poloneză folosește Enate, pur și simplu adaugă adresa lor de e-mail în e-mailul de ieșire.
Sistemul Enate va recunoaște faptul că adresa de e-mail a echipei poloneze este conectată la o cutie poștală Enate și, prin urmare, va genera un Tichet sau un Caz pentru aceasta. La apăsarea comenzii de trimitere a e-mailului, Enate va afișa o fereastră pop-up explicând acest lucru agentului și solicitând mai multe informații care vor ajuta la crearea articolului de lucru pentru cealaltă echipă.
Odată ce agentul adaugă informațiile suplimentare pentru a crea un articol de lucru asociat, poate confirma continuarea. E-mailul va fi trimis către orice destinatari externi, iar cealaltă echipă, echipa B din Polonia, va vizualiza e-mailul în cadrul unui Tichet sau Caz ASOCIAT. Ambele echipe cunosc Tichetul sau Cazul asociat al celeilalte echipe și se pot menține la curent cu progresul înregistrat.
Echipe care colaborează în limita permisiunilor
Dacă se întâmplă ca activitățile Echipei B să nu se încadreze în permisiunile Echipei A, acestea vor putea să vizualizeze cel puțin informațiile la nivel de antet în fereastra Articole asociate.
Email-uri ulterioare menținute în sincronizare
Un aspect important este faptul că toate comunicările ulterioare sunt menținute în strânsă sincronizare.
Destinatarul extern poate vedea adresele de e-mail ale ambelor echipe și, dacă trimite un răspuns, AMBELE echipe vor fi actualizate în același timp. Toți participanții sunt ținuți la curent.
În cel mai obișnuit scenariu, fereastra pop-up ar arăta probabil singurul Tichet sau Caz, asociat deja, la care lucrează echipa B, cu mențiunea „Doriți să partajați acest e-mail cu Tichetul în desfășurare al echipei B?”.
Ce se întâmplă cu alte echipe care încă nu folosesc Enate?
Dacă la un e-mail sunt adăugate alte adrese de e-mail interne care se adresează unor departamente care nu folosesc încă Enate, nu este nicio problemă - acestea vor fi trimise ca e-mailuri pentru a comunica cu cealaltă echipă, așa cum ar face-o în mod normal.
OBSERVAȚIE IMPORTANTĂ: pentru a utiliza aceste funcții, echipa de administrare a e-mailurilor TREBUIE să activeze setarea „Adresare suplimentară” în configurația serverului de e-mail - aceasta ajută la direcționarea tuturor e-mailurilor către articolele de lucru corespunzătoare.
Odată realizat acest lucru, puteți activa Adresarea suplimentară în Enate în secțiunea de configurare a sistemului din Builder. Pentru aceasta, accesați Builder> Setări sistem> Setări generale, navigați în jos până la secțiunea „Adresare suplimentară a articolelor de lucru” și activați comutatorul.
Adresarea suplimentară funcționează prin adăugarea de informații relevante în adresele de e-mail ale unui e-mail. În acest caz, în Enate, se adaugă numerele de referință ale articolelor de lucru aferente. Structura este următoarea: [destinatar e-mail][+RefEnate][@domeniu e-mail]. Iată câteva exemple:
În acest fel, Enate va partaja toate e-mailurile în care numărul de referință al unui Tichet/ Caz/ Acțiune este inclus în adrese către articolul de lucru respectiv. Astfel, toate părțile relevante se mențin la curent cu toate comunicările.
Consultați acest articol pentru informații suplimentare despre Adresarea suplimentară și despre cum să o activați.
