Enate w wersji 2023.3 przynosi niezwykle przydatne funkcje dla zespołów korzystających z Work Managera, a Sklep wzbogacił się o wiele integracji opartych na GPT, które znacząco ułatwiają wykonywanie codziennych zadań.

Przegląd nowych funkcjonalności znaleźć można w poniższym filmie:

Zintegrowane raportowanie

Do Work Managera dodaliśmy zintegrowane raportowanie bazujące na zaawansowanej platformie raportowania PowerBI firmy Microsoft.

Funkcja ta obejmuje:

• standardowe i natychmiast dostępne raporty oparte na danych Enate (to, które raporty standardowe są widoczne, zależy od ustawionej roli użytkownika);

• możliwość wykorzystania standardowych raportów w celu tworzenia własnych, spersonalizowanych raportów;

• możliwość zapisywania swoich spersonalizowanych raportów, żeby można było w każdej chwili do nich wrócić;

• możliwość udostępniania swoich raportów dowolnie wybranym użytkownikom;

• dostęp do zaawansowanych opcji edycji (dla liderów zespołów i użytkowników, którym przyznano uprawnienie „Może edytować raporty”), które pozwalają tworzyć zupełnie nowe i usuwać istniejące elementy wizualne tworzyć i usuwać karty.

Więcej informacji znaleźć można w poniższym filmie:

Role użytkowników

Ułatwiliśmy przyznawanie użytkownikom dostępu do określonych funkcji, wprowadzając w tym celu role użytkowników. Zamiast ustawiać wiele różnych poziomów dostępu za każdym razem, gdy tworzymy konto użytkownika, teraz wystarczy wybrać dla niego odpowiednią rolę. Określa  ona, co dany użytkownik może zobaczyć i zrobić w Work Managerze, a w przypadku administratorów systemu – również w Builderze. Można skorzystać z ról standardowych, które są wbudowane w Enate, ale można też tworzyć własne role niestandardowe, aby jeszcze precyzyjniej dobrać uprawnienia dla poszczególnych użytkowników.

Więcej informacji znaleźć można w poniższym filmie:

Kolejne integracje w Sklepie

Jeśli chodzi o Sklep Enate, nowa wersja systemu to ogromny krok naprzód w kwestii wykorzystania sztucznej inteligencji (AI) – oddajemy w ręce użytkowników EnateAI, hostowaną na platformie Azure implementację GPT, która nie wymaga żadnej konfiguracji. Dodaliśmy także łączniki OpenAI, które pozwalają bezpośrednio komunikować się z API OpenAI za pomocą własnego konta OpenAI i kluczy API. Użytkownicy mogą również zarządzać tymi wzorcami poprzez platformę Azure – nasze nowe łączniki AzureAI pozwolą wykorzystać własną instancję OpenAI hostowaną na tej platformie, zapewniając w ten sposób pełną kontrolę i szczegółowy przegląd danych przepływających przez API. Łączniki są dostępne dla następujących wzorców:

• Klasyfikacja wiadomości e-mail – automatycznie przydziela i kategoryzuje zapytania, dzięki czemu agenci nie muszą tracić czasu na ich ręczne sortowanie;

• Wyodrębnianie danych z wiadomości e-mail – zupełnie nowy wzorzec, który automatycznie wprowadza dane pochodzące z e-maili na kartach niestandardowych zapytań i spraw, odciążając tym samym agentów od ich ręcznego uzupełniania;

• Wykrywanie wiadomości z podziękowaniami – automatycznie wykrywa, czy wiadomość przychodząca do rozwiązanego elementu pracy to e-mail ze zwykłym „dziękuję” – w takiej sytuacji zmienia status elementu z powrotem na „Rozwiązane”, żeby użytkownicy nie musieli już ręcznie wykonywać takich powtarzalnych czynności.

• Analiza nastroju – dokonuje analizy treści przychodzących wiadomości w celu sprawdzenia, czy mają pozytywny, czy negatywny wydźwięk, a następnie wyświetla wynik użytkownikom, dzięki czemu od razu wiedzą, jak należy podejść do danego e-maila.

Pozostałe nowości

Wprowadziliśmy pewne ulepszenia na stronie Widoki. Przede wszystkim zmieniliśmy jej nazwę na „Wyszukiwanie zaawansowane”. Dodaliśmy też nowe dane i możliwości – teraz można wyszukiwać i sprawdzać, czy, kiedy i przez kogo element pracy został ponownie otwarty, a do tego wprowadziliśmy bardziej zaawansowane opcje wyszukiwania i wyświetlania opóźnionych elementów. Kolejna nowa funkcja umożliwia tworzenie plików eksportu w celu pobrania wyników wyszukiwania w formacie programu Excel.

Pojawiły się nowe opcje przechwytywania danych, które usprawniają wyliczenia SLA. Można już przechwytywać pierwotną datę zgłoszenia, co w przypadku zgłoszeń obejmujących wiele powiązanych elementów pracy umożliwia wykorzystanie do wyliczenia SLA daty początkowej pierwotnego z nich. Rozszerzyliśmy zakres dostępnych informacji w przypadku opóźnionych elementów pracy – teraz łatwiej sprawdzić, które są zaległe, a także o ile dni.

Administratorzy systemu mogą odtąd bezpośrednio w Builderze konfigurować logowanie jednokrotne i zasady haseł.

Przegląd

Work Manager został wyposażony w funkcję zintegrowanego raportowania bazującą na platformie Power BI firmy Microsoft, która zapewnia dostęp do wielu dodatkowych informacji i stanowi wsparcie dla całej działalności biznesowej.

Funkcja ta obejmuje:

• standardowe i natychmiast dostępne raporty oparte na danych Enate (to, które raporty standardowe raporty są widoczne, zależy od ustawionej roli użytkownika);

• możliwość dostosowania standardowych raportów do własnych potrzeb;

• możliwość zapisywania swoich spersonalizowanych raportów, żeby można było w każdej chwili do nich wrócić;

• możliwość udostępniania swoich raportów dowolnie wybranym użytkownikom;

• dostęp do zaawansowanych opcji edycji (dla liderów zespołów i użytkowników, którym przyznano uprawnienie „Może edytować raporty”), które pozwalają tworzyć zupełnie nowe i usuwać istniejące elementy wizualne, a także tworzyć i usuwać karty.

Więcej informacji znaleźć można w poniższym filmie:

Dostęp do raportów

Raporty dostępne są w zupełnie nowej sekcji menu nawigacyjnego Work Managera.

Kliknięcie głównego odnośnika Raporty otworzy nową stronę z domyślnym raportem standardowym dla danej roli przypisanej użytkownikowi. Dla liderów zespołów będzie to raport Przegląd zespołu, a dla ich członków – Przegląd użytkownika.

Po najechaniu kursorem na odnośnik Raporty wyświetlona zostanie lista raportów, do których mamy dostęp, podzielona na określone sekcje:

• Raporty standardowe – dostarczane z systemem raporty odpowiadające danej roli użytkownika. To właśnie rola określa, które standardowe raporty można przeglądać – osoba z dostępem na poziomie członka zespołu zobaczy raport „Przegląd użytkownika”, który zawiera dane dotyczące jej własnej pracy, natomiast w przypadku lidera zespołu będzie to „Przegląd zespołu”, do którego trafią dane dotyczące pracy całej grupy.

• Moje raporty – tutaj znajdziemy raporty, które w jakiś sposób spersonalizowaliśmy, a następnie zapisaliśmy jako nowe raporty.

• „Udostępnione dla mnie” – są to zarówno standardowe, jak i niestandardowe raporty, które udostępnił nam ktoś inny.

Raporty są sortowane alfabetycznie i można oznaczać poszczególne z nich jako ulubione. Ulubione raporty będą wyświetlane na początku listy.

Budowa raportu

Po otwarciu raportu w górnej części zobaczymy jego nazwę oraz datę ostatniej aktualizacji.

Po naciśnięciu przycisku „Wszystkie raporty” wyświetlona zostanie lista raportów, do których mamy dostęp, podzielona na określone sekcje:

• Raporty standardowe – dostarczane z systemem raporty odpowiadające danej roli użytkownika.

• Moje raporty – tutaj znajdziemy raporty, które w jakiś sposób spersonalizowaliśmy, a następnie zapisaliśmy jako nowe raporty.

• „Udostępnione dla mnie” – są to zarówno standardowe, jak i niestandardowe raporty, które udostępnił nam ktoś inny.

Spersonalizowany raport można zapisać za pomocą przycisku „Zapisz jako” albo udostępnić, klikając przycisk „Udostępnij”.

Raport zwykle składa się z różnych rodzajów kart z nagłówkami oraz elementów wizualnych.

Zakres dostępnych pól danych zależy od tego, do jakiego raportu mamy uprawnienia – każdy z nich ma swój własny zestaw pól danych. Innymi słowy, dostęp do raportu zapewnia nam również dostęp do wszystkich pól danych w nim zawartych. Np. raport „Przegląd użytkownika” (i każdy inny raport, który został z niego utworzony) wyświetla informacje o nas i naszej pracy. Raport „Przegląd zespołu” (i również każdy raport z niego utworzony) pozwala zapoznać się z ogólnymi danymi na temat naszego zespołu oraz prac w naszym obszarze działalności.

Jeśli zachodzi potrzeba, aby uwzględnić w raporcie którekolwiek z pól danych niestandardowych, administrator systemu powinien poprosić obsługę klienta Enate o ich dodanie.

Każdy użytkownik ma możliwość dostosowania wyświetlanych w raporcie danych do własnych potrzeb, np. stosując filtry albo edytując pola danych. Więcej informacji na temat dostępnych opcji znajduje się w sekcji poświęconej personalizacji raportów.

Jeśli przyznano nam uprawnienie „Może dostosowywać raporty”, będziemy mogli wybrać tryb zaawansowany i uzyskać tym samym dostęp do bardziej rozbudowanych opcji edycji, które poza standardowymi opcjami pozwalają tworzyć zupełnie nowe i usuwać istniejące efekty wizualne, a także tworzyć i usuwać karty.

Personalizacja raportu

Każdy użytkownik ma możliwość dostosowania wyświetlanych w raporcie danych do własnych potrzeb.

Dostępne filtry znajdują się w górnej części okna. Możemy zatem filtrować informacje według klientów, kontaktów i tym podobnych kategorii, a także według określonych typów spraw lub zapytań (w rozwijanym menu „Proces”) oraz kolejek lub prac znajdujących się na konkretnym etapie. Aby usunąć filtry, należy kliknąć przycisk „Wszystkie filtry” i przewinąć w dół aż do pozycji „Usuń wszystkie”.

Dostęp do kolejnych opcji edycji ujawni się po najechaniu kursorem na elementy wizualne. Odnośniki znajdujące się w nagłówku każdego z nich pozwolą nam drążyć dane oraz zastosować kolejne filtry.

Po kliknięciu przycisku personalizacji zobaczymy wiele dalszych ustawień. Możemy zmieniać wykorzystane w niej pola danych oraz rodzaj wizualizacji, aby inaczej zaprezentować informacje.

Zakres dostępnych dla nas pól danych zależy od tego, do jakiego raportu mamy uprawnienia – każdy z nich ma swój własny zestaw pól danych. Innymi słowy, dostęp do raportu zapewnia nam również dostęp do wszystkich pól danych w nim zawartych.

Np. raport „Przegląd użytkownika” (i każdy inny raport, który został z niego utworzony) wyświetla informacje o nas i naszej pracy. Raport „Przegląd zespołu” (i również każdy raport z niego utworzony) pozwala zapoznać się z ogólnymi danymi na temat naszego zespołu i prac w naszym obszarze działalności.

Jeśli zachodzi potrzeba, aby uwzględnić w raporcie którekolwiek z pól danych niestandardowych, administrator systemu powinien poprosić obsługę klienta Enate o ich dodanie.

Pojedynczy element wizualny można wyeksportować do arkusza programu Excel. Funkcja „skupienia” umożliwia osobne wyświetlenie pojedynczego elementu wizualnego, a dane, na których się opiera, możemy przejrzeć w formie tabeli.

Wprowadzone zmiany można w każdej chwili odrzucić, przywracając poprzedni widok elementu.

Więcej informacji na temat możliwości edycji znajduje się w dokumentacji Power BI na stronach firmy Microsoft:

Let users personalize visuals in a report - Power BIMicrosoftLearn

Spersonalizowany raport można zapisać za pomocą przycisku „Zapisz jako”, aby mieć go zawsze pod ręką, albo podzielić się nim z innymi, klikając przycisk „Udostępnij”.

Zapisywanie raportu

Można zapisać swój spersonalizowany raport, aby mieć do niego łatwy dostęp, klikając przycisk „Zapisz jako”. W zależności od tego, kto pierwotnie utworzył dany raport, podczas zapisywania dostępne będą różne opcje:

• Jeśli wprowadziliśmy zmiany do raportu utworzonego przez innego użytkownika, będziemy musieli zapisać go jako zupełnie nowy raport (pole wyboru „zapisz jako nowy raport” będzie już automatycznie zaznaczone).

• Jeśli dokonamy edycji raportu, który sami utworzyliśmy (i znajduje się w sekcji „Moje raporty”), możemy:

  • zaktualizować istniejący raport, klikając „Zapisz jako”, a następnie odznaczając opcję „Zapisz jako nowy raport”;

  • zapisać raport jako zupełnie nowy, klikając „Zapisz jako” i zaznaczając związaną z tym opcję.

Po naciśnięciu przycisku „Potwierdź” zapisany raport pojawi się w sekcji „Moje raporty”, do której można przejść z głównego nagłówka okna albo z listy raportów znajdującej się na poświęconej im stronie. Znajdziemy tam wszystkie raporty, które zapisaliśmy.

Tryb zaawansowany

Liderzy zespołów oraz użytkownicy, którym przyznano uprawnienie „Może edytować raporty”, mają dodatkowo dostęp do zaawansowanych funkcji edycyjnych.

Dzięki nim możliwe jest nie tylko modyfikowanie zawartych w raporcie elementów wizualnych, ale też całkowite ich usuwanie i tworzenie zupełnie nowych, a także tworzenie i usuwanie kart z nagłówkami.

Wprowadzone zmiany można w każdej chwili odrzucić, przywracając poprzedni widok elementu.

Więcej informacji na temat możliwości edycji znajduje się w dokumentacji Power BI na stronach firmy Microsoft:

Let users personalize visuals in a report - Power BIMicrosoftLearn

Udostępnianie raportu

Aby udostępnić raport innym użytkownikom, należy nacisnąć przycisk „Udostępnij”, a następnie wskazać wybrane osoby.

Raport pojawi się wówczas w sekcji „Udostępnione raporty” tego użytkownika (lub użytkowników).

W tym miejscu można również skopiować odnośnik URL raportu, aby udostępnić go za pomocą innej aplikacji.

Raporty udostępnione nam będą widoczne na naszej liście „Udostępnione raporty”.

Usuwanie raportu

W przypadku usuwania raportu należy pamiętać o kilku ważnych aspektach:

• Można usunąć każdy z osobiście spersonalizowanych raportów, czyli wszystkie te, które znajdują się w sekcji „Moje raporty”.

• Można usunąć każdy z udostępnionych nam raportów, czyli wszystkie te, które znajdują się w sekcji „Udostępnione raporty”. Skasowanie raportu, który został nam udostępniony, nie spowoduje usunięcia go u innych użytkowników.

• Nie można usunąć oryginalnego raportu standardowego. Jeśli jednak standardowy raport został spersonalizowany i zapisany (czyli pojawił się w sekcji „Moje raporty”), jego usunięcie będzie możliwe (zgodnie z regułą opisaną powyżej).

• Skasowanie raportu, który udostępniliśmy wcześniej innemu użytkownikowi, usunie go zarówno u nas, jak i u tego użytkownika, który straci też do niego dostęp za pośrednictwem zapisanego adresu URL.

• Użytkownik, który usunął raport, zachowa do niego dostęp poprzez zapisany adres URL.

Dostępne raporty standardowe

W tej chwili Enate udostępnia dwa gotowe raporty standardowe:

• „Przegląd zespołu”;

• „Przegląd użytkownika”.

To, które raporty standardowe raporty są widoczne, zależy od ustawionej roli użytkownika.

Raport „Przegląd zespołu”;

Ten rodzaj raportu wyświetla informacje o pracach w kolejkach, którymi zarządzamy lub do których jesteśmy przypisani. Dostępne zestawy danych:

Raport „Przegląd użytkownika”

Raport „Przegląd użytkownika” pokazuje użytkownikowi informacje o jego pracy.

Dostępne zestawy danych:

Informacje dotyczące opóźnionych elementów pracy

Dodaliśmy kolejne opcje przechwytywania danych, aby zapewnić użytkownikom bardziej szczegółowe informacje o opóźnionych elementach pracy:

• Jest opóźniony – wskazuje, czy umowa SLA danego elementu pracy została naruszona, czy nie.

• Dni opóźnienia – wskazuje, o ile dni lub dni roboczych (w zależności od konfiguracji terminu) element pracy jest opóźniony.

  • Wartość zostanie wyświetlona tylko wtedy, gdy doszło do opóźnienia.

  • Wartość ta jest ustalana poprzez obliczenie różnicy między terminem a datą bieżącą.

  • Liczba dni opóźnienia dla aktywnych elementów pracy (tzn. elementów, których status to „Wersja robocza”, „Do zrobienia”, „W toku” lub „Oczekuje”) będzie wyświetlany w przedziałach „Mniej niż 1”, „1-2”, „2-3” itd., aż do „6-7”.

  • Aktywne elementy, które są opóźnione o ponad 7 dni lub dni roboczych, będą wyświetlane z oznaczeniem „7+”.

  • W przypadku rozwiązanych lub zamkniętych elementów pracy podana będzie dokładna liczba dni opóźnienia, np. „10-11”.

  • Wartość jest wyliczana przez system raz dziennie (z reguły o północy).

Te informacje można znaleźć:

• na siatce stronie domowej (do tworzenia kolumn);

• na stronie wyszukiwania zaawansowanego:

  • aby tworzyć widoki wyszukiwania zaawansowanego;

  • na siatce wyników wyszukiwania zaawansowanego (do tworzenia kolumn);

  • na siatce wyników wyszukiwania zaawansowanego (do grupowania wyników wyszukiwania – w tym przypadku można wykorzystać tylko opcję „Jest opóźnione”).

Kolejna nowa funkcja to „Godziny opóźnienia”. Wartość ta jest wyświetlana tylko na siatce wyników wyszukiwania zaawansowanego i można wykorzystać ją do utworzenia kolumny danych. Wskazuje, o ile godzin lub godzin roboczych (w zależności od konfiguracji terminu) element pracy jest opóźniony. Tak jak w przypadku „Dni opóźnienia”, tę wartość również zobaczymy tylko wtedy, gdy termin został przekroczony. Wartość jest wyliczana przez system raz dziennie (z reguły o północy).

Data/godzina rozpoczęcia pierwotnego zgłoszenia

Dodaliśmy opcję przechwytywania daty i godziny rozpoczęcia pierwotnego zgłoszenia dla elementów pracy, aby usprawnić obliczenia SLA. Teraz mamy dostęp do całego czasu potrzebnego na ukończenie zgłoszenia, a nie tylko do czasu pracy nad pojedynczym elementem.

Dane te zostaną wyświetlone jako dodatkowe pole na karcie informacyjnej elementu pracy, o ile data rozpoczęcia pierwotnego zgłoszenia różni się od daty utworzenia elementu.

Użytkownik może wykorzystać ten parametr do organizowania swojej pracy na siatkach strony domowej, tworzenia widoków wyszukiwania zaawansowanego, a także w ramach raportowania.

Pojawił się również jako nowa metoda ustalania terminu:

Te informacje są szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy z oryginalnego zgłoszenia trzeba utworzyć kolejny element pracy, gdy np. powstaje sprawa podrzędna, zapytanie jest przekształcane w sprawę, sprawa lub czynność są przerabiane, czynność jest tworzona za pomocą opcji „Rozpocznij czynność”, tworzony jest nowy połączony element pracy lub gdy do zamkniętego elementu pracy przychodzi wiadomość e-mail (co powoduje utworzenie nowego elementu w celu kontynuowania pracy nad zgłoszeniem pierwotnym).

Przykład: jeśli nowe zgłoszenie utworzyło zapytanie w dniu 12.01.2023 o godzinie 09.00, to zarówno datą/godziną w polu „Utworzono”, jak i datą/godziną w polu „Pierwotne zgłoszenie” będzie właśnie 12.01.2023 / 09.00. Ponieważ obie daty są takie same, wyświetlana będzie tylko wartość „Utworzono”.

Gdy któryś z użytkowników zajmie się tym zapytaniem i okaże się, że trzeba przekształcić je w sprawę, wówczas datą „Pierwotnego zgłoszenia” dla nowo utworzonej sprawy również będzie 12.01.2023 / 09.00, czyli przechwycona zostanie data i godzina rozpoczęcia oryginalnego zapytania (i zgłoszenia). Jednak data „Utworzono” nowej sprawy będzie późniejsza, np. 12.01.2023 / 11.00. Ponieważ daty są różne, wyświetlana będzie i wartość „Pierwotne zgłoszenie”, i „Utworzono”.

Wprowadziliśmy wiele poprawek do funkcji Widoki. Przede wszystkim zmieniliśmy jej nazwę na „Wyszukiwanie zaawansowane”.

Ulepszyliśmy również sam interfejs – elementy będą teraz wyświetlane w swoich kolorach RAG, a obok nich zobaczymy ich statusy.

Rozszerzyliśmy zakres informacji, które można wykorzystać podczas wyszukiwania na stronie „Wyszukiwanie zaawansowane”. Dodatkowe pola to:

Eksportowanie widoków wyszukiwania zaawansowanego do Excel

Widoki danych z wyszukiwania zaawansowanego można eksportować do arkuszy programu Excel. Więcej informacji na ten temat znajduje się w poniższym filmie:

Aby wyeksportować widoki danych do arkusza programu Excel, należy wprowadzić kryteria wyszukiwania na stronie „Wyszukiwanie zaawansowane”, a następnie kliknąć „Przełącz na eksport”.

Zobaczymy wówczas listę wszystkich wyeksportowanych wcześniej plików wraz z datami ich pobrania, rozmiarem, łączną liczbą wierszy w arkuszu, a także datą żądania, rozpoczęcia i zakończenia eksportu.

Przed wyeksportowaniem wyników wyszukiwania możemy edytować nazwę docelowego pliku.

Można też dopasować zakres danych do eksportu, klikając przycisk „Wybierz kolumny”. Kolumny wybrane w wyszukiwaniu będą zaznaczone automatycznie, ale to również można zmienić.

Klikamy przycisk „Eksportuj”.

Plik pojawi się w nowym wierszu w sekcji „Wyeksportowane pliki” z ikoną oczekiwania. Odświeżamy siatkę.

Ikona zmieni się na pojedynczego zielonego „ptaszka”, który wskazuje, że eksport został zakończony.

Jeśli podczas eksportowania wystąpił błąd, wyświetlona zostanie czerwona ikona ostrzeżenia.

Aby pobrać plik, wystarczy kliknąć jego nazwę.

Po zakończeniu pobierania ikona zmieni się na podwójnego zielonego „ptaszka”.

Data i godzina pobrania pojawią się w kolumnie „Pobrano”.

Wyniki wyszukiwania zaawansowanego zostaną zapisane w pliku .xlsx łącznie z nazwami wybranych kolumn.