Fejlesztések a csapatok közötti munkával kapcsolatban
Previous2022.6 Változtatások áttekintéseNextÚj „Összes megtekintése” rész a beérkezett e-mail-postafiókon
Last updated
Last updated
A 2022.6-os verzióval megkönnyítjük a több csapat közötti munkát, így mindent szinkronban tarthatunk, valamint mindenki naprakész maradhat.
Néha, amikor egy munkatételhez kapcsolódó e-mailt küld el, amelybe az üzlet más részéről is bele kell vonnia más csapatokat, akkor Ön nem mindig lesz tisztában azzal, hogy ők is az Enate-et használják-e a munkájuk kezelésére – különösen nagyobb szervezetek esetén – így nem tudja pontosan, miként járjon el.
Mostantól amikor az Enate-ben dolgozik, többé nem kell emiatt aggódnia: a rendszer elvégzi ezt Ön helyett. Ön egyszerűen csak megírja az e-mailt, és a rendszer tudni fogja, hogy mit kell tennie: ha bármilyen belső, Enate-et használó személy is részt vesz a munkában, akkor megmutatjuk Önnek az adott személynek azokat a jegyeit vagy ügyeit, amelyekkel esetleg meg szeretné osztani ezt az e-mailt, vagy szükség esetén gyorsan létrehozhat egy új munkatételt.
Ez segít abban, hogy a későbbi kommunikációkat tekintve minden csapat és bármely külső fél is naprakész maradhasson. Ha Ön egy olyan személynek küldi el az e-mailt, aki nem az Enate-et használja, akkor a rendszer egyszerűen elküldi nekik az e-mailt.
Ha egy olyan példát mutatunk be, ahol a következő a helyzet:
Résztvevői Jane, egy az A csapatban, az Egyesült Királyságban dolgozó személy,
valamint Karina, egy a B csapatban, Lengyelországban dolgozó személy
egy külső fél egy eredetileg az Egyesült Királyságra vonatkozó kérést küldött be, amely az A csapathoz érkezett be.
Az A csapatban lévő Jane egy válasz e-mailt ír a külső kérelmezőnek, miközben látja, hogy a kérés egy részének megválaszolásához be kell vonnia a lengyel, azaz a B csapatot. Jane-nek nem kell tudnia, hogy a lengyel csapat az Enate rendszerét használja-e, elég csak egyszerűen hozzáadni az e-mail-címüket a kimenő e-mailhez.
Az Enate tudja, hogy a lengyel csapat e-mail-címe egy Enate-postafiókhoz kapcsolódik, amely így egy jegyet vagy ügyet eredményez majd számukra. Az e-mail elküldésekor az Enate egy felugró üzenetet jelenít meg majd az ügynök számára, amelyben további információkat kér a másik csapat munkatételének létrehozásához.
Amint az ügynök hozzáadja ezt az információt az összekapcsolt munkatétel létrehozásához, a folytatáshoz megerősítheti a döntését. Az e-mailt minden külső címzettnek elküldjük, és a másik, azaz a lengyel B csapat egy releváns, ÖSSZEKAPCSOLT jegyben vagy ügyben tekintheti meg az e-mailt. Mindkét csapat tisztában van a másik csapat összekapcsolt jegyével vagy ügyével, és így mindig naprakészek maradhatnak annak előrehaladásával kapcsolatban.
Amennyiben a B csapat tevékenysége az A csapat engedélyén kívül esik, a kapcsolt tételek képernyőjén továbbra is képesek lesznek legalább a fejlécszintű információk megtekintésére.
Fontos, hogy az összes további kommunikációt állandó szinkronban tartjuk majd.
A külső címzett mindkét csapat címét megtekintheti majd az e-mailben, és ha válaszolnak az üzenetre, akkor MINDKÉT csapat információi egyidejűleg frissülnek majd. Ezzel mindenki naprakész lehet.
Egy átlagos forgatókönyv esetén a felugró üzenet valószínűleg egyetlen, már összekapcsolt jegyet vagy ügyet jelenítene meg, amelyen a B csapat dolgozik, lényegében azt mondva ezzel, hogy „szeretné megosztani ezt az üzenetet a B csapat folyamatban lévő jegyével?”.
Ha bármilyen további belső e-mail-címeket kell hozzáadni egy üzenethez az üzlete azon területeiről, amelyek még nem használják az Enate rendszerét, az nem jelent problémát – ezek egyszerű, a másik csapattal végzett e-mail-kommunikációnak számítanak majd, mint általában is.
FONTOS MEGJEGYZÉS: annak érdekében, hogy kihasználhassa ezeket a funkciókat, az Ön e-mail-adminisztrátorának be KELL kapcsolni a „plusz címzés” beállítást az Ön e-mail-kiszolgálójának beállításaiban – ez segít Önnek az összes e-mail megfelelő munkatételekhez történő irányításában.
Amint ez megtörtént, Ön bekapcsolhatja a „plusz címzés” lehetőséget az Enate Builderjének rendszerbeállítások részében. Ehhez lépjen a Builder > Rendszerbeállítások > Általános beállítások részre, majd keresse meg a „Munkatétel plusz címzés” szakaszra, és kapcsolja BE a kapcsolót.
A plusz címzés úgy működik, hogy egy e-mail e-mail-címeihez adjuk hozzá az összes kapcsolódó információt. Az Enate-ben ebben az esetben azoknak a munkatételeknek a referenciaszámáról van szó, amelyeket hozzáadunk ahhoz. A struktúra: [e-mail címzettje][+Enate-ref.][@e-mail domainje]. Példák:
Amint ez megtörténik, az Enate tudja, hogy minden olyan e-mailt meg kell osztania, amelynek a címei között szerepel egy az adott munkatételhez kapcsolódó jegy/ügy/művelet referenciaszáma is. Ez segít abban, hogy az összes kommunikációt tekintve minden érintett fél mindig naprakész lehessen.
A plusz címzéssel és annak bekapcsolásával kapcsolatos további információkért lásd ezt a cikket.
