A Jegyek, Műveletek és Ügyek Fájlok lapja

Áttekintés

Jelentős javításokat végeztünk a Jegyek, Műveletek és Ügyek fájljainak és kapcsolatainak megtekintését, valamint kezelését illetően. A korábban az oldalsó sávon megjelenített fájlkártyát immáron kibővítettük és áthelyeztük az Idővonalak melletti Munkatétel képernyőjének fő részén található „Fájlok” lapra: mostantól itt adhat hozzá fájlokat és kapcsolatokat, valamint itt tekintheti meg azokat az elemeket, amelyek hozzá lettek adva a Munkatételhez.

A fájlok lap megmutatja az összes olyan fájlt és kapcsolatot, amelyet hozzáadtunk az adott Munkatételhez és a hozzá kapcsolódó Munkatételekhez, valamint a bejövő és kimenő e-mailek mellékleteit is megtalálhatja itt.

Minden a jelenleg nyitva lévő Munkatételhez tartozó fájl/kapcsolat a Fájlok lap tetején jelenik meg, valamint minden a releváns Munkatételekhez kapcsolódó elem egy ez alatti elkülönített részben látható. Az elemeket a feltöltés dátuma/ideje szerint rendezzük – a legújabbak legfelül tekinthetők meg.

Láthatja a fájl nevét, a fájltípust, annak méretét, a feltöltő nevét (és a feltöltés dátumát), valamint a referenciaszámot és azt, hogy melyik Munkatételhez lett feltöltve. Továbbá megtekintheti a fájlokhoz hozzáadott címkéket és megjegyzéseket is.

A további információk azonosításában számos ikon segíti Önt:

A Fájlok lapon látható minden fájl mellékletként bármelyik kimenő e-mailhez hozzáadható, míg a kapcsolatokat az e-mail törzséhez csatolhatja.

Kérjük, vegye figyelembe, hogy ha Ön a 2022.3-as verziónál régebbi verzióról frissít, akkor a közvetlenül az egy adott Munkatételhez csatolt fájlok mindegyike az „Egyéb Munkatételek” részben referenciaszám nélkül jelenik majd meg. Azonban a Munkatétel e-mailjeinek e-mailes mellékletei a „Jelenlegi” részben jelennek majd meg.

Fájlok/kapcsolatok hozzáadása egy Munkatételhez

Ha a Munkatétel Önhöz lett rendelve, akkor Ön a Munkatételhez a Fájlok lapot használva adhat hozzá fájlokat és kapcsolatokat. Egyszerre több fájl is feltölthető. A feltöltéshez kattintson a lap tetején található kapcsolatok feltöltése lehetőségre.

Továbbá Ön a fájlokat fogd és vidd technikával is a Fájlok lapra húzhatja azok feltöltéséhez.

Megjegyzés: a maximális fájlméret fájlonként 100,00 MB.

A fájltípus korlátozásai

Alapértelmezett helyzetben bármilyen típusú fájl feltölthető, azonban a Builder általános beállítások részében lehetőség van a fájltípusok korlátozására az elfogadható típusok megadásával.

Fájlok és kapcsolatok címkézése

A fájlokhoz és a kapcsolatokhoz lehetősége van címkéket adni. A címkék segítenek Önnek a fájlok strukturálásában – ez különösen akkor fontos, amikor információkat küld. Az Ön számára elérhető címkecímek a Builderben állíthatók be.

A címkéket Ön továbbá számos fájlhoz és kapcsolathoz egyszerre is hozzáadhatja, ha egy vagy több elemet választ ki és használja az ikont – a címkék ezt követően a Fájlok lap fejlécében jelennek majd meg.

A címkék hozzáadását követően a fájlok/kapcsolatok automatikusan is hozzáadhatóvá válnak az azonos címkékkel rendelkező e-mailekhez, biztosítva ezzel, hogy az adott e-mailek/e-mailek törzsei tartalmazzák majd az összes releváns típusú dokumentumot.

Amikor egy üzenetsablont illeszt be egy kézzel írt e-mailbe, vagy amikor automatikusan létrehoz és elküld egy új e-mailt a folyamat során, a rendszer azonosítja az üzenetsablonhoz/e-mail-sablonhoz kapcsolódó esetleges címkéket, majd automatikusan mellékeli az adott Munkatétel összes, azonos címkével rendelkező fájlját. Az e-mail-sablonok létrehozásakor a címkék a rendszergazda-felhasználók rendszerkonfigurációjának megfelelően hozzá vannak kapcsolva az üzenetsablonhoz/az e-mail tartalmához.

A fájlok felcímkézése szintén egy fontos funkció az automatizálási technológiát alkalmazó folyamatok során. Példa: ha egy későbbi automatizált Műveletnek tudnia kell, hogy mely fájlokat csatolta az Ügyéhez a „Számla megerősítése” fájlban, akkor ennek megfelelően meg kell jelölnie a kapcsolódó fájlokat, és az automatizálási technológia a fájl nevétől függetlenül tudni fogja majd, hogy a címkéje alapján ki kell választania az adott fájlt. Az ilyen külső automatizálási technológia ugyanígy képes címkékkel ellátni a Munkatételekbe feltöltött dokumentumokat az Enate felületén a további kézzel történő/automatizált felhasználás céljából.

Megjegyzés: ha a rendszerében nincsenek beállítva a fájlcímkék, akkor ezt a „fájlcímke hozzáadása” opciót nem jelenítjük meg az Ön számára.

Megjegyzések hozzáadása a Fájlokhoz

Önnek lehetősége van megjegyzéseket írni a fájlokhoz és a kapcsolatokhoz, hogy megadhassa a tartalom rövid leírását, valamint minden olyan további információt megadhasson, amely hasznosnak bizonyulhat.

Ön továbbá egyszerre több fájlhoz és kapcsolathoz is hozzáadhatja megjegyzését, ha kiválaszt egy vagy több elemet, majd használja a Fájlok lap fejlécében található ikont.

Fájlok előnézete

A jobb oldali menü lehetővé teszi az Ön számára, hogy megtekintse egy adott fájl előnézetét. Az előnézet egy új lapon jelenik meg.

Ha nem áll rendelkezésre a fájl előnézete, egy ezt megerősítő szalagcím ugrik majd fel, hogy elmagyarázza ezt, és lehetőséget adjon a fájl letöltésére. Az előnézetet támogató fájltípusok a következők: txt, pdf, jpg, jpeg, jpe, jif, jfif, jfi, png, gif, web, tiff, tif, heif,heic, svg, svgz.

Fájlok letöltése

Önnek lehetősége van az egyes fájlok letöltésére, ha a jobb oldali menü megfelelő opciójára kattint.

Ön egyszerre akár több fájlt is letölthet, ha kiválasztja a letölteni kívánt fájlokat, majd pedig a képernyő tetején található lehetőségre kattint. Ezeket több különálló fájlként vagy egyetlen tömörített ZIP-ként is letöltheti az itt található ZIP letöltési lehetőséggel.

Fájlok/kapcsolatok törlése

A jobb oldali menüre kattintva a fájlok vagy kapcsolatok törlésére egyenként is lehetőség van.

Ezen felül Ön több fájlt/kapcsolatot is törölhet, ha kiválasztja az eltávolítani kívánt fájlokat/kapcsolatokat, majd rákattint a képernyő tetején található törlés lehetőségre.

Fájlok/kapcsolatok szűrése

A fájlok lapon megjelenő fájlokat és kapcsolatokat a lap tetején található szűrési lehetőséggel szűrheti. A következők szerinti szűrésre van lehetőség: Kimenő e-mail-mellékletek, Bejövő e-mail-mellékletek és Kapcsolatok.

Szabad szöveges fájlkeresés

Egy szabad szöveges keresés is a rendelkezésére áll, hogy segítsen Önnek az egyes fájlok vagy kapcsolatok megkeresésében. Ön számos megjelenített szövegcsoport alapján is kereshet, például fájlnevek, címkeinformációk és megjegyzések szövege alapján.

Last updated