A Jegyek, Műveletek és Ügyek Fájlok lapja

Áttekintés

Jelentős javításokat végeztünk a Jegyek, Műveletek és Ügyek fájljainak és kapcsolatainak megtekintését, valamint kezelését illetően. A korábban az oldalsó sávon megjelenített fájlkártyát immáron kibővítettük és áthelyeztük az Idővonalak melletti Munkatétel képernyőjének fő részén található „Fájlok” lapra: mostantól itt adhat hozzá fájlokat és kapcsolatokat, valamint itt tekintheti meg azokat az elemeket, amelyek hozzá lettek adva a Munkatételhez.

A fájlok lap megmutatja az összes olyan fájlt és kapcsolatot, amelyet hozzáadtunk az adott Munkatételhez és a hozzá kapcsolódó Munkatételekhez, valamint a bejövő és kimenő e-mailek mellékleteit is megtalálhatja itt.

Minden a jelenleg nyitva lévő Munkatételhez tartozó fájl/kapcsolat a Fájlok lap tetején jelenik meg, valamint minden a releváns Munkatételekhez kapcsolódó elem egy ez alatti elkülönített részben látható. Az elemeket a feltöltés dátuma/ideje szerint rendezzük – a legújabbak legfelül tekinthetők meg.

Láthatja a fájl nevét, a fájltípust, annak méretét, a feltöltő nevét (és a feltöltés dátumát), valamint a referenciaszámot és azt, hogy melyik Munkatételhez lett feltöltve. Továbbá megtekintheti a fájlokhoz hozzáadott címkéket és megjegyzéseket is.

A további információk azonosításában számos ikon segíti Önt:

• A fájlok hagyományos mellékleteit egy gemkapocs ikonja jelöli:

• A kapcsolatokat két összekapcsolódó láncszem jelöli:

• A bejövő e-mailek mellékleteit egy zöld e-mail-ikon jelöli:

• A kimenő e-mailek mellékleteit egy kék e-mail-ikon jelöli:

A Fájlok lapon látható minden fájl mellékletként bármelyik kimenő e-mailhez hozzáadható, míg a kapcsolatokat az e-mail törzséhez csatolhatja.

Fájlok/kapcsolatok hozzáadása egy Munkatételhez

Ha a Munkatétel Önhöz lett rendelve, akkor Ön a Munkatételhez a Fájlok lapot használva adhat hozzá fájlokat és kapcsolatokat. Egyszerre több fájl is feltölthető. A feltöltéshez kattintson a lap tetején található kapcsolatok feltöltése lehetőségre.

Továbbá Ön a fájlokat fogd és vidd technikával is a Fájlok lapra húzhatja azok feltöltéséhez.

A fájltípus korlátozásai

Alapértelmezett helyzetben bármilyen típusú fájl feltölthető, azonban a Builder általános beállítások részében lehetőség van a fájltípusok korlátozására az elfogadható típusok megadásával.

Fájlok és kapcsolatok címkézése

A fájlokhoz és a kapcsolatokhoz lehetősége van címkéket adni. A címkék segítenek Önnek a fájlok strukturálásában – ez különösen akkor fontos, amikor információkat küld. Az Ön számára elérhető címkecímek a Builderben állíthatók be.

A címkéket Ön továbbá számos fájlhoz és kapcsolathoz egyszerre is hozzáadhatja, ha egy vagy több elemet választ ki és használja az ikont – a címkék ezt követően a Fájlok lap fejlécében jelennek majd meg.

A címkék hozzáadását követően a fájlok/kapcsolatok automatikusan is hozzáadhatóvá válnak az azonos címkékkel rendelkező e-mailekhez, biztosítva ezzel, hogy az adott e-mailek/e-mailek törzsei tartalmazzák majd az összes releváns típusú dokumentumot.

Amikor egy üzenetsablont illeszt be egy kézzel írt e-mailbe, vagy amikor automatikusan létrehoz és elküld egy új e-mailt a folyamat során, a rendszer azonosítja az üzenetsablonhoz/e-mail-sablonhoz kapcsolódó esetleges címkéket, majd automatikusan mellékeli az adott Munkatétel összes, azonos címkével rendelkező fájlját. Az e-mail-sablonok létrehozásakor a címkék a rendszergazda-felhasználók rendszerkonfigurációjának megfelelően hozzá vannak kapcsolva az üzenetsablonhoz/az e-mail tartalmához.

A fájlok felcímkézése szintén egy fontos funkció az automatizálási technológiát alkalmazó folyamatok során. Példa: ha egy későbbi automatizált Műveletnek tudnia kell, hogy mely fájlokat csatolta az Ügyéhez a „Számla megerősítése” fájlban, akkor ennek megfelelően meg kell jelölnie a kapcsolódó fájlokat, és az automatizálási technológia a fájl nevétől függetlenül tudni fogja majd, hogy a címkéje alapján ki kell választania az adott fájlt. Az ilyen külső automatizálási technológia ugyanígy képes címkékkel ellátni a Munkatételekbe feltöltött dokumentumokat az Enate felületén a további kézzel történő/automatizált felhasználás céljából.

Megjegyzések hozzáadása a Fájlokhoz

Önnek lehetősége van megjegyzéseket írni a fájlokhoz és a kapcsolatokhoz, hogy megadhassa a tartalom rövid leírását, valamint minden olyan további információt megadhasson, amely hasznosnak bizonyulhat.

Ön továbbá egyszerre több fájlhoz és kapcsolathoz is hozzáadhatja megjegyzését, ha kiválaszt egy vagy több elemet, majd használja a Fájlok lap fejlécében található ikont.

Fájlok előnézete

A jobb oldali menü lehetővé teszi az Ön számára, hogy megtekintse egy adott fájl előnézetét. Az előnézet egy új lapon jelenik meg.

Fájlok letöltése

Önnek lehetősége van az egyes fájlok letöltésére, ha a jobb oldali menü megfelelő opciójára kattint.

Ön egyszerre akár több fájlt is letölthet, ha kiválasztja a letölteni kívánt fájlokat, majd pedig a képernyő tetején található lehetőségre kattint. Ezeket több különálló fájlként vagy egyetlen tömörített ZIP-ként is letöltheti az itt található ZIP letöltési lehetőséggel.

Fájlok/kapcsolatok törlése

A jobb oldali menüre kattintva a fájlok vagy kapcsolatok törlésére egyenként is lehetőség van.

Ezen felül Ön több fájlt/kapcsolatot is törölhet, ha kiválasztja az eltávolítani kívánt fájlokat/kapcsolatokat, majd rákattint a képernyő tetején található törlés lehetőségre.

Fájlok/kapcsolatok szűrése

A fájlok lapon megjelenő fájlokat és kapcsolatokat a lap tetején található szűrési lehetőséggel szűrheti. A következők szerinti szűrésre van lehetőség: Kimenő e-mail-mellékletek, Bejövő e-mail-mellékletek és Kapcsolatok.

Szabad szöveges fájlkeresés

Egy szabad szöveges keresés is a rendelkezésére áll, hogy segítsen Önnek az egyes fájlok vagy kapcsolatok megkeresésében. Ön számos megjelenített szövegcsoport alapján is kereshet, például fájlnevek, címkeinformációk és megjegyzések szövege alapján.