Nous avons considérablement amélioré la manière dont vous pouvez visualiser et gérer les fichiers et les liens dans les Tickets, les Actions et les Cas. La fiche Fichiers, qui apparaissait auparavant dans la barre latérale, a été élargie et déplacée vers l’onglet Fichiers dans la partie principale de l’écran de l’activité, à côté des chronologies. C’est là que vous pouvez à présent ajouter des fichiers et des liens et visualiser ceux qui ont été ajoutés à l’activité.
L’onglet Fichiers permet de consulter tous les fichiers et les liens qui ont été ajoutés à cette activité et aux activités qui lui sont liées, ainsi que les pièces jointes des e-mails entrants et sortants.
Tous les fichiers/liens pour l’activité ouverte en cours sont affichés en haut de l’onglet Fichiers, et tous les fichiers/liens pour les activités liées sont affichés dans une section séparée en dessous. Les activités sont triées en fonction de la date et de l’heure auxquelles ils ont été téléchargés, les plus récentes apparaissant en premier.
Vous pouvez voir le nom du fichier, le type de fichier, sa taille, qui l’a téléchargé (et quand), ainsi que le numéro de référence et l’activité dans laquelle il a été téléchargé. Vous pouvez également voir les balises et les notes qui ont été ajoutées aux fichiers.
Diverses icônes vous aident à trouver des informations supplémentaires :
Tous les fichiers de l’onglet Fichiers peuvent être ajoutés en tant que pièces jointes aux e-mails sortants ajoutés en tant que pièces jointes aux e-mails sortants, et les liens peuvent être ajoutés au corps de l’e-mail.
Lorsque vous effectuez une mise à jour à partir de versions antérieures à la version 2022.3, les fichiers joints directement à une activité apparaîtront tous dans la section Autres activités sans numéro de référence. Les pièces jointes aux e-mails de cette activité apparaîtront cependant dans la section Actuel.
Si l’activité vous est affectée, vous pouvez lui ajouter des fichiers et des liens dans l’onglet Fichiers. Plusieurs fichiers peuvent être téléchargés en même temps. Cliquez sur les liens de téléchargement en haut de l’onglet pour les télécharger.
Vous pouvez également faire glisser des fichiers dans l’onglet pour les ajouter à l’activité.
Remarque : la taille maximale par fichier est de 100,00 Mo.
Par défaut, tous les types de fichiers peuvent être téléchargés, mais les types de fichiers peuvent être limités en spécifiant les types acceptables dans la section Paramètres généraux de Builder.
Des balises peuvent être ajoutées aux fichiers et aux liens. Les balises vous permettent d’ajouter une structure à vos fichiers, ce qui est important pour l’envoi d’informations. Les titres de balise disponibles sont configurés dans Builder.
Vous pouvez également ajouter des balises à plusieurs fichiers et liens à la fois en sélectionnant un ou plusieurs éléments et en utilisant l’icône qui s’affiche alors dans l’en-tête de l’onglet Fichiers.
Une fois que les balises ont été ajoutées, les fichiers/liens pourront être ajoutés automatiquement aux e-mails avec les balises correspondantes, ce qui vous permet de vous assurer que tous les documents d’un type donné sont inclus dans des e-mails spécifiques ou dans le corps de l’e-mail.
Lorsqu’un texte de réponse prédéfini est inséré dans un e-mail écrit manuellement ou lorsqu’un nouvel e-mail est créé automatiquement et envoyé en cours de traitement, le système identifie toutes les balises liées au texte prédéfini ou au modèle d’e-mail et joint automatiquement tous les fichiers de l’activité qui partagent la même balise. Les balises sont liées à la réponse prédéfinie / au contenu de l’e-mail dans le cadre de la configuration du système par les utilisateurs administrateurs dans Builder lors de la création des modèles d’e-mail.
Le marquage des fichiers est également une fonctionnalité importante pour les processus qui impliquent une technologie d’automatisation. Par exemple, si une action automatisée en aval doit savoir quels fichiers, parmi ceux que vous avez joints à votre Cas, sont les fichiers de « Confirmation de facture », vous pouvez marquer les fichiers concernés comme tels et, quel que soit le nom du fichier, la technologie d’automatisation saura sélectionner ce fichier sur la base de sa balise. Cette technologie d’automatisation externe peut également fournir des balises dans le cadre du téléchargement de documents dans des activités dans Enate pour une utilisation manuelle ou automatisée en aval.
Remarque : si les balises de fichier ne sont pas configurées dans votre système, l’option « Ajouter une balise de fichier » ne sera pas affichée.
Vous pouvez également ajouter des notes aux fichiers et aux liens pour donner une brève description de leur contenu ou pour fournir toute autre information qui pourrait être utile.
Vous pouvez également ajouter des notes à plusieurs fichiers et liens à la fois en sélectionnant un ou plusieurs éléments et en utilisant l’icône qui s’affiche alors dans l’en-tête de l’onglet Fichiers.
Le menu sur la droite vous permet de prévisualiser un fichier individuel. L’aperçu s’ouvre dans un nouvel onglet.
Si le fichier ne peut pas être prévisualisé, une bannière de confirmation apparaîtra pour l’expliquer et proposer une option de téléchargement du fichier. Les types de fichiers pris en charge pour la prévisualisation sont les suivants : txt, pdf, jpg, jpeg, jpe, jif, jfif, jfi, png, gif, web, tiff, tif, heif,heic, svg, svgz.
Vous pouvez télécharger des fichiers individuels en cliquant sur l’option correspondante dans le menu de droite.
Vous pouvez télécharger plusieurs fichiers à la fois en sélectionnant les fichiers que vous souhaitez télécharger et en cliquant sur l’option en haut de l’écran. Ils peuvent être téléchargés en plusieurs fichiers individuels ou en un seul fichier ZIP compressé via l’option de téléchargement ZIP ici.
Vous pouvez supprimer des fichiers ou des liens individuellement en cliquant sur le menu de droite.
Vous pouvez également supprimer plusieurs fichiers/liens en sélectionnant les fichiers/liens que vous souhaitez supprimer et en sélectionnant l’option Supprimer en haut de l’écran.
Vous pouvez filtrer les fichiers et les liens affichés dans l’onglet Fichiers grâce à l’option de filtrage en haut de l’écran. Vous pouvez filtrer par : pièces jointes, pièces jointes des e-mails sortants, pièces jointes des e-mails entrants et liens.
Une recherche en texte libre est également disponible pour vous aider à localiser des fichiers ou des liens individuels. Vous pouvez effectuer une recherche sur la base des différents groupes de texte affichés : nom de fichier, informations sur les balises et texte des notes.
Les pièces jointes classiques sont marquées d’une icône en forme de trombone :
Les liens sont marqués d’une icône de liens :
Les pièces jointes des e-mails entrants sont marquées d’une icône verte :
Les pièces jointes des e-mails sortants sont marquées d’une icône bleue :
