Nous avons apporté plusieurs améliorations à cette dernière version d’Enate pour faciliter encore plus la mise en œuvre et la gestion de vos processus d’entreprise. Consultez la section individuelle de chaque nouveauté pour voir les améliorations que nous ajoutées, ou regardez nos vidéos « aperçu » pour les voir en action.

Voici quelques-unes des nouveautés que vous pouvez trouver dans Work Manager :

• Nous avons ajouté une toute nouvelle fonctionnalité à la Recherche rapide qui permet aux utilisateurs de rechercher des fichiers ou des activités par le biais des leurs fichiers.

• Nous avons ajouté un paramètre facultatif qui permet aux utilisateurs de Work Manager de supprimer d’une activité les pièces jointes d’un e-mail, ce qui peut être utile si vous travaillez avec des informations confidentielles.

• Nous avons ajouté de nouvelles options de colonnes pour la grille de la page d’accueil.

• Nous avons également résolu quelques problèmes d’affichage de format que les utilisateurs pouvaient rencontrer dans les e-mails de confirmation automatiques lors de la création d’un nouveau Ticket.

Vous pouvez trouver encore plus d’informations sur ces améliorations et bien plus encore dans notre section Journal des modifications.

Rechercher des fichiers avec la Recherche rapide

Vous pouvez vous servir de la Recherche rapide pour rechercher des fichiers individuels ou pour rechercher une Activité en recherchant l’un de ses fichiers. Utiliser la Recherche rapide pour rechercher des fichiers vous permettra à la fois de rechercher des fichiers directement liés à l’Activité ET des fichiers ayant été ajoutés en pièce jointe à des communications pour l’Activité.

Les résultats de la recherche comprendront des détails tels que le type de fichier (c’est-à-dire s’il a été joint à une Activité ou à une communication), la date de la dernière mise à jour de l’Activité si le fichier est joint à une Activité ou la date d’envoi/de réception de l’e-mail si le fichier est une pièce jointe à une communication, le numéro de référence et le titre du ou des Activité(s) à laquelle/auxquelles le fichier est joint et le sujet de la communication si le fichier est une pièce jointe à une communication. Les résultats de la recherche sont triés en fonction de la date de la dernière mise à jour du fichier ou de la date d’envoi/de réception de l’e-mail si le fichier est une pièce jointe à une communication, les fichiers les plus récents étant affichés en premier. Cliquer sur le fichier, vous permettra d’en télécharger une copie.

Lorsqu’un Ticket a été créé par la réception d’un e-mail entrant, un e-mail d’accusé de réception automatique sera envoyé, confirmant la réception de l’e-mail original et confirmant la création d’un Ticket après la réception de l’e-mail. De plus, l’e-mail original avec son formatage original sera inclus dans la confirmation. Cela permet de résoudre quelques problèmes d’affichage de format que les utilisateurs pouvaient rencontrer dans les e-mails de confirmation automatique lors de la création d’un nouveau ticket.

Nous avons ajouté de nouvelles options de colonnes standards pour la grille de la page d’accueil de Work Manager. Découvrez-les et regardez comment les ajouter à votre grille standard :

Ces colonnes supplémentaires, ainsi que les nombreuses autres déjà disponibles, vous permettent de gérer vos Activités ainsi que celles de vos équipes à un niveau supérieur « multilignes » sans avoir à explorer des éléments spécifiques, et vous permettent de mieux localiser les Activités pertinentes directement à partir de la grille.

Ces nouvelles colonnes sont :

• Contact principal : la personne principale à contacter au sujet de la demande en cours.

• Demandeur : la personne à l’origine de la demande.

• Sujet : la personne visée par l’activité.

• Dernier e-mail reçu : la date et l’heure de réception du dernier e-mail reçu par une Activité

• Expéditeur du dernier e-mail : les informations sur la dernière personne à avoir envoyé un e-mail en rapport avec une Activité. Si l’utilisateur se trouve déjà dans le système, cette colonne affichera son nom, si ce n’est pas le cas, la colonne affichera son adresse e-mail.

Si votre système a été configuré pour vous permettre de supprimer les pièces jointes d’un e-mail, vous pouvez supprimer les pièces jointes d’un e-mail dans la fiche « Fichiers » d’une Activité. Cette fonctionnalité peut vous être utile si vous recevez des e-mails contenant des pièces jointes confidentielles.

La pièce jointe supprimée sera également supprimée des autres Activités apparentées telles que d’autres Actions dans un Cas, des Sous-cas, des Tickets enfants et parents si un Ticket a été fusionné, des Cas enfants et des Tickets parents si un Ticket a été converti en Cas.

Attention, si vous supprimez une pièce jointe d’un Ticket qui a été fractionné ou qui est le Ticket enfant d’un Ticket fractionné, le fichier supprimé ne sera pas supprimé des autres Tickets enfants ou du Ticket parent.

Notez également que la suppression d’une pièce jointe d’une Activité liée ne supprimera PAS la pièce jointe de la ou des Activités avec lesquelles elle est liée.

La pièce jointe sera supprimée de toutes les parties du système et vous ne pourrez donc pas la rechercher avec la Recherche rapide. Elle ne pourra également pas être ajoutée en pièce jointe à un nouvel e-mail associé à l’Activité.

Toute autre opération sur l’Activité ne permettra pas de récupérer la pièce jointe supprimée et créer une nouvelle Activité liée ne permettra pas de récupérer la pièce jointe supprimée.

Vous recevrez une notification dans l’onglet « Chronologie et communications » lorsqu’une pièce jointe a été supprimée. La notification contiendra le nom du fichier supprimé, le nom de la personne qui l’a supprimé, l’objet et la date/l’heure de l’envoi de l’e-mail auquel elle était jointe.

Dans la foulée des fonctions de planification des e-mails et de boîte d’envoi que nous avons ajoutées dans les deux dernières versions, nous avons procédé à quelques ajustements afin que l’envoi d’e-mails reste aussi simple que possible : Désormais, lorsque vous envoyez un e-mail, les boutons « Envoyer maintenant » et « Annuler » n’apparaissent dans la chronologie que si vous avez programmé l’envoi de l’e-mail plus de deux minutes plus tard, afin de vous permettre d’envoyer immédiatement l’e-mail programmé si vous avez changé d’avis ou d’annuler l’envoi de l’e-mail programmé. Autrement, ces boutons n’apparaîtront pas dans la chronologie. Si vous avez programmé un délai, vous avez toujours la possibilité d’annuler l’envoi de vos e-mails sortants jusqu’à deux minutes après l’envoi.

Vous pouvez à présent retravailler un Cas à partir d’une Action, ce qui vous permet de ne plus devoir d’abord repasser par le Cas parent pour le retravailler.

Veuillez noter que lorsque vous retravaillez à partir d’un Cas, le cas sera soumis comme étant « En cours ». Cependant, lorsque vous retravaillez un Cas à partir d’une Action, comme toutes les Actions en cours pour le Cas se fermeront une fois que vous aurez cliqué sur « Retravailler », l’Action dans laquelle vous vous trouvez actuellement se fermera également.

Les utilisateurs ne peuvent désormais plus utiliser d’anciens calendriers obsolètes ou des calendriers qui ont déjà été générés lors de la création d’un Cas ou d’une Action dans Work Manager qui est configuré(e) pour nécessiter un calendrier. Cela permet d’éviter la création par inadvertance d’anciens calendriers obsolètes et de s’assurer que le seul travail en cours est celui qui est censé l’être.

Lorsqu’un processus de Cas atteint une Action « Attendre que des Sous-cas soient terminés » (également connue sous le nom d’Action de mise en attente d’un Cas), le système pourra à présent terminer automatiquement cette Action et laisser le processus se poursuivre automatiquement si aucun Sous-cas n’est disponible, au lieu d’assigner l’Action à un utilisateur pour qu’il prenne manuellement la décision de poursuivre le processus.

Pour ce faire, allez sur l’onglet d’information « Action de mise en attente du Cas » dans Builder, puis activez l’option « Fermeture automatique ».

Cela signifie qu’au lieu d’affecter l’Action à un utilisateur pour qu’il autorise manuellement le processus à se poursuivre, l’Action « Attendre que des Sous-cas soient terminés » se terminera automatiquement si le Sous-cas que l’Action « Attendre que des Sous-cas soient terminés » doit attendre n’est pas disponible. Cela peut être dû au fait qu’il n’a pas été créé ou qu’il a été résolu avant le lancement de l’Action « Attendre que des Sous-cas soient terminés ».

Si la colonne « Mise en attente du Cas » est vide, l’Action « Attendre que des Sous-cas soient terminés » attendra que n’importe quel Sous-cas du Cas soit résolu avant de continuer. Si aucun Sous-cas n’est disponible, l’Action « Attendre que les Sous-cas soient terminés » se terminera automatiquement.

Si l’option « Fermeture automatique » n’est pas activée, l’Action « Attendre que les Sous-cas soient terminés » sera assignée à une File d’attente où un utilisateur pourra la prendre en charge et décider comment procéder si le Sous-cas que l’Action doit attendre n’est pas disponible.

Nous avons changé la façon dont la date « Résolu le » d’un Ticket qui a été fractionné est calculée.

Cette date est désormais calculée comme étant la dernière date de résolution des Tickets dans lesquels il a été fractionné. En d’autres termes, lorsque le dernier des Tickets « enfants » fractionnés est résolu, sa date de résolution est également appliquée au Ticket original. Avec l’approche précédente, il était possible que le Ticket original soit marqué comme ayant été résolu à une date antérieure à celle de certains de ses Tickets enfants fractionnés. De plus, cette approche garantit que la date « Résolu le » du Ticket original ne changera pas après avoir été définie.

Exemple :

Le Ticket A a été fractionné en Ticket B et C.

Le Ticket B est résolu le « 02/02/2022 à 01:10:00 » et le Ticket C est résolu le « 03/02/2022 à 02:00:00 ».

La date et l’heure indiquées pour la résolution du Ticket A seront définies comme étant le « 03/02/2022 à 02:00:00 ».