Terminieren von E-Mails und des Postausgangs
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Sie können das Datum und die Uhrzeit für den Versand einer E-Mail planen, indem Sie die Option Senden planen auswählen.
Die geplante E-Mail wird in den Ordnern " Mitteilungen" und "Zeitleiste" angezeigt, zusammen mit der Angabe, wer sie geplant hat und für wann sie geplant wurde. Sie können eine geplante E-Mail auch sofort über die Registerkarten " Mitteilungen" und "Zeitleiste" versenden.
E-Mails, die Sie für einen späteren Zeitpunkt zum Versand eingeplant haben, werden auf der Postausgangsseite angezeigt.
Sie können die Postausgangsseite über den Navigationslink aufrufen. Die Gesamtzahl der E-Mails in Ihrem Postausgang wird auch im Navigationslink angezeigt.
Auf der Postausgangsseite finden Sie E-Mails, die Ihnen selbst oder Ihrem Team zugeordnet sind und die zu einem späteren Zeitpunkt gesendet werden sollen oder deren Versand fehlgeschlagen ist.
Sie können in der Option rechts auswählen, wie viele E-Mails angezeigt werden sollen.
Wenn sich ein Teamleiter zum ersten Mal anmeldet, gelangt er in die Ansicht "Meine Team-EMails". Wenn sich ein Teammitglied zum ersten Mal anmeldet, landet es in der Ansicht "Meine EMails". Sie können die Ansicht der Postausgangsseite ändern, um allein Ihre E-Mails im Postausgang, die Ihres Teams, die des Systems oder auch alle Postausgangs-E-Mails anzuzeigen. Dies wird gespeichert, wenn Sie sich ab- und wieder anmelden.
Wenn Sie "Meine E-Mails" auswählen, können Sie von Ihnen gesendete E-Mails sehen, die sich in Ihrem Postausgang befinden.
Unter "E-Mails meines Teams" sehen Sie von Ihrem Team versandte E-Mails, die sich im Postausgang befinden, sowie E-Mails, die sich auf Arbeitsaufgaben beziehen, an denen Ihre Teammitglieder arbeiten und die sich im Postausgang befinden.
Durch Auswahl von "System-E-Mails" können Sie E-Mails sehen, die automatisch vom System gesendet werden, z. B. weil ein Ticket geteilt oder zusammengeführt wurde.
Mit "Alle" können Sie E-Mails sehen, die von Ihnen, Ihrem Team sowie von außerhalb Ihres Teams gesendet wurden und auf die Sie Zugriff haben (dies kann im Builder konfiguriert werden, siehe hier für weitere Informationen).
Sie können den Versand einer E-Mail manuell wiederholen, indem Sie auf das Symbol "Wiederholen" klicken. Die E-Mail befindet sich nun im Status " Wiederholung ausstehend". Weitere Informationen zum Sendestatus auf der Seite Postausgang finden Sie hier.
Sie können auch das Senden einer E-Mail auf der Zeitachse wiederholen.
Sie können den Versand einer E-Mail auch abbrechen, indem Sie auf das Symbol Abbrechen klicken. Dadurch wird die E-Mail aus dem Postausgang entfernt.
Sie können auch den Massenversand von E-Mails in erneut versuchen oder abbrechen.
Bitte beachten Sie, dass das System den Versand von E-Mails, die von einer älteren Version (2020.1 oder älter) migriert wurden, nicht automatisch erneut versucht. Diese können nur durch einen manuellen Wiederholungsversuch gesendet werden, d. h. durch Klicken auf das Symbol "Wiederholung".
Ein Doppelklick auf eine E-Mail öffnet die Details der E-Mail in einem Popup in schreibgeschützter Form. Sie können sehen, von wem die E-Mail stammt, an wen sie gerichtet ist, usw. Sie können auch den Versand der E-Mail vom Popup aus wiederholen und abbrechen.
Sie können die Rasterspalten anpassen, indem Sie auf das Einstellungsrädchen klicken. Das wird gespeichert, wenn Sie sich ab- und wieder anmelden. Die Spalten "An" und "Betreff" sind obligatorisch.
E-Mail-Connector - der Name des E-Mail-Connectors, über den Ihr System E-Mails versendet. Wird in Builder konfiguriert, hier bekommen Sie weitere Informationen.
Priorität - die Einstellung der Wichtigkeit der E-Mail, d. h. hoch, normal, niedrig.
System generiert - wenn die E-Mail automatisch vom System generiert wurde (z. B. um einen Benutzer zu benachrichtigen, wenn ein Ticket aufgeteilt wurde).
Letzter Sendeversuch - wann der letzte Versuch war, die E-Mail zu senden (automatisch durch das System oder manuell durch einen Benutzer)
Letzte gesendete Fehlermeldung - eine Meldung, die den Grund anzeigt, warum der letzte Versuch, die E-Mail zu senden, fehlgeschlagen ist, z. B. der E-Mail-Anschluss ist deaktiviert. Bitte aktivieren und erneut versuchen.
Protokolliert- das Datum und die Uhrzeit, zu der die E-Mail erstmals nicht gesendet werden konnte
Nächster Sendeversuch - wann das System das nächste Mal versuchen wird, die E-Mail zu senden
Artbeitsauftrag - die Arbeitsaufgaben-Referenz, von der die E-Mail stammt. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie zum Arbeitsaufgaben-Bildschirm.
Arbeitsauftrag-Typ - ob sich die E-Mail auf ein Ticket, einen Fall oder eine Aktion bezieht
Anzahl der Sendeversuche - hier wird angezeigt, wie oft das System versucht hat, die E-mail zu senden. Sie können diese Zahl im Builder einstellen, weitere Informationen finden Sie hier.
Sendestatus - hier wird angezeigt, in welchem Status sich die E-Mails bezüglich Versand im Postausgang befinden. Es gibt 4 Zustandsarten:
Fehlgeschlagen - eine E-Mail mit diesem Sendestatus konnte nicht gesendet werden. Um sie zu senden, muss sie manuell 'wiederholt' werden.
Verbindung deaktiviert - wenn eine E-Mail diesen Sendestatus hat, bedeutet dies, dass die E-Mail-Verbindung im Builder deaktiviert wurde. Klicken Sie hier, um weitere Informationen zum Aktivierungsvorgang zu erhalten.
Ausstehende Wiederholung - eine E-Mail mit diesem Sendestatus ist in der
Warteschlange - eine E-Mail mit diesem Sendestatus ist bereits zum Versand vorgesehen. E-Mails, die gesendet werden, wenn eine Rückgängig-Option gesetzt wurde, haben ebenfalls diesen Status (weitere Informationen zur Sende-Rückgängig Option finden Sie hier). Wann diese E-Mails gesendet werden, hängt von der Option "Automatisches Fehlerwiederholungsmuster" ab, die im Builder eingestellt ist, siehe hier für weitere Informationen.
Anzahl der Anhänge - wie viele Dateien (falls vorhanden) an die E-Mail angehängt sind
Mit der Einstellung "Senden rückgängig machen" können Sie den Versand Ihrer E-Mails zeitlich verzögern. Sie haben damit die Möglichkeit, den Versand einer E-Mail abzubrechen oder eine EMail zu überprüfen, bevor sie gesendet wird.
Sie können in den Nutzereinstellungen eine Zeit für das Rückgängigmachen des Sendens einstellen.
Wenn eine Zeit für das Rückgängigmachen des Sendens eingestellt ist, wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie das Senden der E-Mail abbrechen können.
Zusätzlich haben Sie bei der Einstellung einer Sendeverzögerung die Möglichkeit, eine E-Mail "Jetzt" auf der Zeitachse zu senden, die die Zeitverzögerung aus der SendeverzögerungsKonfiguration außer Kraft setzt. Außerdem haben Sie auch die Möglichkeit, das Senden der EMail ganz abzubrechen.
Wenn ein Sendezeitpunkt für "Rückgängig" eingestellt ist, werden E-Mails auf der Seite Postausgang mit dem Sendestatus "Warteschlange" angezeigt.
