Действия-одобрения
Что такое Дейстия-одобрения? Как они работают?
Часто внутри потоков бизнес процессов Случая, которые выстроены в Enate, имеются участки, на которых внешние люди (то есть люди, которые работают за пределами Enate – это могут быть бизнес менеджеры внутри Вашей компании или соответствующей клиентской компании) должны будут утвердить активности, прежде чем процесс может быть продолжен. Процессы выплаты заработной платы являются хорошим примером таких процессов, когда управление клиентами должны утвердить отчеты по заработной плате прежде чем продолжение процесса будет разрешено.
Действие-одобрение Enate создано специально для интегрированной поддержки таких сценариев с запросами на утверждение – чтобы обеспечить тесное управление «циклом утверждения» и его прозрачность внутри потока активностей в Enate.
Как Действия-одобрения работают в процессе выполнения
Действия-одобрения рассылаются из Enate агентам, работающим извне, для утверждения или отклонения.
Существует несколько разных видов одобрения, которые определяют как решение будет принято:
В многоуровневом сценарии, емейл-запрос отправляется на каждый новый уровень по мере успешного получения одобрения на предыдущем уровне, при этом максимальное количество уровней – 3. Если любое лицо отклонит, то запрос будет отклонен.
В сценарии «Параллельное одобрение – Любой», емел-запрос рассылается всем утверждающим лицам и решение принимается на основании первого полученного ответа.
В сценарии «Параллельное одобрение – Все», емейл-запрос рассылается всем утверждающим лицам и, чтобы запрос был одобрен, его должны одобрить ВСЕ утверждающие лица. Если один из них отклонит, то запрос будет считаться отклоненным.
Если запрос получил одобрение от всех необходимых сторон, то Действие-одобрение успешно разрешается и закрывается автоматически, так что агенту в Менеджере работ нет необходимости брать это Действие в работу, но при этом закрытое Действие в любой момент может быть просмотрено, если вручную на него нажать.
Исключения – решаются агентом в Менеджере работ
Однако, существуют некоторые сценарии, когда агенту Менеджера работ все же потребуется подобрать и решить некоторые необходимые активности, чтобы далее обработать Действие-одобрение:
Когда одобрение было отклонено
Не были автоматически определены утверждающие лица (или были определены недействительные утверждающие лица)
Запрос на одобрение отклонен
В сценарии, когда запрос на одобрение был отклонен, это Действие перейдет в статус «Задачи» и в конечном итоге будет нуждаться в работе со стороны агента Менеджера работ. Они должны будут просмотреть причину отклонения, которую предоставило утверждающее лицо, и решить, как действовать далее. Они могут:
Внести необходимые обновления и Повторно отправить запрос, переведя это Действие в статус «Ожидание». Таким образом емейл-запрос на одобрение будет отправлен** повторно автоматически и Действие будет переведено в статус «Ожидание дополнительной информации» - поскольку мы ожидаем ответную информацию от внешней стороны (ответ-утверждение) для регистрации в системе, прежде чем активность может быть продолжена.
Пометить это Дейстиве как «Невозможно завершить». Таким образом Владелец Случая будет оповещен, что им нужно решить, как продолжить работу – возможно, нужно будет переработать Случай или полностью закрыть Случай.
Пометить это Действие как «Урегулировано», что вручную пометит запрос как одобренный. Тогда этот Случай перейдет к следующему Действию.
Обратите внимание: Отправка емейла-запроса на одобрение будет начата с самого начала, то есть все запрашивающие лица снова получат емейлы. Если они пройдут к предыдущим емейлам, то увидят сообщение, которое уведомит их, что ТОТ конкретный запрос на утверждение более не действителен, поскольку детали того, что нужно рассмотреть, могли быть изменены.
Недействительные утверждающие лица
В сценарии, когда агенту нужно добавить утверждающие лица, посколько один или более из необходимых утверждающих лиц не были указаны (или внести изменения, которые привели к необходимости повторной отправки запросов на утверждение), агент возьмет Действие-одобрение в статусе «Задачи». Когда агент закончит работу над внесением поправок и/или заполнит имена недостающих утверждающих лиц, агент должен затем перевести это Действие в статус «Ожидание». Когда агент это сделает, емейлы-запросы на утверждение будут автоматически разосланы и это Действие будет переведено в статус «Ожидание дополнительной информации», так как оно ожидает внешнюю информацию (одобрение) прежде чем продолжить работу.
Обратите внимание: Пока Действие-одобрение находится в статусах «Задачи» или «В процессе», внешние стороны, которые получили емейлы с запросами на утверждение, НЕ смогут утвердить или отклонить запрос. Вместо этого они увидят сообщение, информирующее их о том, что данная задача в настоящий момент находится в обработке. Агенты Менеджера работ ДОЛЖНЫ перевести это Действие обратно в статус «Ожидание дополнительной информации», если они хотят возобновить активность по утверждению.
Если время на запросы-одобрения истекло...
Другой возможный сценарий – когда Действие-одобрение может быть автоматически закрыто, потому что истекло время, так как не были получены ответы или были получены недействительные ответы в указанный срок. В таком случае это Действие будет автоматически переведено в статус «Урегулировано» и Действие будет продолжено. Агентам Менеджера работ не нужно будет брать это Действие в таком сценарии, но при этом закрытое Действие будет доступно для просмотра вручную в любой момент, если на него нажать.
Last updated