Skrzynka odbiorcza

Przegląd

Znajdują się tu wiadomości e-mail związane z rozpoczętymi elementami pracy, które należą do twoich obszarów działalności, czyli te, które pojawiłyby się w twoich Roboczych skrzynkach odbiorczych na stronie domowej. Dane można filtrować i wyświetlać na różne sposoby. Dzięki temu widokowi można być na bieżąco z całą korespondencją elektroniczną dotyczącą tych elementów pracy, którymi zajmuje się użytkownik lub jego zespół.

Domyślnie wyświetlane są wiadomości e-mail otrzymane w ciągu ostatnich 90 DNI. Agenci mogą za pomocą rozwijanej listy filtrów wybrać inną datę (np. dawniejszą) lub zakres dat, aby wyświetlić starsze wiadomości, pamiętając jednak o tym, że wskazany zakres może obejmować maksymalnie 90 dni.

Sekcje Skrzynki odbiorczej

W zwijanym panelu folderów po lewej stronie Skrzynki odbiorczej znajdują się łącza do jej poszczególnych sekcji:

• Moje e-maile – wiadomości e-mail wszystkich elementów pracy aktualnie znajdujących się w twojej Roboczej skrzynce odbiorczej (czyli tych, które byłyby wyświetlone na twojej stronie domowej)

• E-maile mojego zespołu – wiadomości e-mail wszystkich elementów pracy aktualnie znajdujących się w Roboczej skrzynce odbiorczej twojego zespołu. Ten odnośnik zostanie wyświetlony tylko liderowi zespołu lub tym jego członkom, którzy mogą zobaczyć, kto do niego należy i mają wgląd do kolejek.

• Nieprzypisane e-maile – wiadomości e-mail wszystkich nieprzypisanych elementów pracy znajdujących się w kolejkach, z których czerpiesz zadania. Ten odnośnik zostanie wyświetlony tylko liderowi zespołu lub tym jego członkom, którzy mogą zobaczyć, kto do niego należy i mają wgląd do kolejek.

• Wszystkie e-maile – w tej sekcji znajdują się wszystkie wiadomości e-mail należące do elementów pracy (łącznie z zamkniętymi) w tych obszarach działalności firmy, do których użytkownik ma uprawnienia. Można je filtrować według statusu elementu pracy, do którego należą.

Wyświetlane liczby pokazują, ile nieprzeczytanych wiadomości e-mail znajduje się w poszczególnych folderach.

• Nieprzetworzone e-maile – tutaj użytkownik może przeglądać nieprzetworzone wiadomości e-mail ze swojego obszaru działalności firmy i podejmować decyzje, co dalej z nimi zrobić. Liczba obok tej sekcji wskazuje całkowitą liczbę e-maili w niej wyświetlanych. Więcej informacji można znaleźć tutaj.

Są tu również łącza do Wysłanych i Skrzynki nadawczej, które otwierają się w osobnych kartach.

Można sprawdzić listę wszystkich e-maili w swojej skrzynce odbiorczej, a także komentarze użytkowników samoobsługowych. Wszystkie wiadomości wyświetlają się od najnowszych wraz z informacjami, kto jest nadawcą, kiedy zostały odebrane i jaki mają temat. Widać także pierwszą linię treści i element pracy, do którego się odnoszą, a także ewentualne załączniki oraz to, czy podczas wysyłki nadano im wyższy priorytet.

Nieprzeczytane wiadomości będą zaznaczone pogrubioną czcionką – można wyświetlić tylko takie, wybierając opcję „Nieprzeczytane”.

Należy pamiętać, że wiadomość zostanie oznaczona jako przeczytana, gdy użytkownik ją otworzy.

Opcje filtrowania

Zawartość skrzynki odbiorczej można filtrować według następujących kryteriów: klient, kontrakt, usługa, proces, kolejka, adres nadawcy, załączniki i data otrzymania wiadomości.

Jeśli masz dostęp do widoku „E-maile mojego zespołu”, pojawi się również możliwość filtrowania według przypisanego użytkownika.

E-maile w sekcji „Wszystkie wiadomości” można również filtrować według statusu elementu pracy, do którego należą.

Przełączanie między widokami i odbieranie nowych wiadomości e-mail

Możesz przełączać się pomiędzy widokami „Moje e-maile” (w którym wyświetlane są wiadomości z twojej skrzynki odbiorczej), „E-maile mojego zespołu” (w którym są wiadomości członków twojego zespołu), „Nieprzypisane e-maile” (wyświetlający wiadomości przychodzące dla elementów pracy w twojej kolejce, które do nikogo nie zostały jeszcze przypisane), „Wszystkie e-maile” (pokazujący wszystkie wiadomości e-mail należące do elementów pracy – łącznie z zamkniętymi – w tych obszarach działalności firmy, do których użytkownik ma uprawnienia) oraz „Nieprzetworzone e-maile” (który umożliwia użytkownikowi przejrzenie takich wiadomości i podjęcie decyzji, co dalej z nimi zrobić).

Po nadejściu nowej wiadomości liczba nieprzeczytanych e-maili w sekcjach „Moje e-maile”, „E-maile mojego zespołu”, „Nieprzypisane e-maile” oraz „Wszystkie e-maile” zostanie odświeżona, a na przycisku służącym do odświeżenia widoku wyświetli się ikonka poczty. Wystarczy go kliknąć, by odświeżyć widok skrzynki odbiorczej i zobaczyć nowe wiadomości.

Można oznaczyć poszczególne e-maile jako przeczytane lub nieprzeczytane, ale należy pamiętać, że NIE MA to żadnego wpływu na flagę nowych informacji na powiązanym z daną wiadomością elemencie pracy. Oznacza to, że oznaczenie e-maila jako przeczytanego NIE usunie ikony nowych wiadomości z elementu pracy.

Liczba obok sekcji Nieprzetworzone e-maile wskazuje całkowitą liczbę e-maili w niej wyświetlanych. Więcej informacji można znaleźć tutaj.

W głównym oknie widoku „Skrzynka odbiorcza” wyświetlany jest panel podglądu wybranego e-maila. Jego rozmiar można dostosować do swoich potrzeb.

Kliknięcie któregoś z e-maili spowoduje wyświetlenie jego pełnej treści po prawej stronie ekranu. Zobaczymy tam temat wiadomości, jej nadawcę i odbiorcę, wskazane adresy „DW”, odnośnik do elementu pracy, którego dotyczy ten e-mail, termin wykonania tego elementu oraz pełną treść wiadomości.

Odpowiadanie i przekazywanie wiadomości e-mail

Po kliknięciu wybranej ikonki („Odpowiedz”, „Odpowiedz wszystkim” lub „Przekaż”) system otworzy nową kartę dla danego elementu pracy i wyświetli okno edytora wiadomości e-mail.

Więcej opcji

Kolejne opcje ukryte są pod ikonką wielokropka, która znajduje się obok przycisków służących do tworzenia odpowiedzi. Znajdują się tam skróty umożliwiające bezpośrednie przejście do elementu pracy, którego dotyczy dana wiadomość (zostanie otwarta w nowej karcie) oraz wydrukowanie e-maila.

Można także zapisać go na dysku w pliku .eml.

Uwaga: jeśli wiadomość e-mail, którą próbujesz pobrać, zawierała plik załącznika, który został ręcznie usunięty przez użytkownika (np. ze względu na ochronę wrażliwych danych), wówczas opcja pobierania plików .eml będzie dla niej wyłączona, a po jej kliknięciu system wyświetli komunikat z wyjaśnieniem takiego stanu rzeczy.

Załączniki e-mail

Jeśli wiadomość e-mail zawiera jakiś załącznik, wyświetlona zostanie jego nazwa, rozmiar i możliwość pobrania. W przypadku wielu załączników pojawi się dodatkowa opcja, umożliwiająca pobranie ich wszystkich naraz w postaci pliku archiwum ZIP.

Widok pełnoekranowy

Można również wyświetlić wiadomość w trybie pełnoekranowym, w którym panel podglądu zostanie ukryty.