Barre d’équipe pour les chefs d’équipe

La barre d’équipe se trouve sur le côté droit de la page d’accueil.

Si vous êtes un chef d’équipe, la barre d’équipe vous montre votre équipe, vos robots et vos activités non affectées.

Mon équipe

Au sommet de la barre d’équipe, vous pouvez voir les membres de votre équipe et, pour chacun d’eux :

• Le nombre d’activités sur lesquelles ils sont en train de travailler (nombre au centre du camembert).

• Le statut d’échéance de ces activités (c’est-à-dire rouge/orange/vert).

• Leur disponibilité actuelle (disponible ou hors ligne).

Mon équipe : options d’affichage

Statut disponible/hors ligne pour les membres d’équipe

Vous pouvez voir la disponibilité des membres de votre équipe, c’est-à-dire s’ils sont disponibles ou hors ligne.

Le système assure le suivi de votre session de navigateur Enate active et est donc en mesure de vérifier si les membres sont connectés ou non.

Remarque : si vous ne vous déconnectez pas correctement, c’est-à-dire si vous fermez le navigateur ou votre ordinateur directement sans vous déconnecter d’Enate, le système vous affichera comme étant toujours en ligne pendant la durée du délai d’attente standard du système (généralement 30 minutes).

Il est important de noter que ce statut disponible/hors ligne n’a qu’une valeur informative : il n'est pas pris en compte dans les règles d’affectation, c'est-à-dire dans les paramètres « À quel membre l’affecter ».

Vous pouvez filtrer l’affichage de votre équipe pour ne montrer que les utilisateurs disponibles, les utilisateurs hors ligne ou tous les utilisateurs.

Trier par statut des activités

Vous pouvez trier les membres de votre équipe selon des critères de statut des activités, notamment :

• Le moins / le plus d’activités (total)

• Le moins / le plus en retard (orange)

• Le moins / le plus en retard (rouge)

• Le moins / le plus dans les temps (vert)

• Vous pouvez utiliser cette fonction pour vous aider à identifier les ressources qui sont sollicitées et les autres membres de l’équipe entre lesquels vous pourriez partager les activités afin d’équilibrer les charges de travail.

Rechercher des membres de votre équipe

La recherche en texte libre vous permet également de rechercher des utilisateurs individuels dans la liste.

Visualiser un utilisateur individuel

Cliquer sur le nom d’un membre de l’équipe dans la barre d’équipe permet d’afficher son profil d’utilisateur. La grille est alors filtrée pour n’afficher que les tâches qui lui sont actuellement affectées.

Le diagramme à barres de la page d’accueil sera remplacé par le nombre d’activités affectées à l’utilisateur (le chiffre au centre du diagramme), ainsi que l’état d’avancement de ces activités (c.-à-d. rouge/orange/vert). Vous pourrez également voir la photo de profil de l’utilisateur, son rôle, sa description (si elle a été ajoutée) et, si vous cliquez sur le lien En savoir plus sur ce rôle, vous verrez une liste indiquant les fonctions auxquelles l’utilisateur a accès.

Vous pouvez revenir à l’affichage standard de toutes les activités en cliquant sur le X en haut à droite.

Si vous avez besoin de modifier vos niveaux d’accès ou ceux des utilisateurs de votre équipe, contactez votre administrateur système.

Robots

Tous les robots disponibles pour travailler sur des activités que vous gérez / sur lesquelles vous travaillez, regroupées par ensemble de robots.

Chaque rangée de robots affiche un ensemble de robots différent avec la technologie qui leur est associée (par exemple UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism, etc.).

Le nombre d’activités "gérables par les bots" alignées pour l’ensemble de robots sera affiché ainsi que la quantité estimée de travail restant disponible pour la ferme robotisée en quelques minutes.

Si l’un des robots de l’ensemble est hors ligne ou ne répond pas, une icône d’avertissement s'affiche.

De plus, il est possible que, pour ces robots, certaines des activités pouvant être traitées par des robots ne puissent pas être autorisées par cet utilisateur. Si tel est le cas, une icône « i » et un message d’avertissement s’afficheront pour en informer l’utilisateur.

Visualisation d'un robot

En cliquant sur un ensemble de robots dans la section des Bots, vous pouvez afficher le graphique principal pour montrer ce groupe de robots ET filtrer les résultats de la grille pour afficher les tâches "gérables par les bots".

Pour cette vue, les chefs d'équipe peuvent :

• Voir le statut des différents robots de l’ensemble de robots :

  • Inactif - le bot est disponible pour travailler

  • Hors ligne - si votre bot utilise une intégration avancée, telle que la synchronisation d’orchestration UiPath, un statut en ligne signifie que votre système informatique ne peut pas se connecter au bot. Dans cette situation, vous serez amené à réaffecter les activités du bot à d'autres ressources. Si votre bot n’utilise pas l’intégration avancée comme Blue Prism, un statut en ligne signifie que votre système informatique ne s'est pas connecté au bot pendant un certain temps.

  • Suspendu - le travail moyen du bot n'est pas dans les limites de l'écart type, il a donc été mis en pause

  • Occupé/intégré – le bot travaille sur une tâche qui a été affectée à

  • Occupé/indépendant- le bot travaille sur une tâche qui ne lui a pas été affectée

• Voir le travail actuellement effectué par chacun des robots

• Filtrer la vue vers un robot spécifique

• Voir la quantité de travail qu’il reste aux robots (à la fois en volume, par exemple 20 activités, et les minutes de travail restantes, c'est-à-dire le temps que nous estimons nécessaire pour finir ces 20 activités).

• Le système peut faire une estimation de la quantité de travail restant en minutes car nous avons une valeur de "durée estimée" configurée dans le Builder pour différentes actions. Le système totalise simplement la valeur de ces derniers pour les actions que les robots peuvent actuellement effectuer.

La grille indiquera les heures de début et de fin prévues pour chaque activité, avec un code de couleur pour la date de fin prévue afin de montrer si elle sera dépassée - cela aide le chef d'équipe à déterminer s'il doit ajouter des ressources humaines/robots supplémentaires afin de respecter les ANS (Accord de niveau de service).

La vue peut être fermée pour revenir à la vue standard du diagramme à barres de toutes les activités.

Comment le système détermine-t-il l’activité à attribuer à un ROBOT lorsqu'il envoie une demande "Obtenir plus de travail" ?

Le système examine toutes les activités de la catégorie Action non affectées de toutes les files d’attente auxquelles le robot est rattaché et pour lesquelles le robot est défini comme pertinent dans les "Paramètres généraux" configurés pour cette action (l’équivalent des autorisations du robot), puis, à partir de cette liste, il détermine celui qui dont l’échéance est fixée le plus tôt et attribue l’action au Robot.

Exception: Si un robot est déjà répertorié comme travaillant sur une action et qu’il envoie une demande "Obtenir plus de travail" à Enate, le système renverra une réponse au robot de cette même Action - réaffirmant que le bot doit effectuer cette Action. Le système le fera 3 fois au total si le robot continue à envoyer de telles requêtes alors qu’il est toujours supposé être "occupé" et à la prochaine requête, il retirera l’Action au robot, la marquera comme étant affectée à un humain plutôt qu’à un robot et procédera ensuite à la logique normale d’affectation au robot de l’Action attendue le plus rapidement parmi la liste de celles qu'il peut effectuer.

Activités non affectées

Au pied de la barre d'équipe, vous pouvez voir le nombre d’activités non affectées dans les files d’attente que vous gérez, regroupées par file d'attente. Cela inclut des informations sur le nombre d’activités non affectées dans chaque file d’attente (le nombre au centre du graphique circulaire), ainsi que l’état d’avancement de ces activités (c’est-à-dire rouge/ orange/ vert).

Si vous avez des activités non affectées qui sont en retard, c’est-à-dire des activités rouges dans cette section, vous devriez essayer de résoudre ce problème.