Créer des activités en bloc

Aperçu

La fonction de création en bloc vous permet de créer un grand nombre de Cas et/ou de Tickets en chargeant des données à partir de feuilles de calcul Excel.

Vous pouvez accéder à la page de création en bloc en cliquant sur le bouton « Créer en bloc » dans le menu « Créer une nouvelle activité ».

La page Créer en bloc s’ouvrira dans un nouvel onglet. Sur cette page, choisissez le type d’activités (Cas ou Tickets) que vous souhaitez créer en bloc. Vous pouvez ensuite télécharger le modèle Excel correspondant, le remplir, puis le charger sur la page, en veillant à remplir tous les champs obligatoires au préalable.

Vous pouvez télécharger un modèle de fichier Excel. Les modèles disponibles sont compatibles avec la langue que vous avez actuellement définie dans vos préférences utilisateur Enate.

Une fois que vous avez rempli le fichier Excel, enregistrez-le et fermez-le, puis, sur la page de création en bloc, sélectionnez le fichier.

Vous pouvez ensuite choisir d’autoriser la création d’activités avec des titres identiques grâce à l’option « Titre unique ». Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous pouvez créer des activités avec des titres identiques. Si vous activez cette option, toute activité dont le titre est identique à celui d’une autre activité du fichier chargé ne sera pas validée.

Une fois que vous êtes satisfait, cliquez sur le bouton « Charger ». Les informations sur les Cas ou les Tickets de votre fichier seront transférées sur la page.

Vous y verrez les informations suivantes :

  • Total : le nombre total d’activités du fichier chargé qui seront créées.

  • Créés : le nombre de Cas ou de Tickets qui ont été créés avec succès (cette valeur sera zéro avant que vous ne commenciez leur création).

  • Problèmes : le nombre d’activités ayant des problèmes de validation (ces problèmes doivent être résolus avant que les Cas ou Tickets puissent être créés avec succès).

  • Non créés : le nombre de Cas ou Tickets en attente de création.

De plus, dans la grille, vous verrez qu'une colonne « Statut » et une colonne « Référence » ont été ajoutées ; elles seront remplies par le système lorsque les activités seront créées.

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « Créer des activités » et le système commencera à créer vos Cas ou Tickets. Les informations affichées seront actualisées pour indiquer le nombre d’activités qui ont été créées avec succès et leur numéro de référence.

Modèles de création en bloc

Si vous utilisez la version 2022.5 ou une version plus récente d’Enate, utilisez les modèles intégrés dans le produit à partir de la page de création en masse. Si vous utilisez la version 2022.4 ou une version moins récente d’Enate, veuillez utilisez les modèles ci-dessous.

Modèles de création de tickets en bloc

Vous pouvez télécharger les modèles de fichiers Excel pour créer des tickets en bloc à partir des liens suivants :

Modèles de création de cas en bloc

Vous pouvez télécharger les modèles de fichiers Excel pour créer des cas en bloc à partir des liens suivants :

Champs obligatoires

Pour créer un Cas, vous devez obligatoirement remplir les champs suivants :

  • Client

  • Contrat

  • Service

  • Cas : le nom du processus

  • Titre : le titre du Cas

Les champs Contact principal et Demandeur ne sont obligatoires pour un Cas que si l’option « Rendre les contacts obligatoires » est activée pour le type de Cas que vous créez en bloc sur la page Lignes de service de Builder. Si vous souhaitez remplir ces champs, assurez-vous de respecter les exigences en matière de création des contacts.

Pour créer un Ticket, vous devez obligatoirement remplir les champs suivants :

Toutes les données saisies doivent correspondre aux valeurs existantes dans le système, sinon des erreurs de validation s'afficheront.

Exigences pour les contacts dans votre fichier de chargement en bloc

Tous les contacts utilisés dans un fichier de création en bloc, c’est-à-dire le Contact principal, le Demandeur, le Sujet et les Contacts en CC, doivent satisfaire aux règles suivantes :

  • l’adresse e-mail du contact doit être utilisée

  • le contact doit déjà exister dans le système

  • le contact doit être associé au même client que celui pour lequel le Cas ou le Ticket sera créé

Champs facultatifs

Les champs facultatifs qui peuvent être remplis pour les Tickets et les Cas :

  • Sujet : le contact sur lequel porte l’activité. Voir la section sur les exigences pour les contacts.

  • Adresse(s) e-mail en CC : tout autre contact qui peut être mis en copie de toute communication. Voir la section sur les exigences pour les contacts. Notez également que si vous ajoutez deux ou plusieurs adresses e-mail en CC, vous devez absolument les séparer par un point-virgule (;) sans espace de part et d’autre, par exemple user.one@example.net;user.two@example.net.

  • Remplacer la date d’échéance : saisissez la nouvelle date d'échéance. Voir la section sur le format de la date.

  • Ne pas envoyer d’e-mails automatisés aux contacts : si vous souhaitez ou non envoyer des e-mails automatisés, tels que des e-mails d’accusé de réception, aux contacts de l’activité. Indiquez Vrai ou Faux ; ceci s’applique également aux langues autres que l’anglais.

Format de la date

Attention, toutes les dates saisies doivent avoir le format suivant :

JJ-MM-AAAA HH:MM

Les heures et les minutes saisies peuvent être soit au format 24 heures, par exemple 23:00, soit au format 12 heures suivi de AM/PM, par exemple 11:00 AM. Exemples de formats de date valides :

  • 25-05-2022 23:25

  • 25-05-2022 11:25 PM

Si vous choisissez de ne pas saisir les heures ou les minutes, le système définira 00:00 comme heure par défaut.

Champs de données personnalisées

Vous pouvez également intégrer des champs de données personnalisés dans les Cas/Tickets lors de leur création. Pour ce faire, ajoutez un nom de colonne qui correspond précisément au nom du champ de données dans Enate. Si l’un de ces champs personnalisés est marqué comme obligatoire dans la configuration de votre processus de Cas, vous DEVEZ saisir une valeur dans la colonne de ce champ pour chaque ligne du fichier de chargement (dans le cas contraire, cette ligne ne sera pas validée et aucun Cas ne sera créé pour elle).

Champs pris en charge

Notre fonctionnalité de création en bloc prend en charge les types de champs personnalisés suivants :

  1. Case à cocher

  2. Nombre décimal

  3. Adresse e-mail

  4. Hyperlien : attention, les hyperliens dont le texte d’affichage est personnalisé ne sont pas pris en charge, c.-à-d. que le texte saisi dans un champ d’hyperlien doit être l’URL complet de l’hyperlien, p. ex. https://enate.io et PAS Site web d’Enate.

  5. Liste

  6. Texte long

  7. Liste à niveaux multiples

  8. Texte court

  9. Nombre entier

Champs non pris en charge

Notre fonctionnalité de création en bloc ne prend pas en charge les types de champs personnalisés suivants :

  1. Tableaux

  2. Relation d’entité

De plus, les champs de propriété du système suivants ne sont pas pris en charge lors de la création d’activité en bloc :

  1. Maintenir avec moi

  2. Maintenir l’Action avec moi

  3. Défauts

  4. Fichiers

Erreurs de validation

Si vous avez des erreurs de validation, elles seront mises en évidence en rouge et une icône de statut « avertissement » s'affichera. Si les valeurs saisies sont erronées pour une colonne entière, les erreurs de validation s’afficheront en bas de la grille (par exemple, si une colonne de champ est référencée dans le fichier de chargement alors qu’elle n’existe pas dans le système). Si les valeurs saisies sont erronées pour une ligne individuelle, une icône de statut « avertissement » s’affichera au début de la ligne et les erreurs de validation individuelles seront mises en évidence en rouge. Vous devrez alors modifier le fichier, puis cliquer sur « Modifier le fichier » et charger votre fichier mis à jour.

Vous pouvez toujours créer des Cas valides dans votre fichier de téléchargement. Le système ignorera les lignes invalides et confirmera la création des lignes valides, mais les éléments invalides devront être traités avant d'être créés. Vous pouvez le faire en modifiant le fichier, puis en cliquant sur « Modifier le fichier » et en chargeant votre fichier mis à jour.

Cliquez ici pour consulter la liste complète des erreurs de validation potentielles pour la création en bloc :

pageErreurs de validation potentielles pour la création en bloc d’activités

Prise en charge multilingue

La fonctionnalité de création en bloc est prise en charge dans toutes les langues proposées par Enate : français, allemand, espagnol, portugais brésilien, roumain, polonais, hongrois et russe.

Remarque : le modèle de création en bloc chargé doit être dans la même langue que la langue par défaut de l’utilisateur connecté. Par exemple, si un utilisateur espagnol souhaite télécharger un modèle de création en bloc, le modèle qu’il charge doit être en espagnol.

De plus, les valeurs d’en-tête de colonne dans le modèle de création en bloc doivent correspondre aux valeurs configurées à la page Localisations d’Enate Builder. Si les traductions de champs tels que Contact principal, Demandeur, CC, Sujet ou tout autre champ de données personnalisé ont été modifiées dans la page Localisations, les en-têtes de colonne dans le modèle de création en bloc doivent correspondre à ces valeurs.

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