Einblicke in die Nutzerverfügbarkeit

Übersicht – Was ist die Insights-Funktion?

Mit der optionalen Insights-Funktion können Sie wichtige Informationen zur Verfügbarkeit der Nutzer erfassen. Dies kann Teamleitern und Betriebsleitern dabei helfen, einen besseren Zeitplan für die Arbeit zu erstellen, da sie so einen Überblick darüber erhalten, wofür die Zeit im Tagesgeschäft aufgewendet wird.

Wie funktioniert das?

Wenn Insights in Ihrem System aktiviert ist (siehe Insights aktivieren), wird den Benutzern, sobald sie sich täglich zum ersten Mal bei Work Manager anmelden, nach kurzer Zeit ein Popup angezeigt, in dem sie um Bestätigung gebeten werden:

• Ihre Arbeitszeit für den Tag, z. B. 8 Stunden (dieser Wert kann standardmäßig aus ihrem Arbeitskalender übernommen werden, sofern ein solcher für sie eingerichtet ist, oder aus dem eingegebenen Wert des Vortags).

• eine Übersicht über alle nicht zum Kerngeschäft gehörenden Aktivitäten, die sie für den Tag möglicherweise geplant haben, beispielsweise eine Schulung oder Einzelgespräche, sowie ihre voraussichtlichen Arbeitszeiten für den Tag.

• Optional können sie auch Notizen machen, wie sie sich gerade fühlen.

Der Zweck dieses Popups besteht darin, den Nutzern die Möglichkeit zu geben, Notizen zu den Zeiten anzufertigen, zu denen sie mit Aktivitäten wie Besprechungen oder Einzelgesprächen zur Rückmeldung beschäftigt sind.

Diese Daten können anschließend vom Teamleiter und den Betriebsleitern ausgewertet werden, um ein klareres Bild davon zu erhalten, wie viel Zeit für die aktive Bearbeitung von Fällen, Tickets und Aktionen im Vergleich zu anderen indirekten Tätigkeiten wie der Teilnahme an Besprechungen, Schulungen oder Ähnlichem zur Verfügung steht. In diesem Zusammenhang muss natürlich die Gesamtzahl der für einen bestimmten Tag verfügbaren Arbeitsstunden für diesen Nutzer erfasst werden, ebenso wie beispielsweise die voraussichtliche Gesamtdauer der Pausen.

Im Laufe der Zeit können sich die Teamleiter ein Bild von der insgesamt für diese verschiedenen Aktivitäten verfügbaren Zeit machen und Trends erkennen, die ihnen dabei helfen, die Kapazitäten für die Zukunft einzuschätzen. Es besteht zudem die Möglichkeit einer kurzfristigen vorausschauenden Planung, sofern wir Einblick in die voraussichtlich verfügbare Zeit der Nutzer für die nächsten Tage haben.

Insights aktivieren

Die Insights-Funktion kann vom Administrator aktiviert bzw. deaktiviert werden. Diese Funktion lässt sich im Abschnitt Allgemeine Einstellungen des Builders aktivieren.

Die verschiedenen Bereiche von Insights

Die Insights-Funktion umfasst die folgenden Hauptbereiche:

Das Insights-PopupInsights-HauptseiteInsights-Hauptseite: Funktionen für TeamleiterDer Insights-Bericht

Wessen Daten kann ich einsehen?

Auf der Insights-Hauptseite sowie im Insights-Bericht sehen Sie ausschließlich Ihre eigenen Verfügbarkeitsdaten. Falls Sie in Enate Mitarbeiter haben, die Ihnen unterstellt sind, können Sie auch die Daten Ihrer Teammitglieder einsehen, je nachdem, welche Zugriffsrechte Sie in Ihrer Benutzerrolle festgelegt haben, und zwar konkret:

• Benutzer, denen die Zugriffsoption „Team und Warteschlangen einrichten“ – die im Abschnitt „Benutzerrollen“ von Builder festgelegt wird – gewährt wurde, können die von sich selbst und ihrem Team (d. h. den von ihnen betreuten Personen) eingegebenen Informationen einsehen.

• Benutzer, die keinen Zugriff auf die Option „Team und Warteschlangen einrichten“ haben, können nur ihre eigenen Daten einsehen.